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直擊|巨思媒體集團跨界轉型 4 動力!催生亞洲最大新創盛會 Meet Taipei

2024-04-15 巨思文化 黃思佳
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2024 年,巨思媒體集團(以下簡稱巨思)迎來創立 25 周年,向來強調創新和突破的巨思也在不斷創造新的里程碑,從新的媒體社群經營,到新的展會舉行,巨思是如何保持創新的樣貌,改變做媒體的方式,創造如今涵蓋紙本、網路、文字、影音、線上線下社群以及大型展會的多元媒體集團呢?

我們透過巨思旗下亞洲最大創新創業嘉年華-《Meet 創業小聚》「Meet Taipei」帶大家一探帶領巨思跨界轉型的 4 大精神。

巨思精神 1:跨部門協作是和呼吸一樣的日常

在巨思,跨部門合作是每個人的工作日常,一場展會、一場課程、一個專題影音,往往同時出動內容、企劃、業務、數據、技術等團隊,用多專業視角合力完成。

以《Meet 創業小聚》為例,小聚平常專注於產製內容,用文章、專訪報導創新創業人物和產業;每個月連結新創團隊的社群沙龍,有賴創業小聚企劃團隊舉辦;有了豐富的內容,整合行銷團隊的業務和企劃就能用多元的產品、活動和客戶合作,達成雙贏創造收益;內容的前期製作,有賴和視覺設計大量的討論與協作;所有曝光、活動的效益,更是需要數據夥伴的分析回饋。

另外,《數位時代》底下除了《Meet 創業小聚》,還有其他社群如《未來商務》、《Web3+》,彼此報導的內容也都會相互有交集,在內容豐富度上交互影響,不會是獨立的。

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跨媒體與團隊協作是巨思的推動力。
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「我們平常的工作,其實就是一直在和大家溝通、討論、交換意見。」《Meet 創業小聚》策展企劃經理莊舒婷表示,每一件工作都是大家一起撐出來的結果。

2023 年底,適逢「Meet Taipei 創新創業嘉年華」 10 周年,不僅是史上規模最大,吸引超過 400 家新創,以及來自 16 個國家團隊前來,展會期間創下超過 5 萬人次造訪,其實也是巨思出動最多內部人力的一屆,共有 120 多位夥伴支援三天活動,幾乎是「全體總動員」。

動員這麼多人,來自各式各樣的部門,甚至多數是集團內不同的媒體,大家願意協調時間支援這場大型展會,讓《Meet 創業小聚》成員很是感動:「當我們提出需求的時候,各個部門的主管都很乾脆,超給力從部門內找出每個人最適合支援的位置,夥伴們其實也很樂於接受新的工作跟挑戰。」

巨思精神 2:跨團隊光明正大「偷學」,快速累積成長能量

不只《Meet 創業小聚》成員獲得協助,不同部門的夥伴也在過程中有許多正向回饋。《經理人》的夥伴在展會期間主要支援報到站工作,一位資深內容企劃夥伴表示活動很有意思,覺得「跟平常《經理人》在經營的東西很不一樣,明年也還想支援!」另外也有也有採訪編輯把握機會,用經營管理的觀點訪問了報到站的日本創業家。

人資行政部門的夥伴也有感:「每年都可以透過支援 Meet Taipei 來認識各式創新產業,進而開拓自己的眼界。」而且,熟悉公司內的每一位夥伴,對人資來說也非常重要,幾位人資不約而同認為:「透過展會支援,可以跟跨部門同事合作分工,甚至也會跟實習生共事,是很難得的經驗。也可磨練遇到突發狀況時的臨場反應。」

透過這樣的交流,可以讓大家從不同角度去看同一件事,像是《Meet 創業小聚》可能就會從創業資金角度撰寫日本創業家的故事,《經理人》則更重視日本創業家在不同國家怎麼進行管理。不只是拓展原本的觀點視野,也可以找到跟自己工作內容有關的連結。

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多方活動的接觸與「偷學」,是成長重要養分。
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「其實大型展會是正大光明偷看別的團隊在做什麼的時機!」這也是《Shopping Design》團隊史上支援最多人的一次,主力是《Shopping Design》的企劃們,「他們平常也要做活動,知道別的部門在做什麼,有什麼做法,對企劃來說真的很重要」莊舒婷笑說,平常在公司可能大家各自有忙碌的主題,在展會現場要做現場導覽、要報到、要引導貴賓等等,可以看到同事不同以往在辦公室的面貌,感覺更有活力,其實也有一種有趣跟親切的感覺。

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多方活動的接觸與「偷學」,是成長重要養分。
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巨思精神 3:社會責任和業務目標的平衡 - 企業精神和行動一致

「Meet Taipei」背後最大推手之一 - 巨思社群營運長陳凱爾認為,在展會上的跨部門合作,不僅是成就活動人力需求而已,而是更深切讓每一位巨思夥伴感受「新商業發掘與促成」精神的具體呈現。

其實很多人都會對公司其他部門的工作感到好奇,平常可能只有在全社會議中看到財報數據,或是「聽說」某個部門或媒體在做什麼,但是透過展會現場,可以很清楚看到數十數百個攤位、主題演說、現場導覽等等,巨思身為媒體,身為社群串接起各種新創、創投、企業交流的模樣就在大家眼前發生。

而身為巨思最大型的展會活動之一,也為「內容倡議的社會責任和業務部門之間的平衡」做出很好的示範。

公司要維持營運,當然需要業務收益,巨思在追求收益的同時,並未脫離促成新商業各界對話的核心價值,每個合作廠商洽談的背後,都充滿著眾人對產業、媒體發展理想的期待,在展會中大家都可以感受到活動規模帶來的震撼,還有與會者生氣蓬勃的模樣,「那就是很明顯的新商業發掘與促成」,陳凱爾有感。

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平衡社會責任和業務目標,發掘與促成新商業。
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巨思精神 4:集團內的其它部門,就是最親近的「同業」

巨思旗下有《數位時代》、《經理人》、《Shopping Design》三大媒體,也有學習產品「新商業學校」,還有《Meet 創業小聚》、《未來商務》、《Web3+》等社群,大家各自在做的事情不同,但可能會有類似的資源可以交流,也因為是同個集團,大家有相近的文化和價值觀,所以其實是找尋資源和合作時,最有效率又親近的管道。

例如在 Meet Taipei 活動現場,「新商業學校」的夥伴支援活動控台,剛好他們接下來的活動可能會有不同的控台需求,那要如何談合作、怎麼報價等等,就可以當場詢問,是和廠商、和工作人員交流的絕佳時機;也有其它團隊可能會帶著新進的企劃夥伴到現場參與,馬上就能在實際執行中熟悉活動、解決問題,是快速練兵的場合,莊舒婷認為這些也是舉辦展會很重要的功能,「在這裡,你可以看到不只舞台前的講者聽者在互動,舞台後的工作人員也都在交流。」

2024 持續進化,25 周年譜出新篇章

2024 年,巨思預期持續在 Web3、AI、創新創業有更多新計畫、新企圖,也將和全體巨思夥伴一起深化推動新商業和設計、永續發展領域的結合,期望攜手成為對社會有貢獻的橋樑,傳遞有意義、有價值的資訊,在下個四分之一世紀,繼續努力發掘與促成新商業。

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巨思 25 年持續進化,也期待更多夥伴一起寫下新篇章。
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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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