如何用 Gemini 寫文件、建立試算表？Google 提供 5 堂 AI 應用課

Google 在 6/24 宣布重大更新，將生成式 AI 服務 Gemini 整合到 Google 文件、試算表、簡報，還有 Gmail 等生產力工具的側邊欄，協助付費版用戶提升工作效率。

如何在這些生產力工具中使用 Gemini 協作？ Google 貼心的提供了每堂 10 分鐘、總共 5 堂的教學課程，幫助使用者可以輕鬆的從零開始導入 Gemini 協作，包括撰寫或修飾文字、製作生成圖片、整理資料並調整表格類別、實時翻譯字幕等。

在教學過程中，也會給予用戶實際操作的機會，例如扮演某間銷售公司的業務或銷售代表，透過電子郵件向潛在客戶介紹新產品、用 Google 文件介紹某產品的主要功能，練習用「幫我寫（help me write）」生成信件內容並修飾語氣，或是用「幫我整理（Help me organize）」建立試算表模板，實用性很高。

不過，雖然這些課程是免費觀看，但 Gemini 版 Google Workspace 系列，只適用於有購買 Gemini Enterprise 外掛程式的使用者。想體驗看看 Gemini 是否真的能提高自己的工作效率，Google 也有提供限期的免費試用版，供有需求的人嘗試。

Google 推出 Gemini 五堂 AI 應用課程簡介

1.Gemini 版 Gmail：生成個人化信件、編輯提示語教學

日常工作少不了用信件作為公告和聯繫的管道。透過 Google 提供的「Gemini in Gmail」教學，就可以學習如何在 Gmail 中使用生成式 AI 工具「幫我寫」撰寫和修飾電子郵件。

比方說，行銷團隊的成員，需要寫感謝信，就可以指定 Gemini 就討論主題以及偏好語調，撰寫一封個人化的信件。只要給的提示夠具體和明確，就可以生成你想要的內容；在教學中，也會告訴你如何編輯提示（prompt），選擇要使用正式語氣，還是產生詳盡或精簡版本。

2.Gemini 版 Google 文件：協助撰寫工作文件、編修內文結構

要用文件撰寫業務或工作報告，可以在「Gemini in Google Docs」教學中，學習如何在 Google 文件使用「幫我寫」功能，建立新文件、生成文字，也可以學到讓 Gemini 針對既有文件進行編修調整，並使用 Google 文件的校對功能，檢查和文法拼寫、取得寫作上的建議。

比如說，作為行銷人員，你想要為接下來的社群媒體廣告活動尋求靈感，可給予 Gemini 正確提示，比如「生成 3 條宣傳標語，強調舒適度和機能」；如果是人資，可以要求 Gemini 撰寫特定部門的到職訓練清單，快速生成訓練計畫的核心內容。生成後，如果要重新撰寫或修改文件，Gemini 可以針對文件中的行文語氣、簡潔度等細節進行調整及改寫。

3.Gemini 版 Google 簡報：生成符合簡報風格的圖片

在簡報中搭配圖片，是製作報告的重點之一，但找圖片卻時常花上不少心力。「Gemini in Google Slides」課程中，會學習到如何透過 Gemini 版 Google 簡報生成不同風格圖片，減少查找圖像的時間。

假設你是一位行銷人員，要製作全新折衣機器人的提案簡報，中間會提到沒有折疊衣物帶來的影響，以展示大眾對這個產品的需求，所以要有一張散落許多衣服的房間，就可以在簡報的提示語對話框中，寫下對圖片的想像。完成後，課程也會提供如何調整提示的教學（如想要水彩或素描風格），讓你迅速生成想要的圖片。

4.Gemini 版 Google 試算表：製作符合工作需求的模板

如果你要建立一個新試算表，用來紀錄工作進度或會議議程，卻不知道該包含哪些面向，或是不曉得可以用哪些功能？透過「Gemini in Google Sheets」 課程，學習如何用 Gemini 的「幫我整理」，就能協助你生成一份試算表模板，包括可以填入什麼資料、建議可用哪些自定義表格。

例如，人資想要知道面試者的工作偏好是什麼，就可以先用提示語建立模板，很適合「對試算表只有大致想法，但沒有具體細節」的時候使用。這個教學同樣會提供如何最佳化生成的模板，協助建立符合工作或生活需求的表格。

5.Gemini 版 Google Meet：實時翻譯字幕、生成個人化會議背景

在職場中，常有線上或跨國會議的需求，但有時候視訊畫面很糊，或是可能聽不太懂對話內容，在「Google in Google Meet」課程中，就可以幫助工作者學習如何用 AI 技術提升視訊和通話品質、實時翻譯字幕，降低溝通障礙，還可以生成畫面的背景圖片，製作更符合自己更想要的氛圍。

參考資料：Google1、Google2