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藉助設計 研擬完善策略

2007-01-25 MT 《經理人月刊》編輯部
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原因之一在於,管理者常常透過語言和文字來表述想法(最多再輔以投影片或試算表),而偏偏文字又是詮釋空間最大的一種溝通媒介,立場互異的人會有截然不同的理解。最終,策略就被淹沒在一連串的抽象概念裡。
策略要能徹底落實,關鍵在於執行者必須心領神會,而這就是「設計」之所以能在策略的溝通傳遞上,扮演重要角色的原因所在。
設計並不像人們所認為的那樣狹窄,而工業產品和圖像則只是整個設計流程的結果而已。只要我們嚴肅看待「設計思維」(design thinking),就會發現舉凡軟體、物流系統、網際網路、組織架構、甚至策略,其實都是設計思維主導之下的具體成果。
本文作者Tim Brown為全球頂尖的產品設計公司IDEO的總裁兼執行長。美國《商業周刊》(Business Week)指出,IDEO已經不只是一家產品設計公司,而是搖身成為麥肯錫這類顧問公司的勁敵。
當傳統顧問業者仍在沿用商學院的教條時,IDEO則是教導客戶,透過社會學、人類學、視覺設計、工程、心理學等不同的視角來看世界。
由於IDEO既是創新業者,又是創新顧問,因此由Brown來闡釋設計和策略之間的關係,自是再合適不過。他認為,一旦將設計思維融入組織肌理,不但有助於催生源源不絕的創新,還可以加快創意發想、以及將創意引進市場的速度。
誠如Brown所言,無論你是在何處創新、如何創新、創新內容為何,一切都是設計問題。以下便是IDEO藉由設計來研擬策略的5大要點:

1.走出辦公室 觀察人群

任何策略都是從認清市場和顧客做為起點,而且必須以全新且獨創的視野,深入認識所處的市場和所服務的顧客。然而,這樣的洞見並不會憑空閃現,而是來自直接的觀察,包括人們的行為模式,以及市場上隱而未現的機會。
例如,當全美最大的健康照護組織Kaiser Permanente在研擬其長期成長計畫時,他們所想到的就是興建新大樓以招攬更多病患和削減成本。
然而,在IDEO的社會科學家、設計師、建築師和工程師帶著Kaiser的管理者、醫師和護士實際在醫院走一遭之後,他們才發現Kaiser真正需要的不是新大樓,而是為病患及家屬設計出更人性化的體驗。

**2.招募T型人才
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走出辦公室後,你還必須以敏銳的觸角和同理心(empathy)的觀點來看待周遭世界,如此才能找到有利於創新的精闢洞見。
畢竟,你不能只從自己的角度出發,還必須站在別人的立場來看事情。 IDEO要找的人,必須對於真實世界抱持著好奇心,而且勇於嘗試,亦即「T型人」(T-shaped people)。
拆解T這個字母,就像是垂直一豎,在末端岔出兩個觸角。垂直一豎代表一項最主要的技能,但由於他們又兼具了同理心與好奇心,所以又將觸角延伸至其他技能,而且同樣要做得很好。 T型人團隊的運作方式,絕大部分都是出自於經驗。
你千萬別把他們塞進枯燥乏味的會議室,而是要讓他們去和這個世界接觸,帶回來許多記錄著他們所見所聞的筆記、照片、甚至錄音。
藉由這個採擷的過程,他們很快就能進行深入的探索,集思廣益,最終得出與市場動向密切相關的卓越構想。

3.製作原型 刺激思考

設計思維在本質上就是一個原型製作的流程(prototyping process)。一旦察覺到一個大有可為的構想,最好立刻就著手製作原型(可以是一幅圖、一個模型或一部短片),以透過視覺化的方式,具體描繪出產品、系統或服務。
誠如IDEO總經理Tom Kelley在《IDEA物語》(大塊文化出版)所言,「製作原型可以解決問題,它是一種文化,一種溝通的語言。
原型的製作非常快速,既粗糙又不優雅,但是卻能發揮實際功效,也就是激發意見回饋,有助於我們徹底思考我們正嘗試解決的問題。」
當你很快地製作原型,實際上就等於是在創新流程的初期,便開始建構策略。這會讓你得以開啟組織內部最珍貴的一項資產:人們的直覺。
當你坐在資深團隊面前,向他們展示產品或服務的原型時,你將會得到他們的直覺,協助你判別你是否走在正確的方向上。
這是一個非常具啟發意義的嘗試錯誤的過程:觀察這個世界,辨識出行為模式、產生構想、獲得意見回饋,重複這個流程,不斷地修飾調整,直到將成品推到市場為止。

4.一個原型述說著一個故事

原型的製作,不但是一個可以不斷進行評估與修正的流程,也是一個說故事的流程。透過製作原型來描述策略,可以讓聽者在思考判斷時,面對的是具體的事物而非抽象的語言,從而達到心領神會的境地。
無論是透過圖說或影像來說明將要推出的產品或服務,也不管難以掌控的市場將會有何回應,最重要的是,你是在非常早的階段,就針對策略進行測試和修正,讓策略可以不斷地因應市場的變遷,而隨之調整演進。 策略不能抽象模糊,更不能等到推出之後,才首次面臨檢視和考驗。
試問,你是應該在策略推出前,先進行反覆的嘗試與錯誤,還是等到策略推出後,面對著不佳的市場反應,才開始評估策略的效用?
藉由製作原型,及早建立策略,在某種程度上就等於是讓你儘早知道策略的生或死。做到這一點,就是給自己一個即時發掘和解決問題的機會。

5.設計沒有完成的一天

再好的產品、服務或流程,還是有改進的空間。所以,上市只是一切的開端。你必須持續地推陳出新,花更多時間思考,讓產品品質變得更好。
從第一台筆記型電腦問世至今,不知已經重新設計了多少回;而在這個過程中,無論是筆記型電腦的外觀或功能,都已較過去改善許多。
由此可見,設計從來沒有完成的一天,策略也是一樣,因為市場總是不斷在改變,所以策略也必須隨之改變。
而既然設計思維乃是擷取自真實的世界,自然也非常適合協助組織的策略不斷演進。 為了真正提升組織內部的創新生產力,無論在策略層面或其他任何層面上,都必須大力鼓吹設計思維。
藉由這麼做,不但可以迅速釐清思維,確認自己是否朝往正確的方向,還可以讓組織迅速地調適,以推動變革。
這些都是非常珍貴的生存技能,只要你願意跨出第一步,打破習以為常的工作方式,並將觸角延伸至外在世界,就會發現自己已經克服了最艱困的部分。

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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