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想好你的新年新希望了嗎?哈佛教授說:「想要達成目標,先檢查是否滿足這兩個條件。」

2016-12-31 整理.撰文 高士閔
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再過兩個小時就要迎接2017年了,想好你的新年新希望了嗎?

在跟我分享之前,請你先回想2015年的這個時間,你許了什麼願?是減肥、2016年要讀100本書,還是每個禮拜都要跟家人吃飯?

我不知道你有沒有做到,但我沒做到。所以我翻了幾本書,想知道沒做到的原因。其中《贏家的習慣》指出可能的問題,它認為一般人無法達成目標,通常是在「對時間的態度」和「對時間的行為」出了差錯。

你該用心跳來計算光陰,而非讓光陰帶走你的心跳

從哈佛大學取得法學博士的桑姆那.雷史東(Sumner Redstone),在二次大戰期間成功破譯了敵軍的密碼,成為二戰中的傳奇人物。但要說他真正厲害的地方,卻是沒有隨著逐漸老去,而停止思考和學習。這使他在63歲後,還能打造出世界最大的娛樂企業。

記者很好奇問他箇中秘密,卻發現他所談的東西並沒有特別出眾的地方,就只是有興趣和持續努力。直到看到他的白頭髮,才突然問道:「您怎麼有勇氣在63歲還創業呢?」

雷史東笑著說:「我哪有63歲啊,我才20歲。年齡能證明什麼呢?如果不清楚自己的目標,並把握每一分、每一秒去執行,即使80歲不也一無所獲?

事實上,許多人都以為自己從早忙到晚,所以很珍惜時間,但其實這是大錯的錯。哈佛大學教授詹姆斯.艾倫(Allen James)的著作《As a Man Thinketh》中就有提及,人們每天有90%的時間都是在重複吃飯、上班、睡覺等非常瑣碎的小事

如果不自己制定好目標,那我們就很容易把時間花在別人或是不重要的事情上,最後一無所成。《杜拉克談高效能的5個習慣》中就有舉例,有位大企業的老闆以為自己將每天的時間分成三等份,各自做前三名重要的事。但等到秘書幫他把行程詳細記錄後,才發現他所謂重要的事,佔不到平日工作時間的十分之一。

但找回失去的時間其實一點都不困難,研究指出人一年中有10%的時間,浪費在找東西上,像是鑰匙、衣服等。所以你只要將周遭整理乾淨,每年就可以多出10%的時間。

如果想從頭來個大整理。彼得.杜拉克(Peter Drucker)提供了一個方法,以一個禮拜為期限,仔細記錄每個時間段自己在做什麼。重複三個禮拜後,你就會發現時間究竟被浪費到哪裡去了。

從不浪費時間的人,沒有功夫抱怨時間不夠

比爾.蓋茲(Bill Gates)是哈佛大學的肄業生,卻創造了微軟這樣世界級的公司。有的人認為,這是因為他有好的父母;有的人則是把原因歸結為,他正好生在個人電腦興起的年代。但如果光看成功者擁有,我們自己卻沒有的東西,像是天賦、背景、機緣,那我們永遠沒辦法進步,更不用說抓到機會達到他們那樣的高度。

反之,如果你回過頭來看看,我們和蓋茲都有的東西,像是時間。再來比較我們兩者對待時間的態度和運用時間的效率,就會發現光是在利用時間上,我們就比不過人家。

不提他長大以後,有許多資源請人幫他做繁雜的事。在他唸書期間,常常坐在電腦面前一工作就是十幾個小時,餓了就吃一個漢堡,睏了就趴上桌上睡一會兒。我們在他身上看到的是「自律」,為了想要做到的事情,他可以放棄所有娛樂。

佛蘭克林(Benjamin Franklin)也曾說過:「懶惰像生鏽一樣,比操勞更消耗體力;經常使用的鑰匙,總是閃閃發亮。」試問,我們有多少次回到家,因為太累,或是認為工作一整天該犒賞自己,就直接開始上網、追劇。人都是會累的,不論身體或心理,但就如同《下班後的黃金8小時》所說,你得把下班後的時間拿來運動、閱讀、鍛鍊第二專長,才有可能成功。

這裏不是要你放棄娛樂,而是讓你看到如果想要成功,自律的必要性。從《Messy》這本書中就有提到類似的概念,它說未來社會、科技等種種方面的變動只會愈來愈快,說不定哪天自己的工作就消失了。

但如果懂得「自律」,則就當下而言,下班後你總會有時間鍛鍊第二專長。即便變動突如其來,以往「自律」的習慣也會幫助你。因為過去你已經習慣嚴於律己,這就能幫助你撐過從零開始的艱苦,重返成功。

延伸閱讀 /

1. 人人都可學!東京女社長的超強時間管理法,想做的事都能完成

2. 還在嫌時間不夠用嗎?偉人教你理出自己的 Schedule

3. 向富蘭克林學自律:修練品格、每天自省

圖片來源 / uditha wickramanayaka via flickr ,CC licensed

贏家的習慣:哈佛大學的5堂自我修練

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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