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偷懶,反而使工作快速完成?3個技巧讓你不再加班

2019-11-22 17:39:53
Managertoday
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事情做不完,天天要加班,真的是因為時間管理沒做好嗎?《在辦公室外思考》作者斯科特·揚(Soctt Young)就從一個不同的角度給予解答:「不夠的不是時間,而是精力。」

「不夠的從來不是時間,而是精力⋯⋯」

大家一定都遇過時間不夠用、事情做不完的窘境,所以我們念了一堆時間管理的書,期望能把時間用在刀口上,讓它更有報酬率。

不過,事情做不完,天天要加班,真的是因為時間管理沒做好嗎?《在辦公室外思考》作者斯科特・揚(Soctt Young)就從一個不同的角度給予解答:「不夠的不是時間,而是精力。

這樣講好了,大家應該都遇過一個小時做出來的成果,比平常四個小時還來得豐厚的情況。兩者的差距,就在精力是否充沛。所以揚認為:「該管理的不是時間,而是精力。

將工作分類,才知道何時可以偷懶

想要管理精力,就得找出何時可以偷懶,所以揚把工作分成三個種類,第一種是成果在五年後依舊有深遠影響;第二種是成果對未來的影響超過六個月;第三種是在半年內就會失去影響力。

他以自己的每日工作為例,包括寫新書、發表一篇新文章、為網站設計新用戶界面、在粉絲頁發狀態、為客戶寫文章、回覆讀者郵件。

寫新書無疑屬於第一種,研究型的文章通常在五年後也會有人點閱,所以也屬於第一種。設計用戶界面則屬於第二種,因為介面通常2~3年就會改版一次。發狀態、為客戶寫文章、回郵件則屬於第三種。

揚特別指出,不是第一種一定比第三種任務重要。像為客戶寫文章,雖然影響力較小,卻是平日主要收入來源。不過將工作分類後,才能瞭解哪些任務在條件允許的情況下,可以偷懶、放棄不做,甚至要刻意減少

舉個例子來說,他曾經強迫自己每天寫兩篇稿,這雖然讓他短期薪水增加3~4倍,但每次寫完都精疲力竭,無力去做第一類任務。再仔細思考只有第一類任務有助於完成人生目標後,才大幅降低寫稿量至足以供應生活所需,保留精力做第一類任務。

區分目標與任務,甩開孤兒類工作

勤奮是有限度的,終有一刻,你會發現自己無法再承擔更多工作。選擇性偷懶的第一步,就是區分目標與任務。目標就是你期待獲得的成果;任務就是為了實現目標做的一系列努力。

如果你發現正在做的事,也就是任務,無助於實現目標,就得考慮立即停止這個任務。尤其要注意「孤兒類」工作,也就是跟任何目標、任務皆完全沒有關係的工作,像是回信、發動態等,做這些事幾乎是浪費時間。

當然,有些孤兒類工作還是有其必要性,像跟其他朋友交流,雖然不直接跟任務相關,但卻有助於增進友誼;或是回信,有助於跟同仁溝通。

不過就連《與成功有約》作者史蒂芬·柯維(Stephen Covey)都說這些工作緊急,但不重要。所以與其把精力用在這類工作,還不如花在任務上,有助於達成目標。

懶惰之心有助於工作簡化,提升專注力

你應該也經歷過,為了某個專案沒日沒夜地思考,但一直生不出來。直到死線(deadline)前的一兩個小時,才文思泉湧,短時間內生出80%的內容。

這是因為在想不出來就死定了,所以思緒極端專注,讓我們產能大增。但其實不需要每次都這麼玩命,只要懂得偷懶,也有助於提升專注力

揚的方法是問自己三個問題:「如果你每天只有三個小時可以用於工作,你會選擇哪些工作?」「如果讓你只能專注於一項任務,你會做何選擇?」「如果以你的能力,只能完成當前計畫的一半,你會選擇放棄哪些工作?」

從中就能了舉是否對自己的精力做最理想的安排。因為懶惰之心有助於你將工作簡化,從中選擇最符合長期效益的任務

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