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總想逃離公司工作?多做兩件事,員工會很樂於待在辦公室

2019-10-17 00:45:25
Managertoday
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「上班就像打仗!」這個比喻呈現了不少辦公室的實景:電話聲此起彼落、不時聽見有人大聲吆喝、加上連串的會議,忙起來連飯也沒時間吃。不只在上班時間,智慧型手機與即時通訊、遠距會議和協作軟體,讓人隨時隨地處於備戰狀態,回應四面八方來的訊息。這樣的工作模式,真的會更有效率、品質更高

「上班就像打仗!」這個比喻呈現了不少辦公室的實景:電話聲此起彼落、不時聽見有人大聲吆喝、加上連串的會議,忙起來連飯也沒時間吃。

而且,不只在上班時間,聲稱能提高生產力的智慧型手機與即時通訊、遠距會議和協作軟體,讓人隨時隨地處於備戰狀態,回應四面八方來的訊息。

這樣的工作模式,真的會更有效率、品質更高嗎?

著名軟體公司 37signals 創辦人傑森.佛萊德(Jason Fried)、大衛.漢森(David Heinemeier Hansson)一直以來深惡痛絕高壓的工作文化。他們第一本著作《Rework》就主張辦公室應該減少溝通和干擾。第二本著作《遠距工作,Go》則認為不該叫員工來公司工作,而是把工作送到員工那裡去,認為遠距工作可以增加人才庫、減少離職率,還可以降低辦公室成本。

軟體公司 37signals 成立於 1999 年,一開始是做網頁設計,後來陸續推出新服務,不斷擴編的結果,員工為成長疲於奔命。2014 年兩人做出一個重大決定,不再擴張,減少產品線,專注經營公司最成功的專案管理軟體 Basecamp。為了宣示決心,他們將公司改名為 Basecamp。

兩人將經營公司的心得寫成《It Doesn't Have to Be Crazy at Work》主張放棄過度競爭,企業還是能夠有成功的商業模式,員工也可以找到工作與生活平衡。 兩人表示,還是樂見 Basecamp 營收和獲利增加,只是不靠每月、每季、每年追逐高成長目標來達成。那靠什麼?

「讓員工做好每天的工作」。

把辦公室當成「圖書館」,不能輕易打擾別人

如何讓員工做好每天的工作?兩人認為,應打造「寧靜」(calm)的企業文化。 當「即時」「協作」的開放式辦公室蔚為潮流,作者卻認為是一種干擾,主張企業應保護員工的時間、注意力、合理的工時和不受打擾的休假。

這原本不該是天方夜譚,卻是現代企業鮮少追求的境界。於是,他們在芝加哥的辦公室,採行 「圖書館規則」(library rules),就像是進到世界上任何一個圖書館,每個人都知道該安靜、輕聲細語,幾乎沒有一種禮儀像圖書館禮節一樣通行全球。

圖書館是最適合人們閱讀、思考、研究、專注和工作的場所。辦公室不也該如此?

只要有人坐在辦公桌前,就要假設他正專注於工作,不該輕易讓他們分心。這也表示對話必須低聲進行,需要討論時,可以移駕到會議室。要充分實踐圖書館規則,員工要懂得尊重每個人的時間、專注力與工作優先順序。 他建議,不妨先把每周四定為圖書館日,很快你就會發現你的員工要求更多。

與圖書館規則搭配的工作方式,是辦公時間(office hour) ,也就是讓員工自己選定討論事情的時間,例如星期二下午 2 點到 5 點。在這段時間內,辦公室的大門永遠為其他同事敞開。一定會有人想到,如果我星期一就有事,對方的辦公時間在星期四怎麼辦?「那就等阿,」沒有事情非得要「即刻」「隨時」回覆。

尊重每一個專業人士的工作安排,他們就能交出最好的成果。

無限量的飲料、零食,是福利還是「賄賂」?

確保員工上班時發揮效率,也要保障他下班時間可以好好休息。在此作者也消遣了一些標榜無限量的飲料和零食、健身房、洗衣服務和免費晚餐的公司。這些舉措究竟造福了誰?還不是為了讓員工在公司留得更久,「簡單來說,這更像是『賄賂』。」

福利與假期,應該要鼓勵員工走出辦公室。 因此 Basecamp 提供全額補助的旅遊,夏天實施長周末(每周只需上班 4 天),每 3 年付費贊助 30 天的技能學習、每年 1000 美元的學習津貼(不需與工作相關)。公司鼓勵員工完全關機,不要在休假時回 email、接電話。

光是訂定制度和規則,能否落實還是要靠領導人身體力行,讓員工知道這是公司追求的工作和生活型態 ,所以兩位創辦人也強調,決不會執迷於交出高成長的成績單。公司改名為 Basecamp 之後,他們陸續做過一些重要決策,舉例來說,禁止不計代價爭取大客戶,以免為了大筆訂單,喪失更多談判的權力,或讓員工提供額外客製化服務,增加負擔。

最後,Basecamp 摸索出一家小而美公司的經營之道,他們以每月 99 美元訂閱制累積了廣大的忠實客戶群,營收積少成多,他們也從草創期 45 名顧客,到 2018 年客戶數超過 300 萬名。

學會說「不」,做得更少,卻換來高品質、高效能的工作成果、健康的獲利,從這個角度看待企業決策,你會開始甘願承受失去,認真思考經營企業的方式,是否還有其他可能。

(本文取材自《It Doesn't Have to Be Crazy at Work》,William Collins)