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從打工仔到高階主管!「燒焦吐司」教會我的事:客人不知道的細節,更該做到最好

2019-02-25 影響力行銷集團創始人 羅希特.巴加瓦
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我曾一度以為,我的工作是盡快送上吐司。

那時我剛大學畢業,在華府市區一家知名咖啡店打工。事實上,我唸碩士的時候一次打兩份工。服務客人用餐是我喜歡做的事情。我每天都能和不認識的人互動,這要比我另一份坐辦公室的工作有趣多了,而且我也比較擅長。

當時我並不了解,在餐廳打工能讓我學到如何與人相處……尤其是脾氣不好的人。我記得我曾弄錯一位客人的餐點,而這位大發雷霆的客人教會了我一堂終生的功課。

難搞的客人

我不知道她的名字,但還記得她的長相。那天早上她顯然心情不好。她一個人在講電話,談到什麼華府的要事 ── 好像是某個沒人聽過的法案就要進行投票表決之類的。

我猜她是國會遊說者。我不想打擾她講電話,於是一面用眼角留意她,一面服務其他桌的客人,並沒有先為她點餐。這是我的第一個錯誤。

當她終於講完電話,她已經很生氣。「我在這裡足足坐了半個小時了!」她說,「是你負責幫我點餐的嗎?」

我點點頭,盡量展現親切態度。她的情緒似乎緩和了一些,點了歐姆蛋配吐司。然後,她從袋子裡拿出幾張文件,開始認真閱讀。

我把她的點餐紀錄輸入系統。我排早班的時候,許多早餐會附烤吐司,偶爾吐司會有一面「烤得太焦」。

我和同事多半會把焦的那一面翻過來,讓烤得比較漂亮的那一面朝上。我們以為客人多半不會知道。

然而,那天那位生氣的遊說人員並不像多數人。我送上吐司的當下,就知道自己犯下第二個更大的錯誤。她把吐司翻過來,然後看著我。

我不想被罵,於是立刻搶在她開口之前,主動提出要幫她換一份吐司。她大概覺得不值得花時間對我咆哮,反之,她問了我一個我永遠忘不了的問題:「如果你知道它烤焦了,為什麼還要端來給我呢?」

我只需要多等一分鐘,就能為她送上一盤沒有烤焦的吐司,但我卻沒那麼做。

你應該猜到了,那位客人沒給我多少小費。

我比較忘不了的是,

我錯失了機會,沒有做我知道是正確的事情,而選擇投機取巧。我錯失了沒有人監督與要求時,依舊光明磊落的機會。

如果真的沒有人在看呢?

我們一生中有多少個捨難取易的機會呢?要比我們想像的多。多數人的一舉一動不會有攝影機監督。就算有人在看,選擇不怠惰、不自私依舊是件不容易的事。

好幾個月之前,我和一家小型公司簽約,請一位工人幫我做幾項工程。開工的第一天,我就先付了訂金。才不過一天後,我卻在網路上發現我們之前談定使用的材料有優惠活動。我認定對方早已知道這件事,只是選擇不告知我。

在我有機會質問對方之前,卻收到他主動寄來的一封電子郵件。信中還附上該優惠的連結,他承諾購買材料、並獲得優惠退款後,要和我一人分一半。我根本不指望他會告訴我優惠消息,更沒想到他會把款項和我對分。多數工人不會這麼做。

他選擇誠實做生意,因而損失了一半的優惠退款 ── 約 200 美元。可是,他留給我很好的印象。我後來把他介紹給十幾個人,還幫他拿到至少兩個大案子。

他選擇誠實做生意,因而獲得更多好評推薦與信任。

如何更加誠實

訣竅 1:主動告知料想不到的事實

有些事情在我們的預料之中。你無法謊稱你從哪裡畢業、或你販售的商品是在哪裡製造等等。但我們並不指望別人會主動告訴你事實 ── 尤其是銷售的時候。

例如,我們並不指望水電工向我們收費後,會主動透露他淨賺多少。要是他真的說了呢?這種誠實舉動會引人注目 ── 能夠充分展現,在無人強迫之下「主動告知事實」的力量。

當你鼓起勇氣說出競爭對手或其他同事說不出口的事實,你的主動誠實能讓你鶴立雞群。

訣竅 2:言出必行

與人交談時,我們多半會做出許多承諾。我們答應會介紹某人給某人;我們答應會回覆對方提出的問題;我們為自己訂出專業期限。

誠實就是言出必行 ── 即便是最小的承諾也要做到。

我每次答應幫別人牽線的時候,我一定做到。如果我答應介紹別人提到的一本好書,我之後務必會分享這本書的書名和購買網站連結,因為「世界級」的跟進行動是言出必行的方式之一,這也是愈做愈熟練的事情。

訣竅 3:具名以示負責

我和別的教授不同,我給學生出作業時,從不限制最短長度。反之,我要他們針對作業主題寫出思考周全、字句斟酌的內容 ── 多長都可以。如果有人能用一句話來闡述主題、並令人震懾信服,歡迎他們這麼做。

不過,有件事我卻很堅持,那就是在班上部落格具名發表,一切透明,班上其他學生都能讀到彼此的作業 ── 我會在他們發表的文章上公開打上一到五分的分數,並寫下評論。

我這麼做的原因是凸顯網路最基本的事實:

你在網路上分享的每一件事,都攸關你個人的名譽。我要學生具名發表文章,他們就得為自己的言論負責,也會因此更認真思考和寫作。

我還在殷殷盼望有人能寫出那精雕細琢的一句作業,目前為止還沒有人做得到。

(本文整理、摘錄自《從今天開始,請用左手吃飯》,天下文化出版)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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