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用筆記積累自己的優勢!成功者默默做的 4 種筆記法,你會嗎?

2019-11-22 01:19:30
Managertoday
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棒球選手鈴木一朗曾說過,做好每一件小事,才是通往成功的唯一途徑,這句話與經商有異曲同工之妙。通往成功的唯一途徑,就是不斷累積小小的領悟和巧思。當你有了這樣的想法,就會需要一個幫助你累積領悟和巧思的工具,而最適當的工具當然就是「筆記」了。

棒球選手鈴木一朗曾說過,做好每一件小事,才是通往成功的唯一途徑,這句話與經商有異曲同工之妙。

通往成功的唯一途徑,就是不斷累積小小的領悟和巧思。當你有了這樣的想法,就會需要一個幫助你累積領悟和巧思的工具,而最適當的工具當然就是「筆記」了。

對於商務人士來說,寫筆記有幾種好處:

1.「偷學筆記」增進工作能力

觀察沒有文字可循的事物,並試圖理解當中的架構,這又稱為 「偷學技巧」 。秉持著偷學技巧的心態工作,成長會更加快速。

凡事都要別人指導的人,很難擁有偷學技巧的企圖心,如果你覺得讀書是等別人來教你東西,那也不會有偷學技巧的企圖心。在音樂或體育的世界裡,後輩會想偷學實力高超前輩的技巧。然而,他們幾乎沒有人寫筆記,都是憑感覺依樣畫葫蘆。

換言之,許多人讀書時抄筆記純粹是先寫再說,沒有偷學技巧的企圖心也覺得無所謂;在技藝的世界裡,大家也沒有寫筆記的習慣。這些情形都沒有活用筆記。

現在社會到處都有資訊,人們也樂於分享資訊,因此沒有人願意偷學技巧了,在這種情況下要是有人願意偷學,他的前途絕對不可限量。這就好像一隻肉食野獸,跑進乖巧的羊群中大快朵頤一樣。一個人不斷吸收各式各樣的技巧,成長速度必定十分驚人,搞不好在眾人眼中會成為一大威脅。

我個人是不太喜歡這種貪婪的形象,因此都用「靜謐的肉食野獸」來形容,我希望各位能靠著做筆記成為靜謐的肉食野獸。

任何事情都講技巧,技巧是一種隱密的知識,而將知識化為文字吸收是有意義的。

在職場上要主動學習,不要等待別人來教你。請觀察工作能力優秀的人,並把隱密的訣竅給記錄下來吧!

所謂的偷學技巧,並不是指「剽竊」的意思,而是把一切資訊轉化為自己的領悟。 號稱「偷學天才」的畢卡索就是這樣成功的。

畢卡索原本只是沒沒無聞的畫家,但他會把各種領悟化為自己的養分,每當只要看到有趣的素材,就深信自己一定能用那些素材創造出更棒的作品。他持續偷學技巧,將各式各樣的技巧重新整合,終於發展出自己的特色。

日本自古以來就不認為偷學是壞事。因為有些技藝並無法靠語言傳授,所以要用「觀察」的方式偷學,不會這套方法的人通常難成大器,這種教育方法也曾盛極一時。

如果你想知道為什麼有些人工作能力特別強,請觀察他們的工作方式並記錄下來。等你掌握了技巧的筆記方法,就會寫出類似「訓練檔案」的東西來增強自己的工作能力了。

用自己的語言把別人的經驗記錄下來,自然能養成偷學技巧的觀點。 你可以安排一份類似訓練菜單的東西,按部就班跟上所景仰的對象。

自己安排的訓練菜單不見得會是最好,但沒有關係,只要養成偷學技巧的觀點,就一定會有所長進。

在安排訓練菜單的過程中,你的方法會慢慢與效法的對象漸行漸遠,形成一套專屬於自己的方法,這便是工作上的「特色」。

倘若你有想要效法的對象,這方法絕對派得上用場。

想要掌握自己的工作特色,請先在筆記上記錄各種優秀人才的技巧,然後為自己安排訓練菜單來學習。

我之所以會注意到這一點,是因為在擔任運動社團的教練時,發現製作訓練菜單的筆記非常有幫助。身為教練,我必須安排練習內容,因此會在筆記上開出清單。有一天,我察覺這個道理也能應用在工作上。

職場上沒有人會把一切都教給你,你要觀察那些能幹的人並偷學他們的技巧,進步的速度才會快。 同理,找出你該做的訓練菜單並確實完成訓練內容,自然就會進步了。

只要融合「偷學技巧」和「自行安排訓練菜單」這兩個重點,你會進步得非常快。

2.「反省筆記」發現問題

記得以前讀小學的時候,我們放學後有規定一段寫筆記的時間,要把當天發生的事情和感想寫出來交給老師。

其實社會人士也應該在下班後寫筆記。這樣做雖然感覺有點孩子氣,但每天寫下反省筆記是很有效果的。

一個人想要減少失誤,就必須先對本身的問題有自覺,並且矯正錯誤的習慣來避免失誤。而最有效的方法是客觀寫下失誤的原因和對策。

當然,這不是要你反省自己的人格。既然工作本來就是要持續修正、精進,那麼每天反省可改進之處,應該也不是太大的負擔才對。

至於寫反省筆記的時間,我認為花個五分鐘就足夠了。每天減少一點處理業務的時間用來寫筆記,對工作會更有效果。

假設某位職員講電話的方式不對,大家都覺得他那樣講電話不好,但通常沒有人願意主動提醒,這是生活中常發生的事情。如果能夠安排一段反省的時間,就能當成工作業務的一環去提醒對方了。

當這個人想不出反省筆記該寫什麼的時候,也許會問旁人有沒有什麼建議。這時其他人就可以提出意見,告訴他講電話的方式不太好。

「那時候你跟客戶講電話,語氣是不是太隨便了一點呢?」
「咦,我有嗎?」

當事人自己沒察覺的失誤,旁人也能藉著這個機會提醒,又不會被當成人身攻擊。所謂「反省」,不一定要搞得痛徹心扉、悔不當初,其實當作是自我反思就好。

在日本,人們通常有什麼壞事都不好意思說出口,例如:同事接電話的方法不得體,基本上並不會主動提醒對方,大家都希望對方能自己開竅,這種態度與行為根本就是在浪費時間。

日本產品從 1960 年代起品質大幅提升,其中「品質管理活動」功不可沒。製造業第一線的員工會組成團體,彼此積極對話,以追求完全無瑕疵品的目標。這並不是誰叫他們要那樣做,而是員工自發性地安排對話時間,並因此自行找出失敗的事實和原因,降低了失誤率。

我認為在一般工作業務中,都應該安排這種議論時間。

每個人都整理問題,將內容記錄在筆記上。如此一來,即可分清整體和個人的課題了。

況且,比起「課題明確的事」,人們更討厭的是那些「不明確的問題」,例如:莫名其妙被當成無能的人、找不到跟同事相處的辦法等。

把課題寫在紙上,如果知道問題的解決之道就公布出來。例如:在電話旁邊貼一張告示,提醒大家注意溝通語氣。

周圍的人通常也願意善待那些努力改進的人,其實,讓大家生氣的原因並不是「失誤」,而是「知錯不改」。就算是資質魯鈍的人,只要有心改進,也不會被上司討厭。

3.「糾正筆記」提升工作能力

失誤發生是無可奈何的事,而失敗是幫助我們快速成長的契機。關鍵在於盡量壓低失敗的損害,並且以後不要再犯。

然而,職場上經常有小失誤漸漸惡化成大麻煩的狀況。問題惡化的原因在於拒絕溝通,或是不肯老實說出現況,沒有公開資訊。

如果我們不與人交心,那麼小問題就有可能變成大問題。當然,向別人坦承自己的問題的確很痛苦,對時下二十多歲的年輕人來說更是如此,我看現在的學生也很不習慣被糾正缺失。精神上無法承受指責的人愈來愈多,害怕自己的缺失被糾正,遇到問題就更不敢開口。

我在大學課堂上會請學生分成四人一組,讓他們互相批評。其中一個人報告時,其他三人要指出他的缺失,例如:報告的聲音太小、眼神亂飄等。起初大家都不好意思開口,被糾正的一方也會感覺那是人身攻擊。不過他們久而久之就習慣了,因為知道別人並沒有惡意,純粹是點出事實罷了。這種互相糾正缺失的方法,能幫助他們快速成長。

而且在筆記上點出缺失,會讓人更容易接受自己的問題所在。因為書寫的文字具有客觀性,看起來像是必須改進的課題,而不是嚴厲的批評。

用筆記本做為緩衝的媒介,我們會更容易接受逆耳的忠言。而且向別人敞開心扉不只有防止問題惡化的效果,也能幫助自己成長。

4. 畫「座位圖」改善人際關係

由於人際關係會嚴重影響到工作熱忱,因此要提升工作熱忱,先確認人際關係和自己的立場是相當重要的事。

新人在進入公司一個月、三個月、六個月的立場都會有很大的改變。先在筆記上畫出職場座位圖,接著加上人際關係的說明,或是畫一個以自己為中心的人際關係圖,這樣就能看出許多端倪了。

例如:你跟 A 的關係不錯,就用 ○ 來表示;跟 B 的關係不好不壞,則用 △ 來表示;跟 C 的關係不佳,用 ╳ 來表示。

不要用曖昧不清的方式描述人物之間的關係,直接畫成圖,你就會明白自己該處理的課題是什麼了。

可能你覺得跟 C 的關係一直僵下去也不好,因此決定去找他商量一下問題,像是拿一些工作上的問題去請教意見,讓 C 覺得你主動前來示好,彼此的關係就不會那麼僵了。

或者,你跟 D 的關係也不太好,即使完全無視對方也沒差。但是話說回來,要一直無視對方,壓力也滿大的。

彼此一直無視對方,其實只是徒增疲勞而已。那麼,有什麼解決之道呢?

畫出關係圖以後,你會比較能冷靜思考問題癥結。一旦成功解決這些問題,工作熱忱也就不會受到影響了。

把職場人際關係畫成圖,溝通起來會更加圓融。
采實文化

(本文整理、摘錄自《邊寫邊思考的大腦整理筆記法》,采實文化出版)