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部屬做的提案不 OK,如何讓他甘願改到好?4 種表達方式的優劣分析

2019-11-20 01:48:41
Managertoday
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部屬提出一個企畫案給你,內容挺有趣的,但就是佐證不足。遇到類似狀況時,你會如何要求部屬修正呢? 針對 4 種不同的傳達方式,我們來做進一步的說明。

部屬提出一個企畫案給你,內容挺有趣的,但就是佐證不足。遇到類似狀況時,你會如何要求部屬修正呢?

1.「內容還不夠扎實,去給我重新寫過!」
2.「請針對架構和資料的部分重新寫過。」
3.「如果可以針對架構和資料的部分再多花點心思會更好!」
4.「你覺得如果想讓這份企畫書更出色,應該怎麼做比較好?」

在此情形下,我會建議大家採取第 3 或第 4 的說法。當然了,第一或第二項不算是錯誤,但第 3 或第 4 的說法能夠維持對方的動力,也帶有訓練的意味,在這樣的狀況下,會是比較具有效果的傳達方式。

針對這 4 種傳達方式的差異,我們來做更進一步的說明。

1. 命令方式

「去給我怎麼怎麼做!」、「你必須怎麼怎麼做!」像這種強迫性地向對方傳達意識的方式,適合在發出緊急和重要指示時、或是你預測部屬不會按照指示行動時使用,這是以「必須確實採取行動」為第一優先考量時所使用的傳達方式。

舉例來說,假設員工在職場上受傷,只要採用「去給我叫救護車!」對方就能夠毫不猶豫地照著指示行動。也就是說,這樣的傳達方式帶有強制性。

然而,因為帶有強制性,如果老是採用這樣的方式,部屬的動力會因此降低,不滿的情緒也會漸漸地開始累積。另外,還有可能會因此訓練出 「不會自己思考」 的部屬。

2. 委託方式

「請怎麼怎麼做。」、「麻煩你怎麼怎麼做。」這是屬於平常向對方傳達意識時會採用的一般方式,通常是狀況不太具有緊急性和重要性、或是對方已理解意圖時會採用的傳達方式。

3. 建議方式

「要不要試看看怎麼怎麼做?」、「如果怎麼怎麼做會更好!」這是以分享自己的點子來向部屬傳達意識的方式。當對方具有強烈動力,或你試圖訓練部屬時,就能採用這種傳達方式。

雖然這不像命令方式具有強制性,對方不見得一定會照著做,但藉由賦予選擇權,就能維持對方的動力,促使他自發性地採取行動。

4. 發問方式

「你覺得如果想要更出色,應該怎麼做比較好?」這是藉由發問來促使對方思考的方式。 雖然不具有強制性,且不見得一定能得到你想要的答案,但藉由讓對方自己去設定目標,可促使他產生強烈的動力。

若是因為當事人或部屬不採取行動,就接二連三地以強制的說法發出指示或命令,將會變成像「北風與太陽」的故事一樣 (編按:伊索寓言的故事, 內容是說北風和太陽比賽誰比較強,能讓路過的人脫下衣服,其寓意是指,強迫往往不會有效果) ,導致對方愈來愈不願意採取行動。嚴重一點的話,甚至可能演變成沒有指示就不會採取行動的狀況。

請大家不忘提醒自己:採用「重視當事人動力」的傳達方式。

(本文整理、摘錄自《判斷的基本》,日出出版)