成功 Success > 成功習慣
feature picture
pexels

常覺得自己沒存在感?從基層企畫晉升總監,朋友告誡我的職場道理

2019-09-05 作者 卡西
分享
收藏
已完成
已取消

昨晚趕稿子到很晚,正準備睡覺,有人傳訊息來,是麥子。麥子是我以前的同事,當初我因為要離開那座城市便提出離職;而麥子則從企畫轉做專案,她的能力有目共睹,如今已經做到了總監的位置。

我們的關係類似君子之交淡如水,平時不常聯絡,但如果需要對方幫忙的時候,那也是一個電話的事。所以她發來語音,我猜應該是遇到什麼不開心的事了。果然,聽完她的多條語音,終於拼湊出了事情的原委。麥子說,手下有一位下屬最近正在辦理離職手續,原因是兩個人因為工作起了正面衝突。麥子覺得失望,從未有過的失落。

千萬別做個「可有可無」的人

麥子的下屬姓羅,稱之為小羅吧。小羅是個二十幾歲的年輕人,平時與部門的人相處得也還不錯;但工作中小羅卻是一個十分沒有存在感的人,加班看不到她,會議室聽不到她的聲音,企畫案也總是拖延狀態,連最基本的排版都處於時常錯亂狀態;安排的工作,麥子收到回饋的時候經常嘆口氣;小羅的企畫一直維持在實習生的水準,並沒有什麼進步和深度。

關鍵是小羅沒什麼上進心,每次指出她工作中所存在的誤差和漏洞,她會聽,也會改,然而下次仍舊犯一樣的錯;說白了,小羅並未真正將人們的意見納入心裡,過於敷衍。甚至有一次,她未經總監允許,將做好的企畫案直接丟給執行,執行以為是終版,便轉交甲方;甲方負責人看過之後大發雷霆,直言麥子的公司敷衍他的案子;麥子一口氣憋在胸中,久久不散。

幾乎每一次小羅做出的企畫案,都要經過麥子的各種修改和完善,或者其他人的更改和幫助。久而久之,麥子遇到一些案子時,寧願親自動手,也不願意再經過小羅。時間一長,小羅便清閒下來,哪怕大家加班到凌晨,她也未曾主動提出幫忙,還會高興地下班走人,似乎不加班是一件非常值得驕傲的事情。她所負責的客戶愈來愈少,工作量愈來愈輕,別說只是偶爾來公司視察的老闆,就連麥子這個總監,在安排工作的時候都幾乎會忽略掉小羅。

小羅的存在感就更低了,去客戶那裡彙報或者提案的時候,麥子已經習慣帶部門另外的同事,再沒有帶過小羅;接到重要客戶案子的時候,麥子也會優先分配於其他人。某次,麥子突然想起小羅,還一度為自己的疏忽感到自責,便嘗試將工作重新梳理,合理分配到小羅那裡,沒想到意外收到小羅的推辭,說這個客戶她無法接,還是分配給其他人更合適。

麥子說,於小羅的工作來看,這個客戶在她職責範圍之內,完全不存在額外的壓力;與他人平均分配,一視同仁,別人可以做到的,小羅卻不能。到最後,小羅手裡只剩下兩個客戶。於是,才有了開始那一幕,麥子說,這兩個客戶拿走之後,放到任何一個員工手裡都可以,小羅的位置,看上去實在多餘。

在我的印象中,麥子是一個非常公私分明的人,且很長情,從她工作 6 年只待過兩家公司就能看出;她不會輕易跳槽,對公司可謂盡心盡力,正是如此,我們這一批員工三三兩兩地離職,只有她,不但沒離開,反而一升再升。我想,她也一定是對小羅極其失望,才會下了如此決心。

其實,像小羅這樣的情況,也許會發生在你我身上。誰不喜歡錢多事少離家近的工作?誰願意整天累死累活地加班?誰也不希望工作飽和到沒有休息的時候。但是,這並不能成為你不認真工作的理由。 拿人薪水,替人做事,公司為什麼要花錢去用一個如此敷衍之人?隨時可以找到替代你的人,不是嗎?一旦混到可有可無的地步,那麼,你就離被否定不遠了。

在職場上混,不是耍小聰明、套交情就好

在職場裡,不是耍點小聰明就可以,也不是跟上司交情深就可以,你需要有真正的本事或專業技能。實在不行,就去拚一拚,努力和認真,用你的上進心來刷存在感,都是好的;最忌諱的就是本領不高,卻處處討清閒。不要以為老闆不知道,即便老闆不知道,你的主管也會知道,就算主管不了解,你的同事也會清楚:團隊沒有你是可以的,公司沒有你也是可以的;最後,你離開也是可以的。

在我們的環境裡,最不缺乏老油條式員工,身在職場多年,他們已經十分懂得如何趨利避害,如何做到利益的最大化。然而,人在做,公司在看。我並不相信,所謂的討巧能夠走多遠,公司是不會養閒人的。所以有一些剛畢業的讀者問我,初入職場,有哪些需要注意的地方。我覺得,你要努力做到你的工作不能被代替,如果你本身並無長處,可有可無,那你終將也是那個隨時可能被換下的人。

社區的警衛處,以前有一個警衛,他是典型的三不管,有住戶的狗找不到,詢問他,他一概不知;有快遞放到他那裡,每次都是被亂放,業主遍尋不見,問起警衛,他支支吾吾地說不出個所以然來;有的業主因為小事情出現隔閡摩擦,找他做個參考見證,他答應良久卻不見人到場。

如果每次需要你的時候你都不在,那以後也不必在了。這句話,不但適用於愛情,也適用於職場。 業主對警衛心存無奈,介於平時打交道也不算太多,只好忍下心中所氣。沒想到,過了不久,他便被開除了,聽說是因為一次疏忽,造成了業主的損失。你看,你不認真工作,工作也不會認真對待你。

公司裡能夠得到重用的人,通常都是全才;不是說你會很多技能,而是說,你把公司的業務都充分了解,上到市場拓展,下到規章制度;你的專業,才是你的招牌。

(本文整理、摘錄自《世界上最大的謊言是你不行》,今周刊出版)

繼續閱讀 自我管理
相關文章

世界上最大的謊言是你不行

feature picture
擁樂commeet

一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
分享
收藏
已完成
已取消

缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

擁樂commeet
擁樂commeet

COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

會員專區

使用會員功能前,請先登入

  • 台灣首款對話式 AI 職場教練,一次提升領導力
  • 會員專享每日運勢、名人金句抽籤
  • 收藏文章、追蹤作者,享受個人化學習頁面
  • 定向學習!20 大關鍵字,開放自選、訂閱
  • 解鎖下載專區!10+ 會員專刊一次載
追蹤我們