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高階主管的職責是什麼?我管理千人團隊,一路跌撞、摸索出的心得

2019-11-12 00:00:53
Managertoday
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我一路從小公司的規模,一直發展到超過千人以上的中型跨區域組織,跌跌撞撞,不斷地修正,得到一些經驗,歸納出「高階主管的重要職責」,與你分享。

創業中除了資金、人才、產品、客戶、管理等問題外,另一個重大的課題是「用才」及「組織」,尤其是當公司發展到一定規模後,員工人數增多,形成多部門、多區域、多層次的組織架構,愈來愈複雜,管理上相當費功夫,特別需要一些管理知識。

我一路從小公司的規模,一直發展到超過千人以上的中型跨區域組織,跌跌撞撞,不斷地修正,得到一些經驗,歸納出一些要點,分享給大家:

狀況及解析

高階主管的重要職責之一,是「創造」或「延伸」平台讓員工可以充分發揮。

有時候多了解一下員工特質,不要侷限於現有組織框架,再多想一下,就可以幫員工找到更佳平台,讓員工充份發揮其才能,工作有成就感,公司效能也跟著提升了。以下是三個案例。

案例 1:從心情低落到「積極主動」

最近,公司將某兩個部門的業務單位整併合一。A 君的工作擔子頓時卸下一半,時間較為寬裕,但是心情很低落,來找我聊。在對談中,觸發了我新的想法:何妨讓 A 君在部門中肩負策略行銷的統籌工作,讓北京、蘇州、廈門、香港等地負責新市場開發(Business Development, BD)的業務都由他負責。

A 君在友尚十餘年來,不僅勤跑客戶,了解產業發展、產品知識,業界人脈也很豐富,簡報又做得嚇嚇叫,甚至對公司理念的忠誠與認同度也很高。

被賦予「新職責」的 A 君變得非常積極,也利用騰空出來的時間,主動開始從許多廠商名錄和網路上去搜尋北京、蘇州等地工業區中可能的潛在客戶與市場商機。

案例 2:從同仁特性的「極大值」思考起

J 君是企業購併因素納入友尚體系,她曾經擔任過某公司香港區總經理,進入友尚後,也曾擔負過策略行銷支援的工作,之後則在友尚中國區工作。前一陣子,她懷孕回台灣待產,產後因為小孩的關係,希望能先留在台灣工作幾個月。我問總經理:「你準備怎麼安排 J 君?」總經理說他還未深入思考這個問題。

仔細評估 J 君的特性,她曾擔任過總經理,兼具業務和行銷的經驗,也具有策畫管理能力,對公司的流程、備貨(Backlog)和電腦系統都非常熟悉,PowerPoint 簡報製作、資料分析與追蹤也做得很好,熱心耐性,所有事情一定要處理好才回家,深具責任感。也因此,有許多部門都可以考量安排,像是:

  1. 到甲部門,負責備貨工作;
  2. 到乙部門, 負責電腦程式推廣或程式開發前的使用者(User)訪談,進而提供整合分析;
  3. 到丙部門,負責營運管理資料的整合分析,輔助主管迅速做出正確決策和判斷;
  4. 或者,再回到她熟悉的策略行銷部門擔負支援的工作。

不過,我認為,以上四種安排雖然都可以運用到她的特長,但都屬於支援性質,不僅無法讓她一展所長,對公司人力資源運用也是一種浪費,都不是最佳安排。 那麼,對J 君而言,最佳的位置是什麼?我認為應該是管理者(Leader),而非助理。

所以,我建議讓 J 君再回到策略行銷部門,只是工作上有所調整:讓 J 君負責分析各地或華南區新市場開發業務們的日報表,並協助解決他們所碰到的問題,成為一位負責未開發或開發中客戶的業務主管(Sales Leader),以充分發揮 J 君領導管理特長。同時利用她在台灣短暫停留的幾個月裡,協助訓練業務助理製作 PowerPoint 的技巧。先前她在年度業務報告中,為總經理製作的 PowerPoint 非常出色。

案例 3:掌握「特性」,小兵也能大有所為

幾年前,公司重新思索組織調整的過程,由於 K 君已經在公司待了二十年以上,必須重新檢視他的職務發展。

評估 K 君的特性,因為長期負責進出口工作,熟悉公司流程與電腦系統,對公司具有高度的忠誠與認同,很顧家,很雞婆(熱心),但同時也深具耐心和細心,碰到問題敢和業務員及主管反應,不會懼怕退縮。缺點是,他可能不太願意帶兵。這樣的人該安置在哪裡才能充分發揮他的特性?

放在會計部門,可能不太適合;放在營管部,也似乎不好;放在倉管也不妥,因為例行工作不需要這麼資深的人,太大才小用。每個部門好像都不是很適合安置他。

最後我想到一個兩全其美的職務:讓 K 君負責公司應收帳款的催收工作,他一定可以適才適所,做得很好。

果不其然,他充分發揮所長,現在,不只有台灣地區,全公司跨區的異常應收帳款都交由他處理,K 君總是會標示出很多問題重點,並在事前就將問題解決掉,之後再交給主管做進一步處理。也由於他出色的表現,會議上舉凡與應收帳款相關的問題都由 K 君負責提出、報告,成了總經理的好幫手,對公司整體營運也產生很大的助益。

這些都是延伸出來的概念,希望在每位同仁進來之時,主管就能針對其特性與組織功能予以連結,提供他可以伸展的平台,

因為這平台將會決定他進入公司之後的發展空間(Scope),也是提升組織效能的重要工作之一。

(本文整理、摘錄自《商學院沒教的 30 堂創業課》,商周出版)