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傳LINE常用「嗯、喔」?在LINE、FB談工作,這些習慣是大忌、超傷專業!

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還記得上次跟客戶或同事通電話是什麼時候?或者你更習慣用 LINE 或 Skype 做工作上的日常溝通?你的臉友中有多少比例是客戶、同事、合作單位等透過工作認識的朋友?數位社群時代來臨,為職人們帶來了許多便利,同時也模糊了生活和工作的界線,更讓數位時代的國際職人們多了溝通和打造專業形象的工具。

如何在數位時代,有效溝通及打造自己的專業形象?我認為有兩件千萬要避免的事(Don'ts)和兩件可以盡量多做的事(Dos):

Don'ts:因為用 LINE 溝通感覺很隨性,就失了分寸

主管:「這次的文件錯字滿多的,下次麻煩注意。」
同事:「嗯。」
主管:「另外,明天的活動現場麻煩你再提醒客戶幾個活動的重點。」
同事:「喔。」
主管:「除了剛才會議上所提到的那些地方,明天的活動還有其他需要支援的地方嗎?」
同事:「(過了許久之後)沒。」

上述的對話如果是出現在主管和員工日常當面對談的場景,多數人應該會覺得那位員工不是超級白目,就是準備要離職了吧!但把同樣的對話搬上通訊軟體就比較可以接受嗎?

完全不!隨著通訊軟體的普及,具備一定規模的公司,多數透過 Skype、LINE、WeChat 等通訊軟體作為內部溝通的工具。這類通訊軟體或許會帶給職人們相對隨性的感覺,但別忘了,職場是展現專業的舞台,不論資深程度、和對話者的交情、是否忙碌,都應該謹慎以對,並表現出對對方的尊重。

「理解,但是我很忙沒辦法長篇大論回答這些小問題呀!」專業與尊重,和回覆的篇幅無關,例如同樣是超短的回覆「OK」、「Noted」、「好」、「了解」就比聽起來很不明確且帶著不甘願氛圍的「嗯」、「喔」好太多。

另外,別忘了經常說「謝謝」,用多打兩個字的一秒鐘,換得專業的形象和別人的尊重,非常值得

在台灣,許多職人用即時通訊 App 跟客戶或是同事溝通時,習慣每打幾個字,就搭配一個可愛的貼圖,營造輕鬆的氣氛;反之,多數我所共事的國際職人,比較習慣以「純文字」溝通和工作有關的事,保持簡單專業的風格。當然,溝通風格會依照對象的個性、溝通主題、產業等因素隨時調整,但我建議像貼圖、emoji 符號性質的元素,適度使用即可,才能在溝通時保持專業、成熟的形象

Don'ts:一天到晚發抱怨文

社群媒體是許多職人分享生活、抒發心情的管道,因此許多人習慣在社群媒體分享職場上的委屈、批評身邊的「小人」、說出在辦公室不方便大聲抒發的心情。

例如我的朋友 Helen 對於自己的直屬主管,已經到了深惡痛絕的程度,因此在她自己的臉書上設了個「#無良老闆」的 hashtag,每隔幾天就在自己的臉書公布老闆種種令人「嘆為觀止」的行為並發洩情緒。由於說出許多人的心聲,臉友們紛紛叫好,在貼文底下熱烈的回應。

Helen 之所以敢大膽的這麼做,是因為看準了老闆和同事都不是臉友,生活圈也不同,自己平常也很小心的將臉友做不同的分類,所以不管罵得多麼直白,絕對不會傳到老闆耳裡。

她的心聲果然沒傳老闆耳裡,卻傳到不少意想不到的人耳裡。

過一陣子,市場上開出了條件和資歷要求都很符合 Helen 的職缺,許多 headhunter(獵人頭)到處打聽合適的人選,Helen 卻始終不在推薦名單內。

原因是「她經常在臉書上抱怨老闆和公司政策,似乎 EQ 和抗壓力都不行」,沒人知道為什麼這樣私密的抱怨文會傳到人力仲介公司耳裡,但他們就是知道,而這也讓 Helen 失去爭取新工作(或是逃離自己討厭的工作)的好機會。

許多公司在做資深人員的聘僱或升遷的評估時,會多方面了解被評估的對象是個怎麼樣的人,尤其當我們的目標是前進國際職場,「是否可以和自己意見不同的人好好合作」、「是否有化逆境為轉機、化挫折為能量的扭轉力」、「是否能夠散佈正能量、激勵身邊的人變成更好的自己」等條件將更加受重視。一天到晚在社群媒體上抱怨,或許能得到短暫的抒發,但是對長期專業形象的建立,卻像是在全世界面前扯自己後腿

Dos:積極建立弱連結,拓展視野

根據《超級關係:弱連結法則所爆發的強大社群力量》(Superconnect:Harnessing the Power of Networks and the Strength of Weak Links)作者指出:「弱連結將帶來寶貴的知識、機會與創新,而一般人倚賴最深的強連結反而是往前邁進的阻礙。」這裡所指的「弱連結」,是透過他人認識的朋友、很久沒聯絡的同學、遠房親戚、參加同一個讀書會,但不常對話的點頭之交等二、三度連結。而「強連結」所指的則是,家人、男女朋友、朝夕相處的同事等在我們身邊非常熟悉的人們。相較於和「強連結」的相處多半像是在「同溫層」裡互相取暖,與「弱連結」的互動和關係,反而能為我們帶來新的機會和視野。

在過去,想創造「弱連結」需要積極地尋找、參與不同的社交團體,並想辦法透過發言或互動來刷存在感,這對個性內向的人其實頗為吃力。在數位時代,像是LinkedIn、臉書、微博這類的社群媒體,則能夠把建立「弱連結」的門檻降低,跨越時間、地域、體力、個性等限制,幫助我們很有效率地與人連結,並有系統地管理、維繫與弱連結們的關係。

但是,當我們很積極地在網路上找出自己想認識的人,並與之建立連結後,要如何讓自己持續「被看見」、讓別人產生和我們維繫關係的動機?我認為關鍵是多多在社群媒體發表自己的觀點,並積極地與想建立連結的對象互動,在下一點我將有更進一步的說明。

Dos:多發表觀點,善用三 C 原則,讓社群媒體變成表現自己的舞台

Jeremy 是我在一家國際傳播集團擔任大中華區數位總監時掌管全球社群媒體業務開發的主管,他最讓我佩服的一點是,總能在訓練下屬、服務客戶的忙碌公關人生中抽出時間做「重要卻不緊急的事」,例如,不論多忙,他一定會抽出時間在社群媒體上和網友們做有意義的互動,也很有紀律地針對社群媒體和數位行銷,定期發表部落格文章或影片。對他來說,上述的習慣,不但能為公司帶來不少潛在機會,更是打造個人在相關領域意見領袖的形象、提高能見度的 Must-to-have﹙必需品﹚

像 Jeremy 這樣的人很聰明地掌握住數位時代職人的新契機,在這個時代,只要清楚的策略加上紀律和執行力,不需要出國,就能盡情發表自己的觀點,不需要昂貴的投資,就有被世界看見的機會。

除了曬美照、分享生活點滴外,如果你跟我一樣和多數的事業夥伴都是社群媒體上的朋友,那不如選擇合適的社群平台,並且適度的「置入」有助於打造專業形象的內容

例如,如果你是金融從業人員,不妨針對國際情勢和總體經濟發表些個人的看法;如果妳是心理諮商師,不如用說故事的方式,聊聊原生家庭對於一個人的影響;如果你是形象顧問,輕鬆地分析國際知名人物的整體造型,或許是件有趣又有含金量的事。

要怎麼讓更多人有興趣聽你說話,增加自己被看見的機會?在這裡分享一個簡單的 3C 理論。建議大家開始在社群媒體上經營自我品牌前,先針對內容、(Content)、對象(Contact)、平台(Channel)這 3 個 C 對自己提出一連串的問題,例如:

相信掌握好 3C 的原則,一定能幫助有志於前進國際職場的你,更精準的建立連結、展現自己。

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為什麼我很努力,卻沒被看見?
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