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專案規劃怎麼做?4 張圖帶你一次看,掌握資源、進度不卡關

2020-07-02 21:03:59
Managertoday
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他研究無數成功和失敗的專案,把專案管理的知識統整成一套工具「專案規畫圖」(Project Canvas),可區分成 4 大問題:

身穿黑色 T-shirt 的蘋果(Apple)創辦人史蒂芬.賈伯斯(Steve Jobs)在第一代 iPhone 發表會上,展示了蘋果史上最成功的專案—打造出 iPhone 的「紫色計畫」,「iPod、手機加上網際網路,不是 3 個裝置,而是一種,它叫 iPhone。」

「紫色計畫」專案集結了公司內優秀同仁全職投入,像是第一位設計 iPod 與 MacBook 的設計師強納生.艾夫(Jony Ive)即負責設計 iPhone 外觀。同時,蘋果也積極管理專案風險。由於過去蘋果並未涉足手機業務,團隊為了因應研發風險,提出兩個選項:一為把當時的人氣產品 iPod 轉換成手機、二為把現有的麥金塔電腦轉變成觸控式、可打電話的小型平板,同時研發兩種原型。

再者,iPhone 發表時,手機功能其實還不完善,故蘋果在展示會上,輪流使用多支 iPhone,讓一支 iPhone 只負責展示一個功能,成功避免出錯。

該專案不只讓蘋果超越當時的手機領導者黑莓機(BlackBerry)與諾基亞(Nokia)成為智慧型手機霸主,也為蘋果帶來接下來 10 年中,iPhone 系列手機全球銷售超過 10 億支的好成績。

延伸閱讀:PM知多少!?做的是專案管理、產品經理、還是行銷?

專案是解決問題、創造新事物的過程,不管是長達數個月的婚禮籌備,到國家級的基礎建設都屬於專案的範圍。根據美國專案管理協會(Project Management Institute)的專案人才就業市場報告指出,專案型工作人數從 2017 年 6600 萬人預計到 2027 年將增為 8800 萬人;全球專案創造的經濟活動價值亦從 2013 年 12 兆美元(約台幣 360 兆)增加到 2027 年的 20 兆美元(約台幣 600 兆)。而專案管理絕不只是一群人定時開會、制定時程和填寫財務表單而已,它真正目的在於幫助人們把好點子落地實踐

專案管理學會前董事會主席、《專案管理革命》的作者安東尼奧.尼托—羅德里格茲(Antonio Nieto-Rodriguez)參與過富通銀行併購荷蘭銀行的專案,由於意識到組織經常忽視專案管理,他研究無數成功和失敗的專案,把專案管理的知識統整成一套工具「專案規畫圖」(Project Canvas),可區分成 4 大問題:

1. why:為何啟動專案?

釐清執行專案的理由、目標、是否足夠鼓舞人心。像是波音公司的「波音 777 專案」,希望設計出人類史上最先進的飛機,可以省油 20%,並提高波音的市占率。

2. who:誰該參與專案?

許多組織中的專案負責人身上掛了數十個專案,因此,必須確保專案取得必要人力。像是 iPhone 的「紫色計畫」,賈伯斯投入 4 成時間,並招募最優秀的工程師、程式設計師和產品設計師,全職投入約兩年半時間。

3. what、how&when:專案內容為何?

在什麼時間、如何執行?討論專案內容中的時程、風險、品質、成本、利害關係人、人力資源和採購等面向,足以影響專案 50% 的成敗。

4. where:在哪裡執行專案?

最後,檢視公司文化與組織結構,確保專案優先順序以提高成功機率。

檢視專案內容,徹底控管風險

執行專案時,先釐清啟動原因,確保誰要為專案成敗負責,還有專案的優先順序。以下拆解「專案規畫圖」(Project Canvas)中對專案成果影響程度高達 5 成的「專案內容」,幫你提早偵測可能的風險,從中快速修正。

經理人月刊 第 183 期
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資料來源:《專案管理革命》,遠見天下文化出版