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遠距上班出勤紀錄怎麼辦?勞資雙方要注意哪些事?

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編按:遠距上班、居家隔離在家工作……。愈來愈多企業為因應不同狀況,讓員工在家工作,但現今法律非常強調出缺勤紀錄,若企業主無法提供合法、無缺漏的書面紀錄,遇到主管機關要求出示資料,恐怕會有麻煩。

A 貿易公司的內勤人員平時都在辦公室處理行政事務,上下班都要打卡,出缺勤紀錄完整;但外勤的業務同事除了每天早上會進公司打卡之外,其他時間都在外面跑,傍晚也不一定會進來公司打下班卡,因此只有上班時間有確實的紀錄,下班時間的紀錄則時有時無。

主管 Jerry 希望能將公司打造為一個員工滿意度高的幸福企業,很少讓勞工加班,對於外勤業務偶爾偷閒也是睜一隻眼閉一隻眼,從寬看待。

沒想到,這樣的管理方式卻在勞檢時被主管機關以「出勤紀錄未依規定應逐日記載勞工出勤情形至分鐘」為由,依法開罰2萬元。為避免違法,Jerry 只好開始要求員工無論如何都要進公司打下班卡,此舉讓外勤的業務同事怨聲載道。

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主管主動記錄員工出缺勤,檔案至少保存 5 年

不少公司將「不用打卡」視為尊重員工自由的表現,但這也成為少數不肖公司掩飾員工超時工作的障眼法。因此,在超時工作的認定上,法律對企業其實相對嚴格,若公司想保護自己就得留下確實的打卡紀錄,以證明公司有遵守工時規定。否則就會像上述案例一樣,一旦勞檢時被發現沒有完整的打卡紀錄,就算公司實際上並沒有違法讓員工超時工作,也會直接被開罰 9 萬元。

為了避免爭議,主管應該要謹守主動記錄的原則,管理員工的上下班時間,並且在工作規則中訂下明確的打卡及加班規則,例如規定「勞工有加班之需要者,應於加班前填寫加班申請單,並經核准後,始得加班且依規定發給加班費」,如此一來,若有員工未經主管同意私自加班或過了正常下班時間還留在公司,公司才有理可據。

至於什麼才是符合規定的出勤紀錄?根據法律規定,員工每天的正常工作時間不能超過8小時,每週不能超過40小時,而且每工作4小時,至少要有30分鐘以上的休息時間。如果以最常見的「朝九晚六」,即早上9點上班,晚上6點下班為例,中間午休的一個小時,其實就是兩個30分鐘的休息時間相加,公司必須要求員工在上、下班時打卡,更謹慎一點,最好可以在勞動契約及工作規則內約定午休的具體起迄時點,避免出現超時工作的爭議。重點是這些出勤紀錄不僅要以「分鐘」計算,且檔案必須保存至少5年。

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遠端打卡並不等於責任制,一天正常工作上限 8 小時

要特別注意的是,雇主的主管永遠「有義務」要「主動記錄」員工的工作時間,並注意員工的出勤紀錄有無異常。因為法律在工時的認定上認為是資方的責任,員工若未能或不便確實打下班卡,主管就必須發揮管理功能,主動記錄。

但如果員工因為常需要出外勤,很難判定他實際的工作時間;或是因為出差或其他原因,無法打卡記錄上下班時間,又該怎麼辦?

若不想要這麼麻煩,最省事的方式就是事先約定好一套外勤、出差的打卡規則,並且記錄在工作規則之中。例如,「凡是出差員工須先以網路申請出差,其中每日的上班時間以正常上下班時間計算,若有需要加班,必須第一時間告知主管並徵得其同意,加班結束後也須回報。」

另外,雖然政府要求每間公司都要留存員工每天的上下班紀錄,不過考慮到許多職務特性並非在固定場所工作,因此新增了一套「勞工在事業場所外工作時間指導原則」,不過可別誤會,遠端打卡並不等於「責任制」,公司仍然必須遵守一天正常工作8小時的上限,只是放寬了打卡的地點及方式,讓公司可以跟員工約定透過GPS紀錄、行車紀錄器、手機打卡、網路回報、對話紀錄、客戶簽單等方式,替代傳統的打卡紀錄。

主管下班後發用 line 要求工作,員工有權利拒絕

最後給個小提醒,很多主管喜歡在下班後用通訊軟體如 Line、臉書Messenger 交代工作,但主管若在下班時間用通訊軟體、電話或其他方式要求員工工作,員工有權利可以拒絕,或是以此為訊息作為證據,自行記錄加班時間,這些下班後才交付的工作一樣得計算工時、加倍支付加班費。

所以,如果不是太重要的事,不妨就留到上班日再交代,以免壞了員工下班後的放鬆心情,也導致公司要負擔額外的加班費用。

(本文整理、摘錄自《懂一點法律勞資不對立,管理不犯錯》,天下雜誌出版)

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