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一張表帶出好員工!教了又忘、老是犯同樣的錯?試試從行為科學來解決

2020-07-07 23:39:39
Managertoday
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部屬不按照自己的指示做事、老是犯同樣錯誤?試試這個方法吧!

部屬不按照自己的指示做事、老是犯同樣錯誤……,儘管嘴上不說,心裡既焦躁又煩悶:「為什麼連這點事情也做不好啊? 我已經夠忙了!」我非常能體會這種心情。

如今的日本,有不少主管是身兼數職,除了負責自己的業務、達到自己的目標與標準量之外,還得管理多名部屬。更何況管理層面的繁雜業務堆積如山,法令遵循、資訊安全、心理健康等,還有不得不參加的研修會。如果還負起培育部屬的責任,壓力自然無比沉重。

我最近也常聽到不少課長說:「與其花時間培育部屬,倒不如我自己來做比較快。」於是連基本的工作資料也一手包辦,不得不長期義務加班。認為「培育部屬太難了」、「培育部屬很麻煩」的人也許比想像中還多。

不過,請各位放心。 行為科學管理的「教導技巧」,就是為了解決這個問題。這項技法可以減輕每位主管的工作負擔,絕對值得嘗試。

部屬的工作態度讓你感到壓力,表示他一定在某方面做出了「失敗的行動」。既然如此,就要找出有問題的行動,好好教導部屬不再犯錯。

狀況1:任務增加就一團亂,頻頻出錯

「要趕快完成這件事才行,那件事都還沒處理。等等,還有一件事。啊啊煩死了,該怎麼辦……。」 必須要做的業務數量如果超出自己的負荷,部屬就會陷入一團亂。我也聽過上司向我吐苦水,遇到如此令人頭痛的部屬。

不過,擅長一心多用的人本來就不多。因此,分配業務給部屬時,最大前提就是一定要考量每個人的承受能力。話雖如此,還是希望部屬能培養處理多項任務的實力。關於這一點, 希望上司能教導部屬如何製作待辦事項清單以及排定劣後順序的概念。

首先,要求部屬每天早上在開始工作前後,整理出目前該做的待辦事項清單。

一開始先依序寫下想到的待辦事項:
- 「今天一定要完成」的畫◎;
- 「盡量在今天完成」的畫○;
- 「可以明天再做」的畫△表示。

接著按照◎→○→△變更各事項排列的順序,待辦事項清單才算製作完成。

天下文化

下一步是排定「劣後順序」,也就是決定「哪些工作可以不用做」。例如想要在今天與明天處理的業務手續有八項,先做這一項,再做那一項……,決定優先處理順序的是「優先順序」。最後這八項業務都非做不可,會使人陷入「工作量太多了,怎麼辦?」的窘境。

身為上司的你,就要在這時候確認部屬的待辦事項清單,明確指出「哪些工作可以不用做」。該做的業務一旦減少,部屬心裡也會鬆一口氣,擺脫陷入一團亂或思考停滯的狀態。如此一來,你做為上司的焦躁感同樣能減輕許多。

再者,上司每次挑出「可以不用做的工作」時,如果能向部屬解釋「現在可以不用做這項業務的理由」,部屬往後也會懂得判斷「目前不必做這件事」,自行決定劣後順序。

狀況2:教過多次,還是記不住、做不到

「我都教得那麼清楚了,他卻一點都不記得。」我能體會這種心情,不過,對於複雜的執行步驟,能夠聽過一次就記住的人,本來就不多。因此,需要按照步驟執行的業務,一定要製作確認表,這是最基本的。

雖說是確認表,也不需要大費周章製作。部屬邊聽邊記你的指示與指導時,只需從他的筆記裡挑出幾項重點列出來就好。接著一面執行一面拿筆逐一「解決掉」每一項目。

此外,當下才要做的單項業務或只有某位部屬才需要做的業務,製作簡單的確認表即綽綽有餘。但是像整理單據或輸入資料、打掃辦公室、準備會議室等事項,建議將執行步驟建立範本,製作「定型化業務」確認表,任何人只要按照手冊執行,就能確實完成業務。

原因是當負責人異動或是有新進同事加入時,不必每次都鉅細靡遺地教導,只需將確認表交給他,就能確實傳達業務內容。這麼做不但能節省時間,也能避免「每個人教法不一樣,造成品質出現落差」。如此一來,上司的焦躁感又能減輕一項。

(本文整理、摘錄自《頂尖人士這樣面對壓力》,天下文化出版)