「報告沒人看,能不寫嗎?」說服老闆同意減少無效工作,有什麼眉角?

「報告沒人看,能不寫嗎?」說服老闆同意減少無效工作,有什麼眉角?

經理人 Managertoday
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我們會精疲力竭,有時是因為工作上有太多好機會可以爭取。不一定總是這樣,但有時確實如此。
我們會精疲力竭,有時是因為工作上有太多好機會可以爭取,也可能是工作上鳥事太多,有時則不論好事或壞事都太多。 九頭蛇過勞:太多事要做、太多人要溝通 一般的疲憊有幾種類型,我們把第一種稱為「九頭蛇過勞」(Hydra Overwhelm)。九頭蛇是一種長了 9 個頭的希臘怪物,每砍掉一顆頭,就會長出兩顆頭。聽起來有點像你目前的工作?要是有太多事情要做,要向太多人報告進度,這種工作通常令人疲於奔命,可能會把人壓垮。這種事通常發生在公司高度精簡人力的狀況,一個人要做兩、三人份的工作,或是公司成長速度過快,主管焦頭爛額,手上要處理的工作、要帶的人,遠超出他們能力所及。 如果出現以下幾種狀況,你可能染上九頭蛇過勞問題: 你背負太多不同的責任。 你得在同一時間,向太多上級報告(不只一人),手上有太多客戶,或是兼職跟正職全擠在一起。 你負責彙整太多源頭的重要資料。 你得向太多人報告現況,或者上司是多頭馬車。 你平日得使用老舊的系統,又慢又難用。 你缺乏掌控權,主管大小事都要插手。 你獨自工作。 擺脫之道:列出「減少工作」清單 如果是九頭蛇過勞,最好能擺脫或獲准放下手中過多的業務。首先,看著剛才提到的幾個九頭蛇源頭,得出靈感,列出你手上所有的工作。記錄時要客觀,但每一樣都要記下來。下一個步驟可能有點困難:選擇清單上可以調整、解決,甚至完全跳過的一、兩件事。別忘了門檻放低法,找出你可以主動做的簡單改變: 如果無力負荷的根本原因,出在你必須整合來源太多的資料,那就請會計部整合每個月的預算數字,給你一份電子試算表就好,不要給 6 份。好好解釋(對會計部運用同理心),整併表格將帶來更精確的預測,對每個人都好。 如果根本原因是在孤立狀況下工作,那就帶頭號召「星期一零食同樂會」(和同事一起吃零食),「星期三健走馬拉松」(召集大家在中午伸展一下身體,在大樓附近走一走),甚至可以舉辦「星期五自由日」(同事一起中午聚餐,聊當天的新聞—但不要談政治,辦公室政治或其他類型的政治都不要)。 少做報告可行嗎?和老闆談判的必勝劇本 一旦你開始腦力激盪,想辦法減少工作清單,多多與同事聯誼,你大概會感到訝異。你能掌控九頭蛇的程度,其實超乎想像。不過,除非你自己就是老闆,有的九頭蛇過勞大概還是必須獲得上層同意才能執行。如果需要獲得放行,最好的方法就是先從同理上司的需求開始,用以下的方式框架你提出的改變。 「老大,」你說:「現在情況是這樣,我被一堆瑣事淹沒。那些事根本和我們努力達成的目標無關,拖累我的生產力。這對我、對團隊、對你來講都不是好事。我可以生產力大增,以更快的速度完成你心中的關鍵事項,但我需要你的協助,我需要……」 「……星期四晚點進公司……」 「……〔把你使用的關鍵軟體應用程式〕從 1998 年的版本,升級到 2015 年的版本……」 「……從每周交一次報告,改成每個月交就好……」 「……把我原先的客戶分為 A 和 B 兩組(我幫你準備了一份清單),這樣我才有辦法替 A 組客戶做到答應的 24 小時內出貨(跟從前一樣),但 B 組改成 96 小時……」 或者……或是……各位自行發揮。 若要改善九頭蛇過勞的情境,唯一的辦法就是改變某樣東西。找出你能做的小型漸進式改善(效益最大、上司也最可能支持你的作法),盡量去做。你大概會預期上司不肯答應,但誰知道呢。如果你先同理主管的情形,獲准的可能性會大增,尤其是 藉由試做、實驗或打造原型來架構你的請求 。 梅拉參加我們的工作坊後,提出一個改變的原型:嘗試一個星期不交每周資產報告。那個報告很難做,而且她相當確定沒人把那份報告當一回事。梅拉問上司,可不可以不要交了,老闆要梅拉試行一個月(做出原型)。一星期過後,沒人寫信來要、沒人抱怨,無聲無息—所以梅拉隔周也沒寫報告。過了沒寫報告也沒人抱怨的四周之後,梅拉再度去見上司:「老大,我想討論我們談過的每周資產報告原型。」 上司:結果如何? 梅拉:有結果了。我已經連續四星期沒交報告,結果沒有任何人抱怨。 上司:我都沒注意到妳沒交報告! 梅拉:沒錯,原型測試顯示你不曾讀過那份報告,其他人也沒讀。我想停做這份報告,把時間改用來整理銷售資料。 你說你最重視的事是讓外界更瞭解我們的銷售資訊 。 上司:OK,但我們向來會做資產報告—或許一季做一次就好。如果過了一年都沒人談每季報告,就完全停止。這樣可以嗎? 梅拉:好。 上司:很好,快去搞定那個重要的銷售數據計畫。 梅拉的故事告訴我們,或許事情能商量的程度比你想像的多。梅拉的作法很聰明。她和上司談擺脫忙碌的工作,不再寫沒人讀的資產報告,關鍵是點出還有更符合策略的工作要做。她建議靠低風險的原型測試,得出潛在的重新設計工作方法的資料。 此外,梅拉也從缺乏工作動力(要下屬忙個半死,寫沒人讀的報告,這是讓他們變成行尸走肉的絕佳辦法),開始感到自己的工作有益於推動公司策略。這是雙贏的局面。 所以說,前進的道路……直截了當。我們鼓勵你開始打造小改變的原型,改變你的工作清單。你將發現,你能作主的程度出乎意料。不論你是否需要獲准做某件事,都由你發動改變。此外,你會一直在好工作日誌中追蹤自己主動發起的事,對吧? 快樂過勞:任務有趣又有挑戰性,但你不堪負荷 第二種叫「快樂過勞」(Happy Overwhelm),也就是有太多好東西,有很多很酷的事情可做,你不小心自願全包了。你的工作具備挑戰性、但樂趣十足,一起工作的人都很優秀,你拿到的又全是重要的專案,每一項都值得做,只是你接下的量多到無法負荷。 由於壓垮你的工作都是你自己選擇接下的,快樂過勞通常比較有彈性,你的選項能高度變通。快樂過勞最重要的解決法,就是把事情分出去。當然,你得願意放手,把你每天做的很酷、很好玩、影響力又大的大量精采工作交給別人。 把有趣的任務分給別人,空下時間給自己 然而,如果你學會分享這樣的快樂,你將有辦法以更持久的方式,繼續做一部分很棒的工作,避開潛在的倦怠。由於壓垮你的工作多采多姿、挑戰性高,頗具吸引力,很容易就能找到願意接手的同事(這點非常不同於九頭蛇過勞的問題,九頭蛇是指你得擺脫沒人想做的苦差事)。 如果你真心希望要回大量的時間與精力,就應該捨棄你最重視、能見度高的工作,好康的事最容易找到人接手。放棄好康,就能空下大量時間。 把次要的瑣事分出去,把時間留給更想做的事 當然,我們平日扮演的角色不只是工作者而已。有時當你碰上快樂過勞,你也得把家事分配出去。 比爾在蘋果公司工作時,加入全新的 PowerBook 團隊,大家正準備讓蘋果的第一台筆電完工。計畫代號「提姆」(Tim)的 PowerBook 170 震撼業界。比爾加入後成為機械專案組長,接手下一個筆電計畫。這次的代號是「三得利」(Suntory),由蘋果和 Sony 的合資企業一起設計。也就是說,比爾幾乎每個月都得搭機前往東京。由於這條產品線太成功,新型的可攜式計畫如雨後春筍般冒出來,蘋果來不及徵人。比爾又接下一個計畫,這次叫「朝日」(Asahi),然後又接下「盆栽」計畫(Bonsai,比爾真的超愛用日文取計畫名稱)。 大約在此時,比爾和妻子辛西雅(Cynthia)迎來第二個孩子。比爾家這下子有了兩個年幼的孩子,太太又是全職企管顧問(每星期都要出差),比爾自己每幾個星期也得去日本一趟,他因此陷入快樂過勞。他沒有時間做好任何事,有些事根本無法顧到。別忘了,比爾是自願接下所有這些計畫,甚至遊說公司這麼做。比爾深感擺脫不了的事情實在太多。 焦頭爛額大約 6 個月之後,比爾和太太喊暫停,判定目前的生活方式無法持續下去。夫妻一起仔細研究兩人的工作,看看有沒有可以退出的任務。辛西雅剛從商學院畢業,正處於事業關鍵期,必須在她任職的顧問公司建立口碑,因此夫妻共同決定,辛西雅把重心放在事業上是個好選擇,他們得想辦法支持她的新職涯。比爾知道此時也是蘋果的關鍵時期:公司正在開創全新的事業,況且這項新事業的營收,成長將超過十億美元。比爾不太可能碰上其他和這個新事業一樣振奮人心的機會,因此夫妻倆決定也要支持比爾大量的工作與出差。 夫妻做好工作上的決定後,列出他們必須做的所有事,其中有他們不願妥協的事,例如自己帶孩子。他們也列出所有可以請別人做的事,包括煮飯、洗衣服、除草、打掃家裡等較次要的工作。夫妻倆計算,如果他們不做這些事,就有足夠的時間分給彼此與孩子。兩人將有足夠的時間做重要的事。 只有一個問題:他們賺的錢不夠請人做家事。 比爾因此去找蘋果的上司,告訴他以下這個故事:「目前是我們團隊的關鍵時刻,我們正在一飛沖天,我們負責的可攜式電腦是蘋果事業成長最快的部分。我們正在立下業界標準,而目前手上的專案數多過人手,我們找人的速度根本跟不上。我百分之一百一十全心投入,能參與這些令人振奮的案子是十分特殊的機會。這就是為什麼我自願一次接下 3 個專案。在此同時,和我扮演相同角色的其他人,只接了一個專案。我發現要維持我目前這種投入程度,又要挪出時間陪家人,我需要把生活中的許多事外包出去,而那需要很多錢,我需要加薪。」 這個故事說得很好,但也是實話,比爾最後獲得了加薪。不是立刻就加—比爾必須先證明,他有辦法應付一次接 3 個專案的挑戰。不過,他和太太是請別人做重要性不如快樂過勞的工作,才得以兼顧。 (本文出自《做自己的工作設計師》,大塊文化出版)