你都如何運用一天的工作時間？管理大師彼得．杜拉克（Peter Drucker）在《杜拉克談高效能的5個習慣》分享一個案例，他曾問某公司董事長的工作內容，該董事長認為他的時間有 1/3 花在跟高階主管談話、1/3 跟重要客戶談話、1/3 投入公益服務。但當他請祕書幫他記錄時間後，發現他的時間大部分花在打電話追問工廠進度、幫他認識的客戶安插訂單，而且由於他的干預，還造成工廠生產速度變慢。

這是工作者常見的毛病，認為自己花時間在高產值、很重要的任務上，只要仔細檢視，發現根本不是那回事。

工作者經常埋怨時間不夠用，但回想一天的生活，一早進辦公室，忙著回覆待處理的電子郵件，回覆完準備做正事時，突然一通電話進來，跟你討論客戶的狀況；講完電話後，只剩一個小時可以處理份內的事，時間還不夠你蒐集資料；緊接著是和客戶餐敘，下午又要開半天的會議。整天下來，忙得團團轉，最重要的專案還是沒有任何進展，只好含淚把工作帶回家。

杜拉克（Peter Drucker）表示，大部分工作，尤其是知識型工作，即使是很低的產出，都會耗費大量時間，例如一份報告，光是蒐集、整理資料、到草擬初稿，可能就得花費 6 至 8 小時。

但「時間」與其他資源不同，企業裡的人力、物資、廠房、甚至是資金，可以用金錢換取或找其他替代方案，只有時間無論如何不可能增加。如何有效運用，是所有經理人都想知道的答案。

在資源稀缺的情況下，欲達成高效工作，首先，你必須弄清楚你平常把時間用在哪些地方；接著減少沒有生產力的時間花費；最後是盡可能把零碎的時間，整合成可連續運用的大量完整時間。

你的時間都花在哪？找出無生產力的活動

記錄，是抓出時間浪費最簡單的方法。不限於任何形式，你可以自己寫時間日記、請祕書幫你記錄，重要的是， 每件事情要「即時」記錄，在事情發生時，就把你正在處理的事情、花費的時間寫下來 ，而不是事後回溯。記錄一段時間之後回頭檢視，例如每半年回顧一次，檢討跟修正自己運用時間的方式。

就像文章開頭提到的董事長案例，藉由檢視時間紀錄表，找出沒有生產力、浪費時間的活動。工作者要針對時間紀錄表上的項目，問自己以下兩個問題， 「如果不做這些事情，有什麼差別？」 如果答案是，「不會有任何差別」，就無須再做這些事情了。

第二個問題， 「我的時間紀錄表上，哪些活動可以請人代勞？」 把不需要親自處理，而且其他人可以代勞的事情，交代給部屬或同仁處理，像是飯局、拜訪舊客戶的出差行程、沒有自己在場也能進行的會議，把時間留給最重要、必須要完成的任務上面。

通勤時收發email，一進辦公室立刻開工

工作者記錄自己的時間花費後，會發現繁瑣、卻必須執行的事情，占據大半工作行程，像是開頭提到的會議、收發 email 等，這個事實可能令人有點沮喪，但是使用一些技巧，就能有效增進處理瑣碎事情的效率。

《杜拉克談高效能的 5 個習慣》指出，領導者可以向部屬發問，「我做的哪些事情，不僅沒有提升你的效能，還浪費你的時間？」就會發現大部分會議其實不需要那麼多人參加，只需要邀請跟有直接相關的人參加即可。

但是在專案衝刺、不得不開會了解團隊近況時，《SCRUM：用一半的時間做兩倍的事》建議，與其一、兩個月才召開一次冗長的會議，不如每天召開會議、每次 15 分鐘為限。會議主持人向團隊詢問，「你昨天做了什麼事情，協助團隊完成目標？」「你今天打算做什麼事情，協助團隊完成目標？」「有什麼阻礙團隊前進的因素？」以快速掌握專案進度。

《10 分鐘完成每件工作》提到，通勤時間最適合拿來處理 email，無須每封閱讀，先瀏覽寄件人、信件主題與開頭的幾行內容，判定是否與自己有關；有些需要你花時間思考如何回覆，可以另外空出時間答覆，先去閱讀其他需要你閱讀的信件，才不會因為一封 email 耽擱整體流程。

只需要回覆「是」或「不是」「好」或「不好」的信件，工作者就無須花太多時間構思內容；若是需要經過公司內部協調的，事先回覆對方，「收到信件，但因公司內部需要討論，請再給我一個星期」，才不會讓對方再打來確認。

瑣碎雜事集中處理，預留不受干擾的時間

弄清楚時間花費在哪裡後，《杜拉克談高效能的 5 個習慣》提及， 工作者必須整合可自行支配的時間，在這段期間內不受打擾完成重要工作 。一個星期安排一到兩天專屬自己的時間，將會議、問題討論等活動排程在其他工作天；或者每天早上安排在家工作一小時，將精神最好的時段保留給關鍵任務。

手寫也有助於提醒自己聚焦重要工作，《工作與生活的技術》提到，每天早上開始工作前，先寫下今天有什麼待辦事項，在筆記本左邊寫下最重要的 3 件事情、右邊寫下如果還有時間或空檔時，想要處理的任務或生活瑣事，以可視化的方式，提醒自己專注完成於今天的目標工作，不被其他任務吸引而失焦。

《葛洛夫給你的一對一指導》指出，每天一早預想每件事情需要花費的時間，寫下當天的活動。日常工作盡可能要保持規律，從需要完成的事情當中，找出基本模式，把類似的活動放在一起，例如打電話、收發信件，集中起來在某個時段一起解決。

時間是稀少的資源，杜拉克表示，除非工作者能好好管理時間，否則難以管理其他資源。分析自己如何運用時間、刪去不必要活動，預留不被干擾的空檔，是邁向高效能的關鍵。