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經理人月刊第204期

你的心態像「士兵」還是「偵察兵」?決定你判斷事情的格局

2021-11-24 整理‧撰文 高士閔
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一位法國間諜喬裝成清潔女工,在德國駐法國大使館裡發現一份被撕毀的備忘錄,寫滿了出售給德國的軍事機密。負責調查的法國官員認為,軍官阿爾佛雷德.德雷福斯(Alfred Dreyfus)就是兇手,因為他是猶太人,字跡又與備忘錄相似,所以很快判定「叛國罪」。然而,德雷福斯是無辜的。

《零盲點思維》作者茱莉亞.蓋勒芙(Julia Galef)指出,「人經常認為自己是對的,儘管自己是錯的。」德雷福斯事件就是一個典型,當時法國軍方反猶太主義盛行,德雷福斯恰好是高階軍官中唯一的猶太人,即使證據不充分(字跡沒有完全吻合),法國軍官也找了各種理由支持判決合理。

蓋勒芙解釋,法國軍官會欺騙自己,是因為人傾向「定向動機推論」(directionally motivated reasoning),指無意識的動機會影響我們得出的結論。比如說,當我們希望一件事為真時,會自問「我能相信它嗎」,以尋找一個接受它的理由;當我們不希望一件事為真時,則會問「我必須相信它嗎」,同時尋找一個拒絕它的理由。

延伸閱讀:CEO 眼中的「大將之才」是怎樣?3 個方法,鍛鍊自己的思考格局

她比喻,一個人的信念、價值觀或觀點,就像一座城堡,定向動機推論就是「士兵」,任何違背自己論點的證據,都會被「抵抗」,禁止入城;只有自己認同的資訊,才會「放行」。蓋勒芙將此機制稱為士兵心態(soldier mindset)。

士兵心態的好處是滿足情感和社會利益。其中一個例子是「讓自我感覺良好」。比如說,詢問 10 位駕駛「開車技術如何?」答覆多半是:自己優於平均。但不可能所有人都優於平均,所以多數人只是透過騙自己來感覺良好。

然而,士兵心態讓我們暫時滿足,不代表它是一個好策略。例如與其為求職不順找藉口,不如改進面試技巧。而這個正視真相、改變行為的心態,叫做偵察心態(scout mindset),亦即渴望看到事物的本來面目,就像偵察兵繪製戰略地圖,重點是「我的眼睛有沒有看錯?(這是真的嗎?)」

德雷福斯事件後來翻案,因為更多備忘錄出現,其中一些還是新寫的。一些法國軍官辯稱「新間諜被訓練模仿德雷福斯字跡」,但反間諜部門負責人喬治.皮夸特(Georges Picquart)開始懷疑「自己可能判了一個無辜者有罪」。他檢視當初所謂的「證據」,發現大多只是「推論」,最後花了 10 年幫德雷福斯平反。

蓋勒芙總結,在現實中,沒有人是絕對的偵察兵,正如沒有人是絕對的士兵。我們的思維方式會隨著時間和環境改變。

舉例來說,交易員工作時可能是偵察兵,樂於測試自己的假設,然後發現對市場的看法是錯誤的;但回到家,在生活中又變回士兵,不願承認婚姻中的問題,或不願承認自己可能出錯。

關鍵在於, 偏見會使我們過度重視士兵心態,同時低估了偵察心態。 換句話說,我們的判斷力受到態度的限制,遠大於受到知識的限制。唯有正視現實,判斷才會變好。

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資料來源/《零盲點思維》,天下雜誌出版

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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