常換採購人員，就能防止舞弊？懂賺錢的企業，不會踩這 4 種地雷

所謂採購，是指企業在一定的條件下，從供應市場獲取產品或服務作為資源，以保證生產及營運正常開展的經營活動。在採購的發展歷程中，經歷了從傳統採購到戰略採購的演變。而在傳統採購中，人們對採購工作的認識，普遍存在幾種誤解：

誤解一：採購就是殺價，價格愈低愈好

有些人認為，做採購就要熱衷於和供應商打價格戰，把價格一再壓低，並將獲得最低價格視為成功。這是典型的誤解，之所以這樣做，是因為忽略了採購的總成本。

俗話說：「買的沒有賣的精。」供應商看似在價格上已經沒有營利的空間，但是他們會透過其他管道來挽回損失，例如降低材料品質、交貨時間不準時、服務水準下降等。結果，採購人員看起來在交易上占了便宜，過程卻飽經磨難，甚至在後續使用中，付出更大的代價。所以，不僅要關注單價，更要關注採購的總成本。

誤解二：採購可以「吃、拿、卡、要」，不吃白不吃，不拿白不拿

有些人認為，採購是個肥差，很大程度上掌握著選擇供應商的權力，供應商有求於自己，就認為有權不用、過期作廢，所以在過程中為自己謀取私利。這種觀念和行為不僅有違職業道德，還使採購中的風險加劇。

對於任何管理良好的企業而言，都不會允許發生上述現象，在強化內部控制的基礎上，總會致力於打造堅守道德規範的採購團隊，以防止過程中的貪腐現象。

誤解三：認為企業要經常更換採購人員，以預防採購貪腐

有些企業認為，採購工作不過是花錢買貨，容易滋生問題，為了控制採購人員的不道德交易，得要經常更換人員，以防止貪腐發生。一些企業甚至明文規定，採購人員不得連續任職超過 3 年，期滿要轉調到其他部門工作等。

上述做法固然在一定程度上，有助於遏制弊案，卻忽視採購工作的專業度。由於採購在生產經營中發揮的作用愈來愈大，不再僅僅是簡單的事務性工作，而是專業性很強的職位。頻繁的調職，既不利於採購人員累積專業能力，也不利於培養、提升工作能力。

誤解四：認為做採購就要會急催貨，然後慢慢付款

有些人認為，做採購就是在拿貨的時候，要學會如何催供應商快速出貨；在收到貨物後，到了付款環節，卻不著急了。即便供應商不斷催促，還是非常淡定，能拖多久就拖多久，彷彿為所在的企業「減少」支出一樣。

其實，上述做法很不利於採購人員培養企業的商業信譽，更不利於與供應商發展良好關係，最終更會影響企業的健康發展。一般來說，每個企業都處於特定的供應鏈之中，如果只顧私利，不管上游供應商的死活，基礎就會動搖、甚至喪失其可持續發展的良性根基。

4 大特徵，判斷企業有沒有「戰略採購思維」

隨著社會發展和採購工作重要性的突顯，從傳統採購走向戰略採購，成為當前採購發展的趨勢。我們要判斷一家企業是否具備戰略採購的思維，主要基於下述關鍵特徵：

1. 從關注單價到關注採購總成本

採購總成本，就是採購材料的生命週期的全部成本。也就是說，從與供應商談好單價，到材料交付、運輸、檢驗、儲存、使用，轉化成相應的產品，直至產品為客戶所接受，或者遭到客戶投訴並處理完投訴的整個過程。過程中附加在材料單價之上，而發生的各種費用支出的總和，構成材料整個生命週期的成本。

2. 與供應商的關係，由短期交易到長期合作

傳統採購只關注單價，使得企業會基於價格因素而頻繁更換供應商，不利於與廠商發展穩定的夥伴關係。但在戰略採購中，企業與供應商會把彼此視為夥伴關係，雙方致力於長期合作，才有助於雙方實現雙贏的發展。

3. 供應商由分散到集中，數目由多到少

傳統採購只關注單價，誰的價格便宜就買誰的，使得供應商很分散，數目也很多。至於戰略採購，一般會強調高度集中，供應商的數目也會隨之減少。

我們知道，採購追求的是品質優、成本低、交貨準時、服務好。從品質方面來看，由於不同的供應商遵循不一樣的品質標準，而且在水準上參差不齊，因此如果供應商數量過多，就會使得材料品質波動大、不穩定，同時增加檢驗次數和檢驗費用。倘若從中篩選出表現優秀的廠商，就會讓品質有更好的表現；從成本來看，供應商數量多、貨源多，會使得企業採購數量分散，不利於形成數量優勢和規模效應；反之，可以透過採購規模效應，爭取到更好的價格優勢，以及更低的採購總成本。

從交貨與服務方面來看，實施集中採購，有助於企業成為供應商的大客戶，由於廠商普遍奉行大客戶優先原則，因此在產能分配、供貨保障、技術支援與服務上，都會不同程度的向企業傾斜，以滿足其需求。

4. 採購部門的角色，由被動執行到主動參與經營

傳統採購被視為一項簡單的事務性工作，主要是簡單的下單、跟催、驗貨、付款等，只是被動執行需求部門提出的商品規格；戰略採購則高度重視採購對於經營的重要性，強調其專業度，視為企業的一項戰略職能，使得人員積極主動參與經營。

（本文出自《賺錢公司的採購學》，大是文化出版）