工作效率就是比較差？你需要的不是時間管理，而是模仿別人的工作方法！

有沒有想過，為什麼自己的工作速度比別人慢？有的人一小時就做完了，但你來做總要花好幾個小時，甚至要花一兩天時間。因此，是不是認為自己缺乏能力，做事沒有效率？事實上，這是錯誤的認知。

事情總是做不完？先從檢討工作方法開始

工作本身就是一大堆雜務的聚合體。舉凡寄發郵件、打電話、計算數據、統整資料，這些工作固然重要，但不需要特殊的才能來處理。因此，做起這些事情來曠日費時，也不用妄自菲薄，哀嘆自己沒有能力。不過，如果其他人花一小時就能解決的事情，你卻要花上一兩天，這就有點問題了。首先你的公司會很困擾，相信你也想解決這個問題。那該怎麼解決呢？

首先，重新檢討自己的工作方法。你要站在客觀的角度，仔細分析自己到底是怎麼處理工作的。

某位編輯曾跟我提過他的抱負。他想推出一本賣座的暢銷書，最好是沒人出版過的那種，讓周圍的人刮目相看。可是，不管他付出多少時間和心力，別說推出暢銷書了，就連公司內部的企劃會議都無法過關。上司和同事都說，他想推出的書不可能大賣。後來，總編輯給了他一個建議：「你不要追求完全原創的書籍，去模仿那些暢銷書來做比較好。也就是用模仿的方式，來做你想做的書。」

那位編輯從善如流，參考暢銷作品推出企劃案，果然輕易過關了。現在那一本書也賣了好幾刷，真的變成暢銷佳作。

「模仿的作品竟然大賣？」他一開始心情是很複雜的，但以模仿的方式做自己想做的東西，也確實推出了夢寐以求的暢銷書。

說到這裡，想必各位也明白我想說什麼了對吧？想要順利完成一件工作，不必試著自己創出新的工作方法，而是應該模仿那些已經有成效的手段。也就是：模仿前人成功的經驗，再添加一點自己的巧思就好。

模仿是一種快速累積經驗的工作方式

我真正使用這一套做事方法，已經是整頓完子公司以後的事了。後來我被調回總公司，回到我以前任職的企劃部門，而當時我第一件工作，就是去整理書庫。

書庫中有各種沒整理過的文件資料，例如：經營或開發的會議資料，以及各項事業的分析結果等等。我把那些資料去蕪存菁，將留下來的資料分門別類，做了一份資料清單。

有了這份資料清單，我馬上就能找到「值得效法的範例」。當上司交代工作，我就馬上從資料清單中，找到堪用的處理模式和分析觀點。相信我，這樣處理工作，絕對比你從頭開始做起要快。畢竟留下來的都是成功的案例，有極高的參考價值。你只要套入最新的數據，再加一點自己的巧思就好，處理起來不用花多少時間。

不瞞各位，我以前就都是傻傻地從頭做起，這也害我走了很多冤枉路。直到我被調去整頓子公司，我才領悟到這個道理：想要盡快處理好繁重的業務，模仿別人是最好的方法。

當然，我不是說完全模仿別人是好事，自己動腦想出點子也很重要。不過，閉門造車總是有其極限，你很可能浪費一大堆時間，卻得不到良好的成果。所以，模仿前人成功的經驗，遠比低水準的創新更高明。這才是順利完成工作的訣竅。當上司交辦工作給你時，請你要想起這句話。

另外，記錄自己想出來的點子，還有以前處理過的業務，也算是寶貴的「範例」，而且還不算是抄襲。

我從年輕開始就有做筆記的習慣，好比業務上的重要數據，或是工作上的失敗經驗，以及在書上看到的格言等。我會反覆閱讀那些筆記，加深自己的印象。長此以往，有需要時我就能馬上想起來，這對我處理工作有莫大的幫助。事實上，有時候這對你正在處理的工作也大有益處。比方說，你可能以前也有處理過一模一樣的業務，可以直接拿來參考。另外，參考以前的經驗，也能避免重蹈覆轍。

你自己做的紀錄，很適合拿來當範例或反面教材，假以時日對你一定有幫助。此外，我建議這種紀錄用手寫比較好。我以前有用手機或電腦打字，但自己動手寫印象會特別深刻。大概是因為在書寫的過程中，會先在腦海裡想過一遍的緣故吧！

改善工作效率 Tips

• 凡事不需要講究原創。
• 先模仿別人成功的經驗，再加入一點自己的巧思。
• 動手寫下工作上的紀錄，有助提升工作效率。

（本文出自《內在提問》，境好出版）