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徵才如何避免看錯人?3 個面談技巧、5 種必問面試題,幫你找到神隊友

2022-09-22 萊恩・霍克
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定義出你最重視的神隊友特質之後,接下來是更困難的部分:如何準確評估候選人是否真正具備那些特質或技能。直接問:「你是謙卑的人嗎?」,不見得能夠獲得真正的答案。那些問題通常只會問出候選人相信你想要聽到的答案,關於面談技巧,你應該知道下列幾點:

1. 面談是人選展現最佳行為的時候。
如果他們面試遲到,那是一個很大的警訊了,顯示他們可能有守時方面的問題,如果對方真正加入你們團隊,你可以預期會發生什麼事。如果他們連面試都無法準時到,等到他們上任、對一切都駕輕就熟了,你準備好更常看到他們遲到。

延伸閱讀:面試員工時「以貌取人」該先注意哪個五官?從清末曾國藩挖掘人才的歷史學識人

2. 讓他們脫離面試模式。
帶對方去吃午餐或晚餐。在辦公室走動一下,輕鬆談話。如果面談時間有限,那就要靠身為面試官的你發揮創意,試著認識這個人真正的樣子。

我曾是求職者,也曾是面試官,當我考慮一份新工作時,我會希望和我未來的主管在辦公室外見面,看看對方是個什麼樣的人。我會注意他們如何談論別人(在別人背後說壞話是壞主管的重大警訊)、他們是否具有強烈的好奇心、是否真的聽我說話、有多頻繁看手機⋯⋯諸如此類的。也就是說,讓他們在處於較放鬆的狀態時,在他們因為「沒有在面試」而放下防衛時,留意觀察他們的言行舉止。你應該試著了解身旁的人的真實面貌,不是只看到他們身為團隊「主管」或「員工」的樣子。

3. 挖深一點。
大部分的求職者都會準備基本的面試問題,最厲害的面試官會把重點放在追問的問題上。如果你請求職者描述他們如何克服人生中的逆境(如果你把這點列為職務的重要特質),不要只是聽完對方準備好的故事,就繼續進入下一題。相反地,你要進一步追問。你可以問對方:「為什麼?接下來發生什麼事?然後呢?又發生什麼事?你從那些事學到什麼?」真正有價值的資訊,無疑都是從第二或第三個追問的問題中出現的。只用第一個問題就挖到寶的情況,少之又少。

針對你重視的人才特質,提出 5 大面向問題

你在面試提出的問題,都必須與你想要找到的特質相關,這點很重要。你問的每個問題,都應該有其用意。根據我重視的特質,下列是我在面試時,問過求職者的一些相關問題。

1. 韌性:「談談你曾經失敗、迷失或掙扎的經驗,你當時是如何回應的?」

一旦他們說出自己的故事(大部分求職者都對這個問題有十足的準備),就輪到你繼續追問。你可以問:「為什麼?接下來發生什麼事?那對你造成什麼影響?你現在的做法因為那件事有何改變?」繼續追問,因為你在尋求的不單是回答你的問題的故事,而是求職者是否真正把經驗課題內化,成為待人處事的一部分。

2. 好奇心:「你現在是否對什麼事著迷?你正在學習什麼?你最近學到什麼事物,讓你真正覺得興奮?你最近讀了什麼書?在工作之外,你還對什麼感興趣?」

我想要了解他們是否真的具備智識上的好奇心,具有大膽尋求知道更多、理解更深的渴望。這種特質之所以重要,是因為所有職務都在不斷變動中,如果他們能以好奇心去因應每個變動,那麼他們的學習、進步和成長的能力也會跟著增加。

3. 受教:我會請應試者分享關於反饋的經驗,退役運動員和退役軍人在這個領域的表現通常特別突出,但是運動界或軍隊並不是人們唯一得到指導的環境。我會說:「你能舉個例子,說明你如何受益於教練/導師/主管嗎?你如何在工作之外,主動向主管以外的人尋求反饋?」我想要渴望反饋、希望自己變得更好的人。他們會主動尋求反饋嗎?那是我所希望的。

4. 有效的說寫能力:我通常會請對方提供寫作樣本。我會說:「能請你讓我看一下你過去做的提案嗎?你在網路上發表過文章嗎?或是簡報檔?」有時,我會給求職者出作業,請他們在面試前完成,包含口說與寫作題,因為我想要看到他們的實際工作成果。

今日大部分的職務,成為有效的溝通者都是成功的關鍵技能。我們經常寫電子郵件、在會議上做報告,必須要能夠講述故事,以及我們團隊的故事。團隊中若有強大的說寫高手,是大大的加分。

5. 樂觀/活力:這是你從講電話、對方進門、如何與櫃檯人員打招呼的那一刻起,就可以開始評量的特質。我十分建議向櫃檯人員打探求職者的態度,從一個人如何對待他們認為不需要讓對方留下好印象的人,你可以了解關於這個人的很多事。

延伸閱讀:面試時,不能聊星座嗎?問求職者這些 NG 題,代價恐高達 150 萬元

對你想錄取的求職者,別忘了確認這 2 點

當我和徵才主管談話時,若是發現他們沒有聯絡推薦人,或者只照會一兩位,都覺得很訝異。關於你要讓誰加入你的團隊,這項決策值得你花時間和愈多你知道認識候選人的人照會愈好。而且不只是他們列為推薦人的人,你可以用LinkedIn查一下他們在過去的工作上和誰有關聯。和那些人聯絡,探聽更多的訊息。

對於你認真考慮錄取的人,你可以搜尋一下,了解他們使用社群媒體的情況。看看他們的發文,他們過去兩年都發了哪些訊息?他們的公開言談,會讓你為團隊網羅他們而感到自豪嗎?當你用了那個人,他就代表你們團隊,社群媒體上的貼文也是如此。過去或許沒有這種做法,但現在絕對有必要。這個人會代表你們團隊和你們公司,他過去的績效和行為是未來績效和行為的優良預測指標,在社群媒體上的貼文內容也是一樣。

(本文出自《歡迎進入管理階層》,星出版)

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你是在帶領團隊,還是在當高級保母?交辦前「少了這一步」,只會愈管愈累

2026-06-17
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「這個地方要不要先給主管看一下?」

Bella 盯著簡報第二頁,手停在鍵盤上。她原本想把標題寫成「年度方案回顧」,但想起上次主管看完簡報後,不只改了標題,也調換頁面順序。她心裡有點猶豫:現在傳去問,怕主管覺得她連標題都拿不定主意;先照自己的想法做,又怕晚一點被要求整頁重來。想了幾秒,她還是把檔案傳了過去。

不只簡報如此,整理客戶名單時,「產業別」和「客戶規模」要不要分開列,先問;回覆客戶的信,語氣夠不夠穩妥,先問;會議報告的結論要不要再補充一段說明,也要先問。這些確認看似都合理:她想降低出錯機率,也不想讓主管事後大改。只是久了之後,團隊慢慢養成一個習慣:遇到不確定的地方,先停下來等主管點頭。

延伸閱讀:時刻緊盯員工,是主管失敗的開始!不做「微管理」,如何避免有人脫隊?

部屬凡事先問,主管就會變成最後關卡

微觀管理常被說成控制欲太強,但在工作現場,主管多半是怕事情失控。上次部屬交來的成果不如預期,最後由主管收尾;這次主管自然會想盡早介入、看得更仔細,避免問題拖到最後才難以收拾。

問題是,盯得太細會讓部屬學到另一件事:反正主管最後都會改,自己不用太早下判斷。久了之後,部屬遇到小事也先問,主管也得花時間處理原本可以由部屬決定的細節。

根據蓋洛普(Gallup)研究,當員工覺得自己的意見被重視、能參與決策,通常更願意對成果負責。高敬業度團隊的生產力比低敬業度團隊高出 18%,獲利能力也高出 23%。想讓部屬願意多想一步,就不能把每個判斷都收回來。

一直被問細節?先用 5W2H 說清任務規格

部屬一直回來問細節,不一定是能力差,也可能是任務一開始就沒有被說完整。一句「這份報告盡快弄好」,聽起來省時間,後面卻容易出現一連串問題。部屬不知道報告給誰看、要解決什麼問題,也不知道哪些資料能用。

主管可以先把任務背景、產出、使用情境、期限、負責人、協作對象、做法和資源限制講清楚,也就是 5W2H:為什麼要做、要交出什麼、在哪裡使用、何時完成、誰來做、需要和誰合作、怎麼做,以及有哪些限制。

例如,不要只說:「這份競品報告周五前給我。」可以改成: 「周五下午 4 點前,整理 3 家主要競品的價格、通路和主打客群,做成 10 頁內的簡報。這份資料會給下周策略會議使用,目的是判斷我們下一季要先調整哪個產品線。」

任務規格清楚,主管後面就少一點臨時補充,部屬也比較能掌握任務目的、產出形式和判斷方向。

如果部屬仍然遲疑,主管也可以補一句:「這件事交給你,是因為你熟悉客戶資料,也能整理出判斷依據。」讓部屬知道自己被交付任務的原因,比較容易扛起責任。

成果總是一再重改?QQCDR 幫你對齊驗收標準

很多主管以為任務名稱、期限、格式都交代了,就算溝通清楚。等到成果交上來,才發現品質不對、成本超出,甚至踩到不能犯的規則。

尤其任務涉及對外製作、委外執行或跨部門協作時,更需要把驗收標準說清楚。5W2H 說的是任務規格, QQCDR 說的是最後怎麼驗收。它包含品質(Quality)、數量(Quantity)、成本(Cost)、期限(Deadline)和規則(Rule)。

同樣是競品報告,如果主管只說「整理一下競品」,部屬可能交出一份數字一堆、卻看不出結論的簡報。若改成:「請分析 3 家核心競品,每家公司至少包含價格、主要客群、通路打法和近期促銷。簡報控制在 10 頁內,周五下午 4 點前完成,內部採購數據不能放進檔案。」部屬就更清楚成果要符合哪些條件。

驗收標準先講明,主管就不用在過程中一直補充:「這個也要」「那個不能少」。部屬也不會做到最後才發現,主管心中的及格線和自己想的不一樣。

依 10-80-10 畫出容錯範圍,執行期才不用一直插手

主管會忍不住插手,多半是不清楚部屬出了什麼狀況可以自己處理,什麼狀況一旦出錯就難以補救。界線沒有畫清楚,每個小偏差看起來都像可能出事。

這時可以用 10-80-10 來分配管理力氣。 前 10% 先對齊目標、規格和標準,同時說清楚這件事為什麼重要、對部屬有什麼期待;中間 80% 讓部屬自己執行;最後 10% 主管陪著收尾、給回饋,確認成果符合當初設定的標準,避免又把成果拿回來自己改。

中間 80% 要能真的交給部屬,主管得先說清楚容錯邊界。例如:「單筆花費 5000 元以內,你可以先決定;如果會影響客戶承諾、對外報價或專案時程,就要先回報。時程如果需要調整,也要提前說,不用等到期限前才講。」這樣部屬知道哪些地方能自己處理,主管也不用看到一點變動就急著介入。

延伸閱讀:別再當救火隊長!掌握交辦與追蹤 6 技巧,拒絕「自己做到死」、讓部屬自動交出好成果

把追蹤節奏和授權邊界,帶回職場練習

經理人

主管真正卡住的,往往是放手之後該怎麼追蹤。當任務重要、部屬又還不夠熟悉的時候,主管很容易讓確認進度變成逐一審查,給的建議也不知不覺變成指令。《經理人》商管 LAB 推出《高績效主管的交辦學》線上課程搭配陪跑方案,協助主管在真實任務中練習交辦後的追蹤與授權:

1. 搞清楚哪些事可以交出去: 課程會帶你拆解任務風險,判斷哪些事可以讓部屬自己決定,哪些狀況必須回報主管,避免一擔心就全程插手。

2. 找到自己的追蹤節奏: 陪跑方案會搭配每周作業,練習安排任務前段、中段、完成前的確認方式,讓主管掌握進度,也讓部屬保有做事的空間。

3. 從回饋調整怎麼介入: 主管最難判斷的是哪裡該放手、哪裡該介入。陪跑方案提供學員問題回覆與直播 QA,協助你把工作現場遇到的狀況拿出來討論,修正下一次追蹤與授權的做法。

資料來源:Gallup Q12 Meta-Analysis

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