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後果很嚴重,為何員工仍忍不住做壞事?7 個公司不說的潛規則,讓組織價值崩壞

2023-02-18 班哲明.凡魯吉、亞當.范恩
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在 2009 年到 2016 年之間,富國銀行在客戶並未授權之下,造假開了 350 萬個帳戶。不只如此,銀行也替 52 萬 8 千名客戶註冊線上繳費服務,卻沒有取得他們的授權。近期的評估表示,這些造假做法已經實施了 15 年。

然而,長久以來,這些犯行都被視為是各地銀行行員的個人犯罪行為。假如被發現他們開辦未經授權或假帳戶,他們就會丟了飯碗。不過這些銷售做法已經成為銀行的常態,在各地區分行,甚至是舊金山總部都屢見不鮮。早在 2002 年,該銀行就被發現,整個科羅拉多分行都在開辦未經授權及假帳戶,以便達到銷售目標。這一切在銀行內部都廣為人知。

2016 年,當媒體揭露這件醜聞時,富國銀行怪罪並解雇 5 千 3 百名員工,因為他們參與了這些作業。然而,不久後便真相大白,這些不只是某個特定地區的個人不當行為,而是公司內的企業誘因結果,敦促員工繼續增加他們的銷售業績,盡可能多賣產品給客戶。在一份 2017 年富國銀行董事會獨立董事的報告中顯示,銀行本身承認發生的事不只是個人的關係,而是組織的問題。

要了解他們企業文化的問題,我們可以閱讀研究委員會報告,聆聽在國會的公開聽證會並取得法院紀錄,並且深入了解調查記者的長篇陳述,以及來自內部人士第一手說明的報紙文章。我們使用這些紀錄,發現有 7 種元素構成了多年來支持破壞性及非法行為的有毒混合物。

延伸閱讀:遇到問題只會回答「公司規定」,是無能的表現?優秀工作者的 2 個高效思維

1. 達成目的就對了。

公司採取的核心價值是,無論代價是什麼,達成目的就對了。

富國銀行設定了一個前所未見的銷售目標,每位客戶要接受 8 項產品(像是銀行帳戶、儲蓄帳戶、信用卡或保險),這是其他銀行的 4 倍之多。業績落後的富國銀行員工會有降職或解雇的風險,正如某位員工回想道:「他們不斷告訴我們,假如沒有達到銷售額,我們最後會去麥當勞工作。」公司對員工施加莫大的壓力,要他們達成不切實際,或者根本不可能的目標

2. 別說出來⋯⋯否則呢,哼。

員工得知他們不應該對於不切實際的策略、目標及壓力所造成的問題,提出批評的意見回饋。富國銀行的員工在提出批評後被迫離職,後來發現他們在別的地方都找不到工作,因為富國銀行在他們的 U5 文件,也就是銀行業界的成績單上註記警告。

這會進一步建立起一種企業文化,也就是公開討論是不可能的事。在這種組織守口如瓶的情況下,保持沉默變成了核心價值及實踐,而批評是困難又無用,甚至是危險的。

3. 違反規定沒關係。

在這家公司,員工後來明白了違反規定沒關係。一名富國銀行的前員工說明:「這都是操控,我們被教導要如何銷售多重帳戶。」或者如同另一名前員工解釋:「你必須接受可疑的銷售實務訓練,否則你會被炒魷魚。」富國銀行不只讓犯罪正常化,更將它成為強制的指令。

4. 隱瞞違規沒關係。

公司對於他們的違規並未透明化,有時候會採取行動來隱瞞這種行徑。當富國銀行執行長約翰.史坦福(John Stumpf)在造假及未經授權的帳戶醜聞之後,遭到國會質詢時,他暗指這些實務只發生在社區銀行部門,而《紐約時報》報導,當時銀行已經知道類似的實務也發生在它的汽車保險部門。

5. 是你,不是我們。

醜聞一旦廣為人知,公司試圖把罪名套在較低階員工的頭上。對富國銀行來說,它是在分行辦公室的一群銀行職員騙子。這種責任推卸顯示出,公司本身不想負責,也不會保護自己人。最重要的是,公司表現得很明白,它在乎的是保護自己和自己的利益,不是確保這種意外不會再發生。

延伸閱讀:朝令夕改、推卸責任?6 大跡象,幫你判斷是不是遇見「慣老闆」

6. 沒有造成傷害。

即便在被逮之後,公司試圖否認有造成損失或傷害,一種典型的中和作用。

7. 別相信我們說的話。

公司沒有正式表示,走捷徑沒關係,大家不該發言,違反規定是可以被容忍,或者甚至是受到支持的,或是公司永遠不會負起責任。然而,員工看見一個重大的斷層,在一端是公司的官方政策和關於法令遵從及道德的訊息,另一端是他們實際操作的日常實踐、價值及誘因。員工得知無論官方說法是什麼,對他們的真正期待是不一樣的。

當官方及實際價值之間出現斷層,員工失去對領導階級的信任。當新領導人告訴他們,這是會不一樣,改變會來到,員工經常已經太厭倦去改變深植的價值及實踐。就這種意義來說,這第 7 項有毒元素或許是最具破壞性的,因為它直接反對改變

(本文出自《行為失控》,平安文化)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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