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圖片來源 / 天下雜誌出版

老闆也是人,而且很寂寞⋯⋯鄒開蓮:很多人忽略了,任何重要的關係都需要經營

2023-09-25 鄒開蓮、盧智芳
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很多時候,我們覺得老闆很瞎、不了解下屬的需要、做的決策沒道理。但這往往是因為,我們也沒有真心去理解老闆的目標,並且和他的目標對齊。想想看,你真的知道老闆最在意什麼嗎?甚至,他的績效是如何被公司評核?

我有一位執行長老闆就做得很好。每年他會給每位部屬一封 「個人年度目標信」,把他的期望很全面地列出來,讓我們和他的目標對齊,也用來做個人年度評估。

做這件事一定花了他不少心思,但非常有幫助,讓我清楚了解什麼是他重視的。每一季,我都會拿出來檢視我的工作,再次提醒自己,和老闆的目標對焦。

其次,溝通不全是老闆的責任。做為部屬,有義務主動讓老闆知道他需要知道的事,而不是總有「意外」。像我在歐洲拔擢的業務負責人,就非常懂得拿捏分寸,讓我們很快地建立信任。例如重要的事,她會用 WhatsApp 簡短及時地告訴我進展,必要時就通電話談一下,很快取得共識。她常常問我的意見,也會告訴我她需要什麼幫助,這讓我感到被尊重、被重視。

老闆也是人,往往是很孤獨的

此外,我非常重視創造一對一的對話。不管是徵詢老闆對工作的回饋,或是交換意見、請求支援都好。我非常相信,與其私底下揣摩上意,不如直接問老闆的建議。每次談話,我一定會設定好要談的幾個主題,並跟老闆確認:「你有沒有其他要談的?」事先做好準備。

我也會利用出差時,找機會和老闆進行會議室以外的互動。我相信,任何重要的關係都需要經營。但讓我意外的是,很多人都忽略這一點。

其實,老闆也是人,所謂高處不勝寒,老闆往往是很孤獨的,因為他不見得能找到分享心事或壓力的對象。所以,我往往會在一開始談話時,先真心地問候一句老闆最近過得好不好。他感受到我的關心,接下來的對話也會比較有溫度。

天底下沒有一百分的員工,當然也沒有一百分的主管

管理大師杜拉克在《彼得.杜拉克的管理聖經》一書中寫道:「你無須喜歡、崇拜或憎恨你的主管,但你必須要學會管理他,好讓他變成你達成目標、追求成就及獲致個人成功的資源。」

確實,老闆需要你協助他成事,如同你需要老闆指導、鼓勵, 把機會給你。這一點是不分種族、國籍,放諸四海皆準的。

當然,你也可能真的遇到「爛老闆」。畢竟,並不是全天下的老闆都英明。這時,如果你還喜歡這家公司,我會建議你評估內部有沒有其他轉調機會,若是沒有,不要猶豫,寧可離開走人。

因為最差的狀況其實並不是換工作,而是由於對老闆充滿怨氣,天天不甘不願地工作,甚至找一群人取暖,整天背地裡罵老闆。人生陷入這樣的負面循環,浪費時間,才是最大的損失。

天底下沒有一百分的員工,當然也沒有一百分的主管。做好向上管理,絕對是上班族的必修課。它能幫助我們跟老闆目光一致,更容易一起合作,齊步向前。到最後你會發現,那個職涯路上的「貴人」,不在燈火闌珊處,往往就是一起共事的老闆。

(本文摘錄自《親愛的別怕,勇敢說 YES》,天下雜誌出版)

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別再當救火隊長!掌握交辦與追蹤 6 技巧,拒絕「自己做到死」、讓部屬自動交出好成果

2026-05-25 整理‧撰文 / 陳清稱
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部門會議上,業務經理交辦了一項工作給部屬,部屬問:「這項工作什麼時候要完成?」經理答:「愈快愈好!」多數主管對於工作期限該如何制定,經常只是隨口敷衍部屬,事前既沒有自行評估設想,過程中也不曾追蹤詢問提供協助,結果當然不如預期。

主管該如何精確估算部屬工作所需時間?《一定做得到的效率工作法》作者吉山勇樹提出制定工作期限的 3 項要領:

延伸閱讀:派任務給部屬,多久追蹤一次才好?一張圖,秒懂優秀主管的領導哲學

主管交辦工作前,3 原則估算完成時間

首先,主管可根據過去經驗推算,預估完成類似工作所需時間;若是遇上沒有相關經驗時,可以詢問有經驗者的意見,判斷可能需要的時間。

其次,判斷該項工作時間是可變動的,還是固定的。判斷的標準在於,事先確認有哪些可運用的資源(人力、物力、財力),比如說,有些工作可藉由追加人手或外包,來縮短工作時間,但也有些工作完全無法假手他人,則需安排更多時間,確定能夠及時達成目標。

最後,每項工作都要預留緩衝時間,以因應臨時的變化,若是共事的成員或利害關係人比較多的工作,必須保留更多緩衝時間,讓負責的部屬有時間進行溝通,加強團隊合作。主管了解完成一件工作需要花多久的時間,就可避免對部屬提出不可能的要求,或是制定出過於鬆散的完成期限。

主管交辦工作後,3 技巧追蹤工作進度

在設定部屬完成工作的時間後,主管可運用以下 3 項技巧,設定工作期限,有效追蹤進度。

1.一天一次、一周一次,定期溝通:《交辦的技術》作者小倉廣建議,可採取「一天一次、一周一次」定期溝通模式。一天一次追蹤時,可由部屬主動提出日報表與團隊分享,避免一天到晚追問,造成雙方關係緊張;等到一周一次的定期面談時,再與部屬進行一對一深入討論。

2.把大任務拆成小任務,設立中程期限: 遇到龐雜的大任務時,主管必須帶領部屬將大任務分解成幾項小任務,從旁提點部屬簡化複雜工作的技巧。例如,將業務流程大任務分解成整理業務、製作業務流程圖、編寫公式化手冊等小型任務,再針對各項小任務設定完成期限。

3.依照部屬的能力與成熟度,決定討論工作的方式: 對於能力成熟的部屬,採取放任形式;對於能力尚未成熟的部屬,從旁給予強烈的指示;對於有能力但動力不足的部屬,則要加強精神上的鼓舞;對於有熱忱卻能力不足的部屬,就必須多給予工作上的指示。

延伸閱讀:交辦工作要衡量員工抗壓性!心理學研究:視情況調整管理方式,才能真正提高效率

別讓交辦變「丟包」,高績效主管的授權防守線

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