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明明已經盡力表達,卻被問「你到底想說什麼」時該怎麼辦?

2023-11-16 安藤俊介
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無論是在工作中,還是與伴侶或朋友的對話中,你明明已經盡力地表達自己的想法,有時卻被對方冷冷地問道:「你究竟想說什麼?」

被問「你究竟想說什麼?」時應對的選項

1. 詢問對方「你能具體告訴我哪些地方不明白嗎?」

單方面認定「對方的理解能力不足、不打算聽我講話」也是一種傲慢。不妨謙虛地詢問對方自己應該怎麼做比較好。對方也許會耐心地解釋,你也不會被斷然拒絕。

2. 確認語感的細微差異

如果是自己親近的人,不妨確認一下他所說的詞語是什麼意思吧。有些人討厭對方用「嗯」來回應,聽起來像是沒在聽別人說話,其實對方並無惡意,只是下意識地這麼回應而已。這種語感差異也會使人心生煩悶。

3. 不要害怕「停頓」,思考之後再開始說話

無法先說重點的人通常是還沒整理好思緒就開始說話。因為他們覺得很著急,害怕如果不快點開口,也許自己的想法就無法傳達給對方。雖然停頓可能讓人感到不安,但停頓會為對方爭取思考的時間,同時也能讓你顯得游刃有餘。

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進一步分析

當你認為自己應該已經說得很明白,對方卻依舊無法理解你的意思時,你會因不知何故而備感壓力。

有幾個原因會造成對方無法理解自己想說的事情,其中之一就是雖然使用相同的詞彙,但雙方並不是以相同的意思來使用。也許有人覺得:

「明明使用相同的詞彙,怎麼可能不是相同的意思呢?」但實際上,兩個人以完全相同的意思來使用相同詞彙的情況反而比較少見。

就拿「震驚」這個詞彙來說吧。震驚也是能用來表示怒氣的詞彙之一。假設你說:「我震驚得說不出話來。」這裡使用的「震驚」,可能表示輕微的憤怒,也能表示超越憤怒的強烈情緒。換言之,有些人使用「震驚」來表示輕微的憤怒,有些人則用來表達非常強烈的憤怒。

延伸閱讀:如何建立完美的溝通?真正有力量的人是先放下自我

此外,對方無法理解的另一個原因是你沒有先說出重點。

在報告工作時,經常被人教導要先從重點開始說起。由於是工作需要,所以會按照這個方式做,不過平時與人交談時並不會這樣,如果在日常對話中,一開口就先說出重點,可能會讓對話聽起來很像在談生意,感覺怪怪的。

無論是在工作中還是日常對話中,我們要做的都是向對方傳達自己的意見。既不會因為是工作,對方就能提高理解能力,也不會因為是日常對話,對方就改變思考方式。

如果對方是有工作的人,他大部分的時間都是用工作思維在思考。這樣一來,即使你們的聊天內容與工作無關,他用工作思維來聽你說話也不足為奇。基於工作時的習慣,對方會在無意識中期待先聽到結論。

如果你從事情的經過、解釋或感受開始說起,就徹底辜負了對方的期待。在這種情況下,你所說的內容並不是錯誤,很有可能只是搞錯順序。如果是這樣的話,只要留意說話的順序,就能避免被別人質問:「你到底想說什麼?」

(本文出自《可以善良,更要勇敢生氣》,方言文化)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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