郵件副本=浪費彼此的時間！丹麥人高效率的祕密：不做「雙重核對」

前面提到海外企業跟日本合作時，最受不了的就是確認程序工作太多。對丹麥人而言，最沒有意義的工作就是「雙重核對」（double check）。

基本上，在丹麥完全不做微觀管理（micro-management），上司不僅不需要仔細確認下屬的工作進度，甚至將此當成「禁忌」。

為了避免錯誤發生，為了以防萬一，多人重複檢查的流程在日本很常見，一點也不稀奇。確實，這樣做的好處是可以避免出錯，日本品牌也因此深獲信賴。

然而，複數員工做同樣的工作所花費的時間，無論對每一位員工或組織整體的成本面向來說，實在太高。

在丹麥，不幫下屬或同事做「雙重核對」。因為大家覺得，與其把時間花在重複確認，倒不如讓每位員工負起全責做到最好，還比較有效率。

當然，隨工作不同，有時一個疏忽就可能導致致命性的錯誤，還是做雙重核對比較保險。但是，如果付出的時間成本比獲得成果還多，可以試著思考自己是否正在做「無用的雙重核對」。

光是捨棄耗時的雙重核對，可運用的時間便會大幅增加。而且，只要想到負責的人只有自己，工作時就會更有責任感，也會對自己的工作感到驕傲。如此一來，工作幹勁自然湧現，減少失誤發生的可能性也會提高。

盡量少寄電子郵件副本

在職場上也要注意跟大家共享資訊時，寄送的電子郵件副本（carbon copy, CC）。因為若在郵件裡加入不需要的副本，也會妨礙對方的「時間價值」。

一旦在郵件裡加入副本，被寄送的人就必須花時間看這封信，其實這就像複數人員重複做「雙重核對」。或許你沒有注意到，加入電子郵件副本，正在剝奪彼此的時間。

將對方的電子信箱加入副本時，請先思考「為什麼要副本給對方」。即使想讓對方掌握進度，你逐一加入副本的同事全都真的需要知道此信件的內容嗎？定期做「副本的斷捨離」或許還不錯。

若將對方加入副本，可以省去個別確認的細節，聯結彼此的時間價值的話，就有意義。若非如此，那麼刪除無用的副本，才是對得起雙方的時間價值。

確保集中回覆郵件的時間

工作的生產力，取決於是否將手上的時間做最大程度的運用。

「TAKE BACK TIME」的培尼雷表示，打造一個能專注工作的環境，讓自己可以完成今天應該達到的目標很重要。

因此，他建議制訂處理電子郵件的規則。

有些人會一直回覆郵件，但那只是浪費時間跟精力。 頻繁確認郵件，意味著經常切換工作主題，反而導致生產力巨幅下降。

也因此培尼雷認為，應該將「處理郵件」視為一項工作主題，並決定需要花多久的時間處理。

例如，一天中設定多次三十分鐘專門來「處理郵件」，在這些時間內集中回覆。如果是需要花費較多時間處理的郵件，就設定另一個新工作項目叫做「寫信給○○」，並決定所需時間。這麼一來，「郵件處理」以外的時間就不用在意郵件，可以集中精神處理其他必須完成的工作。

只要頻繁確認郵件，新工作項目就會不停跳入腦中，反而無法集中注意力。

此外，立刻回覆郵件的話，對方也會很快再回信，結果一來一往停不下來。這麼一來，你所有的時間都花在處理郵件上，就沒辦法推進應該完成的工作進度。

你是否也是如此呢？至少我就是這樣。為什麼過去的我工作這麼沒效率？為什麼工作怎麼做都做不完？現在的我似乎知道原因所在了。

而且不只處理電子郵件，相信大家都能明白，使用社群媒體也是同理可證。

不勉強自己，也不勉強別人

只要知道自己跟對方都必須在下午四點下班回家，自然而然就會想在工作時注意時間，避免造成彼此負擔。

你就會在腦中考慮，真的需要花這些時間做某件事、某個工作項目嗎？而且，也會變得開始考慮對方的時間。

例如，拜託下屬影印會議資料時，就會冒出這些問題：「真的需要讓對方付出這些時間成本嗎？」、「我真的需要這些資料嗎？」

漸漸地，你開始懂得不勉強自己，也無需勉強別人。

為了讓自己跟對方都能確保私人時間，工作的關鍵就變成是，如何在有限時間內，達到最大效率。

只要這樣想，就會發現根本沒時間做無效工作，同時，也會發現對方也無暇陪自己做這些無用之事。

為了可以跟重要的人悠閒共享私人時光，就不該被瑣事綁住時間。為了彼此的「時間價值」，就不要勉強自己，也別勉強別人吧。

（本文出自《丹麥式幸福工作法》，商業周刊）