與會者愈是踴躍參與討論，積極地提出各種點子或意見，就愈有助於做出明智的決策。然而，在會議上，有時會出現高層或年長者獨占發言權的情況，其他人只是在底下做記錄，悄悄地察言觀色，在輪到自己時才被動地發表簡短的意見。 此外，有時當意見互相衝突，也會導致會議無法順利推進。 這一章節，我們將要學習如何讓會議順暢地進行。

僅是出席會議而不積極參與，是一件非常可惜的事。我們應該把會議視為磨練的機會，為重要的發表或報告奠定堅固的基礎。會議的頻率，往往比正式上台發表還要更多，如果能與經常見面的同事建立起信賴關係，那麼你的報告對他們而言就會更具有說服力。在會議室中，盡量熱情地與同事打招呼，並且認真傾聽對方發言，藉此建立良好的人際關係。這樣的交情，會在你上台發表的緊張時刻，化為一股溫暖的支持與鼓勵。

4 個方法，會議不再窒礙難行

為了使會議順利進行，同事之間應該尊重彼此的意見，並鼓勵所有人踴躍表達看法。 也許有些人剛進職場、年資尚淺，又或者身為自由工作者、尚未正式就業等，對會議的重要性體會不深。其實，會議不僅限於公司內部，在計畫家族旅行、與朋友一同選擇聚會地點時，同樣需要經過會議討論。只要是多數人聚在一起商討事情，都可以算是「會議」。現在，就讓我們一起學習推動會議的技巧，在日常生活裡廣泛地活用吧！

用短句來表達

「從今年七月到十月這三個月間，我們針對一百名試用公司掃地機器人的顧客進行一項滿意度調查。調查共分為十個項目，答案允許複選，在調查結果中『打掃輕鬆』獲得第一名，得到所有受訪者中七五%的支持。其次是『自動清空集塵盒』，在全體受訪者中以六三%的滿意度位居第二。由此可見，多數的顧客非常重視產品使用時的便利性。」

像這樣的長句，聽眾會難以理解，甚至無法抓住重點。講到一半被打斷的情況，通常也是因為說話者長時間自言自語，讓聽眾覺得內容枯燥且冗長。同樣地，說話者也會因為句子過長，找不到換氣點，導致語速愈來愈快，內容失去條理，甚至開始語無倫次。 因此，在會議中發言時，應盡量以短句表達，句子中只要出現一個述語就可以結束。 另外，建議按照事件的重要性，先揭示結果，再依序進行補充說明。

「關於公司販售的掃地機器人，『打掃輕鬆』及『自動清空集塵盒』這兩項特色，獲得消費者很高的評價。這項數據是在今年七月至十月，針對一百名試用新機型的顧客進行的滿意度調查。調查共包含十個項目，答案可複選， 『打掃輕鬆』位居第一，有七十五人認為這是最大的優點；其次是『自動清空集塵盒』，有六十三人勾選了這項。」

活用手勢

插話容易讓人感到不悅，例如：

「啊，請等一下。」
「可是，為什麼要這樣進行呢？」
「不好意思，可以再秀一下前面的內容嗎？」

插話的人通常是主管或高層，但除非是緊急情況，否則別隨意打斷別人的話，這種行為只會破壞會議氛圍。因為部屬很可能會覺得「我講錯了」，或者「我可能要被罵了」，然後開始變得畏畏縮縮，不敢再發言。其實，上司只是因為好奇而發問，但在語氣冷淡、表情嚴肅的情況下，很容易讓員工產生誤解。

因此，當部屬發言時，如果心中存有疑問，不妨比照學生向老師提問那樣，舉手對說話者示意。

相反地，如果發言時有人插話，可以豎起手掌，傳達出「請稍等」的意思，並且以眼神向對方示意。這麼做，就能避免被他人影響，繼續把自己的話說完。假如對方仍執意插話，可以明確地表示：「請給我一分鐘，等一下再發言」；假如是因意見分歧，有好幾個人同時發話，那麼就舉起雙手來平息混亂的局面。碰到話多的人，只需保持沉默、豎起手掌即可，這是一種要求對方冷靜下來的手勢。

用眼神進行交流

會議時最重要的，就是營造良好的溝通氛圍。 我受邀到企業舉辦講座時，都會實際參與他們的會議，觀察高層與基層的溝通，以及部門負責人與組員之間的對話。不管是什麼領域，企業內的議事氛圍通常較為僵硬，會議期間，與同事有眼神交流的人少之又少。大多數人都是只盯著筆電，偶爾抬頭看一眼發言人，然後又把視線移回電腦螢幕；如果發言者就坐在自己身邊，更是連看都不看一眼。開會時，你的視線都集中在哪裡呢？試著回想一下大家的表情吧。

公司裡每個人都有共同追求的目標，在開會時，請注視對方的眼睛，用眼神進行交流，也別忘了在發言時面帶微笑。懷著與同事相聚的心情參與會議吧！現在人們通常各自埋首於工作，除非特意安排聚餐，否則平時很難聚在一起。近來遠端辦公或自由接案的趨勢興起，線上會議也變得更加頻繁，不過，經常面對面開會的話，有助於彼此熟悉，不妨盡量選擇線下互動，認真傾聽他人的意見。

當有人發言時，建議轉動上半身，讓臉部和身體都正面朝向對方。

假如與會者只顧著看自己的筆電，說話者很可能擔心自己講的內容無趣，進而加快語速。因此，我們應該注視著發言者的眼睛，適時地點頭回應，表示自己正在認真傾聽。或許有些人認為盯著對方的眼睛不禮貌，但其實不必有這樣的顧慮，因為傾聽就是從眼神的交流開始。聆聽他人發言時，只在有需要記錄時才低頭動筆。開會的目的，不在於抄寫筆記或宣讀資料，而是為了交流與對話。

有效地分配發言時間

開會時，可以嘗試為每個人的發言設定時間，就像電視上的辯論會一樣，公平地給予每位成員發言的機會。建議使用沙漏或計時器，設好固定的時間，如此一來，就能避免有些人長篇大論，進而鍛鍊出精簡的表達能力。此外，平時話少或傾向聆聽的人，也會為了準備發言內容而提出意見，形成多樣化的觀點。 最終，會議內容將更為充實，整體的互動品質也會向上提升。

如果是線上會議，發言時間應該縮得更短，因為非面對面的開會方式，人們的專注力會明顯降低。在實體會議裡，十分鐘的簡報可能很有趣，但是透過視訊傳達時，三十秒後就開始讓人感到乏味。另外，許多人已經摸清線上開會的模式，懂得如何偷偷分心做其他事。線上會議存在著物理距離，難以如實地傳達情感與氛圍。因此，進行線上會議時，應盡力做到言簡意賅，直奔重點。

會議的主持工作應該輪流進行，才能培養每位員工的領導能力。一般在企業裡，通常由主管主持會議，但是當主管不在時，部屬也應該展現各自的領導才能。為了提升工作效率，平時可以透過會議來增進員工的溝通力。其實，世界上並不存在「天生口才佳」的人，而是當發言的機會變多，反覆受到訓練時，表達能力就會與日俱增。

（本文摘自《創造幸福的對話力》，寶鼎）