數位時代 謝宗穎
上班族新職災？逾 9 成經歷「會議宿醉」！5 方法解決無效開會
忘了公司的歡樂時光（Happy Hour）小確幸吧！現在最常讓上班族「宿醉」的，是各種工作會議。
根據今年 2 月《哈佛商業評論》（Harvard Business Review）報導指出，人們參加完一場無效會議後，會出現所謂的「會議宿醉」（meeting hangovers）現象。調查發現， 超過 90% 的員工有過會議宿醉、近 3成（28%）的會議還讓員工「暈」到回家還在暈 ，造成揮之不去的負面影響。
考量到普遍員工每周繁多的會議次數，以及員工們對開會的態度會大幅影響整體工作滿意度（即使納入薪資、職位等），這個占比數字相當驚人。
「當我們參加了一場糟糕的會議後，我們並不會把影響留在會議室，而是把負面感受帶著走，進而讓我們的參與感、專注力下滑與生產力受損。」美國心理學家、北卡羅來納大學夏洛特分校教授羅格爾伯格（Steven Rogelberg）解釋了會議宿醉將對工作者造成內耗。
值得慶幸的是，研究指出，會議領導者可主動採取措施來預防會議宿醉。就算無法完全防止，經歷糟糕會議的人也能透過一些方法「復元」。
「會議宿醉」長怎樣？
為了應對糟糕會議帶來的「宿醉」，北卡羅來納大學與工作管理平台 Asana 的工作與組織研究者攜手完成了《工作創新狀態報告》。一共針對美國及英國超過 5,000 名知識工作者進行調查，追蹤他們在糟糕會議當下及之後的心路歷程。
調查顯示，超過 9 成受訪者偶爾有會議宿醉經驗。過半數的人指出，宿醉負面影響了他們的工作流程或生產力；47% 的受訪者也認為，他們因此工作投入度降低。這些負面影響通常源於 「反芻」（rumination）——不斷在腦中重播會議的片段。他們指出，會議宿醉也損害了與同事的互動，比如感覺與團隊疏離或只想一個人獨處。
有些人甚至將會議的不滿情緒帶到與同事的對話中，形成所謂的「會後會」。超過 3 分之 1（36%）的受訪者坦言有時會向同事抱怨，27% 的人則經常或總是這麼做。雖然這種「抱怨式社交」短暫提供了情感支持，但也會擴散消極情緒，加重宿醉效應。
至於會議令人沮喪的主因，受訪者指出最常見的6點：
討論離題或無關（59％）
缺乏明確議程或目標（59％）
時間管理不當（53％）
缺乏可行的後續行動及成果（48％）
參與度不均或過低（39％、38％）
缺乏有效的主持引導（30％）
舉例來說，一名從事教育的職員描述，她曾開會時整整 1 個鐘頭無法發表意見，只能被動地坐著，感覺自己只是「被湊數」的臨演，且時間感到氣餒。也有行銷人員則回憶起一次活動籌備會議，主導者毫無準備，連基本問題都答不上來，最後坦承：「我只是想趕快把這件事從清單上劃掉。」
這種挫敗的「宿醉感」平均持續約2小時，但有些人甚至會「暈」上一整天，部分受訪者就透露，曾把負面情緒帶回家，進而影響家庭生活。
領導者如何預防會議宿醉？
好消息是，這些問題可透過 5 個「會議科學」方法緩解：
1. 不是主宰，而是引導（Don’t dominate, facilitate）：
更主動且有意識地引導討論，像是讓成員輪流帶領議程項目、運用即時投票或小測驗收集意見，尤其適合虛擬或混合型會議。
2. 無情精簡邀請名單（Cut the guest list ruthlessly）：
只邀請「必要參與者」，其他人可以事前提供意見或會後用 email 更新，像 Dropbox 就鼓勵只邀請「關鍵利益關係人」（Key Stakeholders）。
3. 將議程改成行動計畫（Turn agendas into action plans）：
設定具體問題，例如：「我們產品上市時間表的關鍵風險是什麼？該如何緩解？」取代模糊不清的項目名稱。
4. 每分鐘都精打細算（Make every minute count）：
設定會議時間須緊湊且符合需求，避免會議隨時間膨脹，如帕金森定律（Parkinson's Law）——讓人會不斷拖延、分心、增加任務複雜度，直到時間耗盡。
5. 每項議題指派負責人（Demand accountability, every time）：
像蘋果（Apple）就為每個行動項目指派直接負責人（Directly Responsible Individual，DRI）。即使已做好準備，部分會議仍可能失控「暴走」。此時，可以在會議中即時調整議程、延後次要議題，或允許後續一對一溝通，以減少宿醉效應。
如何從糟糕會議中恢復？
調查的受訪者也分享 3 個有效的恢復策略，包括：
暫停並重置（Press pause, then reset）：
簡單的心理休息，例如深呼吸或短暫冥想，有助打破負面思考模式。
出去透透氣（Walk it off）：
短暫離開會議空間，像是到戶外走走或去喝杯咖啡，能顯著提升復原效果。
有建設性的對話（Find clarity in conversation）：
不是單純抱怨，而是與同事探討問題根源、交換觀點，能幫助提升應對未來糟糕會議的能力與韌性。
對那些覺得自己即將「會議宿醉」的人，羅格爾伯格建議，在下次與工作麻吉的閒聊時，將重點放在「如何應對情況和調適情緒」，而非純粹抱怨。
「和同事聊聊要怎麼處理未來類似的情況、聽聽他們的想法、一起進行意義建構（sense-making）、試著從不同角度理解剛剛發生的事。這樣的對話能提升你的應對技巧和抗壓性，當你再次遇到糟糕會議時，就會更有能耐面對。」羅格爾伯格說。
（本文出自數位時代）
