我又被 Google 警告儲存空間不足，需要購買更多空間。雖然看來不算貴，但我沒有接受，增加儲存空間並不能解決問題，因為我 Gmail 信箱有高達六萬多封信，我的「最新快訊」竟然遠自二○一二年。

我認罪，但我絕對不是唯一一個為 Email 苦惱的人。根據電子郵件管理平台統計，二○二四年個人和企業每天發送三千六百一○億封電子郵件，平均每個上班族每天會收到一百二十一封Email。

雖然我需要整理好 Email 信箱，但全數刪除可不是好主意，雖然我看到一篇文章的建議是，另建一個新信箱，定時巡邏舊信箱，看到重要的資訊就保留，但這不就像實體世界拋棄舊家、住進新家一樣，所以我沒有採取這個方案。

好消息是，原來早就有許多方法幫忙整理信箱，而且不需要花一整天坐在書桌前頭痛。首先，看看 Email 失控造成的四大影響。

影響1：錯過重要訊息

Google 郵件若一直往返，內容常會堆疊在前一封裡，若信件多更是雪上加霜，我就曾錯過從律師事務所傳來的重要信件。

影響2：加劇壓力和焦慮

當我們擔心錯過重要訊息，或是難以應付層出不窮又雜亂的來信，會感到壓力升高，難以放鬆，持續的精神負擔也會影響下班後的休閒生活，使幸福感降低。

影響3：產生額外費用

顯而易見地，大量的文件不處理，占用個人空間，造成儲存空間不足，可能會導致額外費用。

影響4：生產力、效率下降

許多上班族坦承，打開 Email 信箱是他們上班做的第一件事。如果 Email 太多，會花太多時間閱讀、回信與整理，難以花時間在真正重要的事情上。

同時，如果一早就要處理許多 Email，將會導致決策疲勞。無法給每封來信足夠的思考時間，容易做出草率的決定。

5 招清理信箱與郵件

看過一輪資料後發現，整理數位環境，和實體空間並無二致。幾乎就是將 Email 整理分類後刪除不要的，善用標籤建立整理系統、設限進入的郵件，以及保持習慣。

但一開始，我先得解決一直亮燈警告儲存空間不足，先讓巨量的無用郵件消失。

方法1：取消訂閱

英文俗諺說，「想要清潔華麗的街道，就要阻止雪花掉落，」例如我好不容易才刪掉兩百封信，怎麼不一會兒功夫就多了五十多封信，不管你因為什麼原因，留下了你的Email，問問自己，這些郵件、電子報重要嗎？如果答案是否，請無情地取消訂閱，還好取消訂閱非常方便，只需將滑鼠挪移到下方，就會出現「取消訂閱」的圖示，按下即可。

不過，取消訂閱不需要的電子報或新聞郵件，對阻止不斷湧入的各種新聞、資訊十分有幫助，但無法解決已經存在的大量郵件。

方法2：善用「篩選器」

在 Gmail 最右方，有個圖示，按下之後，選擇你需要的條件，比較常用的如：一年以前「older_than:1y」數字可自行更動，社群媒體「category:social」、廣告信「category:promotions」、未讀郵件「is:unread」等。之後再選擇郵件上的方框，再點「全選」，再按長得像垃圾桶的「刪除」圖示，就能一次刪除電腦頁面上的五十則 Email。

以上指令也可以加以組合，例如日本網友 Kazuho Oku 發現，「is:unread category:promotions older_than:1y」，就能找到一年以上未讀的廣告郵件，一年以上的廣告信也不需再讀；我也依此邏輯「is:unread category:updates older_than:1y」找到一年以上的最新快訊，並予以刪除。

方法3：刪除大量廣告信、社群通知

但一次刪除五十封對我來說，還是杯水車薪，畢竟我可是有六萬多封信。

我又找到另一個刪除大量廣告信的方法。先點選左側方框按下「全選」之後，上方橫槓會出現「促銷內容」、「社群網路」、「最新快訊」、「論壇」四類，點選「促銷內容全部○○個會話群組」（我是兩萬多個，再度認罪），再按上方垃圾桶的刪除圖示，之後會出現「確認大量操作」，只要按下「確定」，就能刪除批量的郵件。

同理也可以刪除大量的「社群通知」、「最新快訊」，「全選」→「選取社群網路中全部會話群組」，再按「刪除」，「確認大量操作」，按下「確定」。

方法4：採一次接觸原則維護信箱

十秒鐘一次接觸原則不僅適用於居家，更適合工作。一收到信件，盡可能立即回覆、歸檔或刪除，立即採取行動，不要等到成為另一項讓你頭痛的工作。

方法5：建立資料夾和標籤

建立資料夾和標籤可以將龐大的 Email 分類管理，例如你可以為客戶、專案、個人建立資料夾。也可以為重要郵件建立如「緊急」或「待辦事項」的標籤，就無需翻閱數百封郵件即可找到所需郵件。

雖然收信是上班族工作的一部分，善用小技巧，避免郵件超載，整 齊、清爽的感覺，不僅可以出現在你家，也能在你的數位生活。

（本文摘自《慢捨離》，天下雜誌 ）