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一天 24 小時根本不夠用!你的時間去哪了?揪出生活中的 6 個「時間小偷」

2026-06-18 朱昶熺
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時間是看不見的,我們看不到前進的道路,但是時間總是以同樣的速度向所有人靠近並離開。世界上所有的事情都是搶奪時間的戰爭,我們生活在一個彼此的時間搶奪與被搶奪的時代。這個道理在古代社會和現代社會都是一樣的,古代的生活空間非常狹小,所以對時間的使用可以進行觀察和控制,但在現在的時代要做到這點並不容易。

現代人的活動範圍已經擴大到了全世界,但由於大部分的活動都是透過智慧型手機或網路進行的,因此我們看不到別人的活動;網路雖然方便,卻因為看不見,所以讓人感到莫名地不安。在我的時間路上會遇到的情況變得越來越多,誘惑也很多。

延伸閱讀:你缺的不是效率,而是時間觀!想真正善用時間,先理解 3 個真相

儘管透過社群媒體可以輕易地看到別人在做什麼,卻無法得知那是不是真的,可是人們卻會有反應,大家會為此瘋狂、批評或是成為粉絲,集結起來行動。這種群體,我既怕脫離又怕被排擠,因為有太多這種無形的誘惑,所以社群媒體雖然方便卻令人不安。

在這樣的環境中,有人奪走了他人的時間,有人的時間則是被奪走。

人生是一場與時間有關的賽局。就算現在領先別人,也不保證能永遠保持勝利;即使現在落後,也不代表以後都是如此。假如我現在為了某個人而使用自己的時間,那麼當賽局變成時間以我為中心轉動,就會發生有趣的事情。

就算你在甲乙關係中是「乙」,但還是有方法讓「甲」按照你的話行動,那就是賺回時間。重點並不是你身處的狀況,而是你在那情況中表現出什麼樣的態度,這就是在時間戰場上能獲勝的唯一武器,也是你能使用的最強力武器。

我們來看看時間小偷。

意料之外的資訊:網路和社群媒體

Facebook、Instagram、推特等社交媒體提供有趣又有吸引力的內容,很容易就能奪走我們的時間。

原本社群媒體建立的目的是為了溝通,可是現在卻接觸到了非常多我們不想接收的資訊,甚至得到了來自陌生人的資訊。

從某種角度來看,溝通範圍的擴大也許可以視為正面的改變,但是對於可能會侵犯自己時間的資訊,需要養成果斷地拒絕的習慣。我不想看到的資訊偷走了我的時間,若因那些資訊而做出反應就是對自己的時間不負責。

要努力成為控制時間的人,而不是時間被操控的人。

即時發送的電子郵件、未經篩選的內容

部分跨國公司以工作地區不同為由,宣布要根據回覆電子郵件的時間和內容的準確度為基礎進行評價,因此他們設置了一個功能,讓員工在收到電子郵件時會收到通知,這讓員工一直保持緊張狀態。

和上面提到的社群媒體一樣,要求員工即時回覆電子郵件必然會妨礙員工們專注,不該以寄送電子郵件的時間為基準,而是以收到的幾個小時後為標準來計算;使用電子郵件過濾功能也是一種方法,也就是特別標記工作的電子郵件來設定電子郵件的優先順序。

目的不明確的會議、聚會

上班族面臨到的最典型時間小偷就是定期會議,定期會議就是明明沒有特別的議題卻要常常檢討既定的事項,全體以同樣的模式聚在一起開會,會議上得要聽取與自己無關的內容,即使沒有特別的議題也得要浪費時間,主管都是抱持著一週一定要見一次面的想法進行定期會議,然而跨國公司一個月連一次會議都沒開,生產效率反而更高。

會議的目的應該是為了提出下一個行動項目,但大部分定期會議的目的並不是為了提出下一個行動項目,而是為了管理和監督。其實不是非得要看到才能監督,光憑資料、光看議題事項來管理和監督也不會有任何問題,尤其領導者應該要放下「我可以控制別人時間」的想法。上司沒有權利控制下屬的時間。要記住,如果你的時間很寶貴,別人的時間就更寶貴。希望只在有值得大家聚集談論的話題的時候再來開會。

“The least productive people are usually the ones who are most in favor of holding meetings.”「最沒有生產力的人通常最贊成召開會議。」―Thomas Sowell

不明確的目標、沒有共識的規則

如果目標不明確,人們必然會毫無頭緒地消費時間,有可能會因方向錯誤而回頭,也有可能會被一起行走的人絆住腳,這就是需要對目標有共識、要有規則的原因。未達成共識的目標和規則,會讓各自的時間失去方向,走上各自的時間路,而不是走上同樣的時間路。

個人也一樣,倘若目標不明確,就會被周圍的誘惑擺布,這麼一來,就可能會在行走時間路的途中改變方向,這不是對自己被賦予的時間負責任的態度。

只想到自己的完美主義

追求完美就會需要消費過多的時間和資源,方向才重要,走在那條路的一切並不重要,你可能會犯錯,也可能會漏掉一些東西。固然要走在「完美」的方向上,但不能對於行走這條路時可能犯下的錯誤太過執著,否則一不小心就會迷失方向。

設定適當的標準和方向後,只要盡力就行了,不能追求完美,世界上沒有完美。希望你能銘記,完美只是自我滿足,若強求完美可能會犧牲其他人的時間。適度地委託別人處理業務就要承受不完美的結果。

要記住,強求完美或是在最後一刻修改到完美都是一種傲慢,會傷害領導力。

“Perfectionism is the voice of the oppressor, the enemy of the people. It will keep you cramped and insane your whole life.”「完美主義是壓迫者的聲音,是人們的敵人,那會困住你一輩子,把你逼瘋。」―Anne Lamott

延伸閱讀:不辭職,也能活得像創業家!納瓦爾教你如何拿回「人生主導權」

最強大的時間小偷,就是自己的懶惰

大家都很清楚,雖然大家都會制定目標和計劃,卻無法實際實行。大家都知道,時間有限、時間會一直流逝,雖然有一部分的時間能隨自己的意思使用,但剩下的時間多到超乎我們想像,而我們都在浪費那些時間,在這過程中我們總是後悔,後悔自己遲到,羨慕同事升遷,尊敬那些很有計劃地使用時間的人。

儘管如此,自己的本質並沒有改變,依然合理化自己的行為、合理化情況。然而,行走自己時間路的主角就是你自己,誰也不能替你走。在行走自己的時間路時不能找藉口,必須承認、坦白且堂堂正正地面對。

時間雖然是有限的,卻比我們所想的還要多,而自己的懶惰可能會讓那些時間流逝,等流逝後才後悔。筆者也有許多悔恨,但是我現在把走過的路重新解釋為珍貴的記憶,也為了能在未來留下些什麼而正在寫書。從剩餘的時間來看,現在是最早的時間。希望你能察覺到,你的時間最強大的小偷就是自己。

(本文摘自《把你的時間變值錢》,平安文化)

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你以為自己做比較快,其實是大腦在「走捷徑」!3 個交辦習慣,幫主管跳出救火循環

2026-06-05
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身為剛帶團隊不久的主管,你在部門週會前,把下個月活動提案交給 Kevin。你告訴他:「先照過去的格式整理一版,週會前給我看。」

兩天後,Kevin 把提案傳回來。你當初交代的,他都做了:照舊格式整理活動流程、排出時程,也補上預算表。但你讀到一半才發現,這份提案還不能直接拿去週會討論,因為它只回答了「活動要怎麼辦」,沒有整理出「主管現在需要決定什麼」。

這時再請 Kevin 重做,時間已經不太夠。你只好自己把受眾選擇、預算取捨和宣傳排序補上。改到一半,那個熟悉的念頭又浮出來:這不是第一次了,明明交出去的工作,為什麼最後又回到自己手上?

延伸閱讀:聰明主管都知道的領導矩陣:這樣分配工作,部屬能做得快又好

救火的習慣,是一次一次練出來的

這和大腦的省力機制有關。神經科學裡有一個概念叫做組塊化(chunking),當某些行為反覆一起出現,大腦會把它們打包成一套自動流程,不需要每次重新思考。背後的原理是突觸可塑性(synaptic plasticity),一條路走得愈多,大腦就愈會把它當成預設選項。管理工作也會形成一樣的慣性。

如果你過去是靠專業能力升上主管,遇到問題時,最熟悉的處理方式通常是自己下場。部屬做得慢,你補上;成果不如預期,你修改;時間快來不及,你直接接手。每一次救火,都讓「我來處理」這條路徑更順。

要改掉這個習慣,不能只靠提醒自己下次要放手。主管需要把交辦拆成幾個動作,在真實工作裡反覆練習。

習慣 1:部屬沒做到位,先問自己說清楚了嗎?

交辦失敗,常從一句看似清楚的指令開始。

「幫我做一份提案」「整理一下資料」「把客戶名單更新好」,這些說法在主管腦中可能有很明確的畫面,但部屬聽到的只是任務名稱。他不知道這份提案要協助主管做什麼決策,資料要整理到什麼程度,客戶名單更新後要拿來判斷哪件事。

比較好的做法,是在交辦前先把成果講清楚。主管可以說:「這份提案明天會用在部門週會,我需要判斷活動主打對象、預算取捨,以及哪個宣傳管道要先投入。你整理時,請把這 3 件事放在前面。」

這樣一來,部屬不只知道要做一份提案,也知道主管真正要拿這份資料做什麼。

習慣 2:交出去之後,設好 3 個回報點

有些主管擔心自己管太多,交出去後就盡量不問;等到期限前才發現方向偏了,又只好自己收尾。也有些主管剛好相反,一天問好幾次進度,最後部屬覺得自己只是照主管指令做事。

設立檢查點可以避開這兩種極端。 第一次回報,可以確認部屬是否理解任務;中段回報,可以看方向有沒有偏;完成前回報,則用來確認品質是否接近期待。 這些檢查點不是為了盯人,而是讓主管在還來得及調整的時候看到問題,也讓部屬知道什麼時候該同步,不必等到最後才猜主管滿不滿意。

習慣 3:任務交出去,資源也要跟著給

部屬第一次做某項任務,通常不會和主管一樣快。如果任務牽涉跨部門協作,或對方手上同時有其他工作,所需時間還會再拉長。這時,主管如果只用自己過去的速度估期限,很容易把部屬推進不可能完成的節奏裡。

交辦時可以先問:「你完成這件事需要哪些資料?有沒有過去範本可以參考?需要我先幫你和哪個部門溝通?」 缺資料,就給範本;缺經驗,就安排資深同事協助;卡在跨部門,就由主管先把路打通。當資源條件被說清楚,部屬才比較有機會把責任接住。

延伸閱讀:主管愈遲鈍,部屬愈能成長!懂交辦的好主管都做這 2 件事

方法都懂,為何回到工作現場還是改不了?

經理人

知道要交辦,和真正能在工作現場做出來,中間常差了一段練習。特別是時間緊急、品質要求高的時候,主管很容易又回到「我自己改比較快」的舊習慣。《經理人》商管 LAB 推出《高績效主管的交辦學》線上課程搭配 4 週陪跑方案,陪你把交辦放回真實任務裡練習:

1. 改掉自己做比較快的舊反射: 很多主管知道要放手,卻會在時間壓力和成果落差出現時自動接手。陪跑設計透過每週任務與實戰作業,讓你在真實工作中練習重新定義成果、分配責任、留下檢查點。下次遇到類似狀況時,比較不會第一時間把工作接回自己手上。

2. 讓團隊真的接得住任務: 交辦失敗常來自目標、標準、權限與資源沒有說清楚。課程會帶你使用模板與情境練習,拆解交辦前、中、後該說什麼、問什麼、追蹤什麼,讓部屬更清楚自己要負責到哪裡,也知道遇到問題時該怎麼回報。

3. 有人陪你校準交辦盲點: 回到辦公室後,主管最容易卡在「我這樣算微管理嗎?」「現在該不該介入?」陪跑設計透過問題回覆與直播 QA,協助你把真實情境拿出來討論,慢慢抓到放手、支持與介入之間的分寸。

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