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[游舒帆BLOG]簡報即溝通,你該好好學簡報技巧

2019-12-16 14:05:30
Managertoday
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人生何處不簡報,簡報分很多種,不是只有打開powerpoint才叫簡報,你口頭跟老闆報告事情也算簡報,你講一堂課也是簡報的一類,你做例行性的專案報告,日常工作報告,都是簡報的一種,長一點的簡報可能一點

人生何處不簡報,簡報分很多種,不是只有打開powerpoint才叫簡報,你口頭跟老闆報告事情也算簡報,你講一堂課也是簡報的一類,你做例行性的專案報告,日常工作報告,都是簡報的一種,長一點的簡報可能一點都不簡短,要講到兩個小時,例如專案里程碑會議,短一點的簡報,可能是30秒鐘,例如在電梯中跟你的老闆摘要工作上碰到的問題,簡報依目的、型態、時間長短會有許多不同的面貌。

從一份簡報中,我們可以看出簡報者的思考脈絡,一份章法完整的簡報,我們可以看出你這個人是很有邏輯性的;一份同時兼顧到在場成員的年資深淺、位階高低、職能差異的簡報,我們會認為這個簡報者非常具備有同理心與細心;相對的,如果一份簡報從Agenda一看就是一團亂,簡報內容讓人不容易抓到主軸,那我們可能也會覺得這個人思緒有點混亂;如果這份簡報充滿了我們看不懂的專業術語,他可能沒有細心到去搞清楚聽眾的背景,同樣的邏輯,你可以套用在口頭的報告上,一個人講話井井有條,目的明確,講話圓滑漂亮,但又能達成他這段話的目的,那別人就會對你留下好印象,反之,如果你支支吾吾,有氣無力的,那別人就會覺得你這個人太過冷漠,沒有熱情。

簡報結構=你的思考結構
簡報內容=你的表達能力
簡報技巧=你散發給別人的感覺
口語肢體=講話是否有條有理,是否有抑揚頓挫
簡報前置準備=你這個人是否懂得預先規劃
簡報目的=你能否有效表達你的觀點,說服別人,讓人理解

你可能會說,簡報真的有這麼重要嗎?是的,你可以想想一個你沒有接觸過的人,當某次專案中有機會你聽到他報告時,你會不會開始對這個人有些「標籤」,例如:這個人思緒很完整,很會講,感覺很專業,這些念頭都會在你的腦海中想起,事後你可能還會跟你的同事說:「今天那個誰誰誰,感覺真的很厲害,就是講話機車了點。」,這就是你對這個人的印象,因為一場簡報,你從他講的內容以及他的表現中觀察出來的特性,也可以說是你對這個人目前的「印象」,我們時常透過簡報認識一個人,所以,你的老闆也可能透過你每次的簡報在觀察你,對於賈柏斯,又有多少人是因為他那驚世駭俗的簡報技巧而漸漸的了解到這個人有多厲害的呢?

所以我一直強調,千萬別輕忽了簡報的技巧,因為

  • 它可能會決定你的工作發展,如果你總是能很有條理的把事情說給別人知道,在溝通上的障礙就少了,你做事就會更順暢;

  • 它可能會影響到你的績效,如果你無法回答你老闆的問題「你到底做了哪些事?」,那你可能在績效上就不會太好,這是屬於工作績效簡報;

  • 它可能會影響別人對你的觀感,如果你老是沒準備就來報告,講的內容也沒人聽的懂,那別人就會對你這個人貼標籤,「不用心」、「隨便」;

    簡報的能力,某種程度應該列為溝通能力的一項,有些不是很擅長講話的人,他可以將他的思緒做成簡報,讓別人很容易就了解了,而這就是溝通,而有結構、章法的表達自己的觀點,就是一種好的溝通方式,所以說簡報即溝通一點也不為過呀,所以,好好的訓練自己的簡報技巧,首先,把我寫的簡報技巧系列文章看一看吧。

作者簡介:
****游舒帆
(gipi),早期活躍於各技術社群,曾獲選兩屆微軟最有價值專家(MVP),現任職於鼎新電腦產品總監,熟悉產品開發、架構設計,曾負責多項產品開發、設計與管理,曾參與鼎新CMMI Lv4認證過程,目前專注於雲端運算、行動應用與電子商務領域,擅長專案管理,目前為專案管理雜誌特約作家之一,對網路行銷、社群經營、簡報技巧等有濃厚興趣,歡迎到Facebook上與他討論各項議題。