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企業內部的僵局,是消耗轉型活力的元凶

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我一直覺得要了解一家企業的面貌,一對一的面談方式是最理想的,因為只有在這個時候,所有成員才能無所顧忌地分享自己對企業的真正看法。在最近幾年中,我開始聽到一些令人擔憂的聲音。

在許多面臨轉型的企業中,經營者對於員工在創意、創業精神、以及工作態度方面,充滿無奈;而員工對於企業的各個環節充滿抱怨,總覺得部門和部門之間、同事和同事之間的合作難以推動。

簡單來說,老闆不滿意員工,員工不滿意企業。這樣的僵局將企業活力消耗殆盡,企業病懨懨的走在轉型的路上。

我曾經提到,台灣企業在新興國家崛起後,過去由性價比所帶來的繁榮光景已不復見,企業為了能在變化劇烈的全球市場上競爭,被逼迫必須轉型。但轉型所需的活力,卻被悲觀和冷漠的症狀所取代。

就像咳嗽和打噴嚏是感冒病毒的症狀一樣,我大膽推測目前台灣企業內部普遍無奈的現象,是由一個叫「高權力距離」 (High Power Distance) 的病毒所導致的症狀。

權力距離 (亦稱權利差距) 的概念是荷蘭社會心理學家吉爾特·霍夫斯塔德教授在80年代初所提出。根據他的定義,權力距離是指「一個國家內的組織機構中,較無權力之成員預期並接受權力分配不平等的程度。」(Power distance is the extent to which the less powerful members of institutions and organizations within a country expect and accept that power is distributed unequally.) (註1)。

這個概念放在組織管理的架構來看,權力距離經常與集權程度、領導和決策聯繫在一起。在低權力距離的組織中,經營者與員工之間保持一個較低的權力距離,讓員工廣泛的討論並參與企業內外不同層級的決策。而在高權力距離的組織中,員工趨於依賴經營者,而經營者則普遍採取集權決策方式,員工接受並執行。

我近幾年的觀察是,台灣企業長期處於高權力距離的管理文化,員工習慣於經營者做所有的決策,同事間的合作也是執行經營者的決策。如今面臨轉型壓力,經營者期待員工能更主動的參與做決策,但員工並不認為做決策是自己的權利或責任,導致決策緩慢,員工發現企業缺乏決策,於是沒有執行方向,同事間進而互相覺得不作為。內部僵局導致了企業停滯。

這樣的僵局對三種企業的影響最為嚴重:

  1. 處於擴張或在進行接班計畫的企業;
  2. 處於增加海外市場銷售和營銷據點,進行全球佈局的企業;
  3. 「創新」做為主要競爭力,以及經營模式正處於由從利用式創新 (Exploitative Innovation) 轉換為探索式創新 (Explorative Innovation) 的企業 (註2)。

絕大多數的中小型企業正在轉型到上述三種類型的其中之一。如果權力距離和企業轉型具有關鍵性的連結,那麼企業需要認知高權力距離會大大影響企業轉型成功與否

當然有人會問,為何高權力距離在以前不是個問題,但現在卻是?

在過去性價比代工商業模式的時代,高權力距離確保了多數「利用式創新」的經營優勢,讓企業能保持「單進單出」的快速和低價。

如今企業期望轉型至較高利潤商業模式,則需要以市場為導向和集思廣益的「探索式創新」,單獨靠經營者一人是不可能瞭解龐大的全球市場。所以如果不盡早面對和解決高權力距離這個病毒,企業在轉型路途上,就被消滅了。

我們應該怎麼打破這個僵局?

我有些粗淺的想法。

首先在我們做任何改變之前,必須先承認高權力距離存在於企業中,並釐清它是如何影響企業的決策過程和行動。

經營者及資深主管可以透過明確界定所有人在組織中扮演的角色和職責,並明確讓大家知道所有人都有權利以及責任做職權相關的決策和執行。在會議中,經營者要盡力做個聽眾,鼓勵員工分享知識想法,開始製造歡迎員工參與決策的企業文化。

員工必須認識到一個企業的進步不是單一個體的責任,而是團體的行動結合。當員工看到問題,應該主動思考可能解決方式,並積極與同事溝通。尤其當問題會影響到企業的整體表現,更應該讓所有相關同事知道,並針對問題討論和執行解決方案。

毋庸置疑,台灣企業面臨許多的挑戰。但我認為,長期以來高權力距離的管理方式,導致的內部僵局是我們轉型能否成功的根本問題。解決企業內部僵局作為企業至關重要的議題來討論,我們才能一致的面對外在的挑戰。

(本文出自於《美商方策》,原文出於此。)

註1:Geert Hofstede, Gert Jan Hofstede, Michael Minkov(2010), "Cultures and Organizations-software of the mind”, Mc Graw Hill, 3rd edition. P.53-88
註2:利用式創新 (Exploitative Innovation) 是指在組織現有產品、技術、顧客、競爭力、以及知識基礎上創新;探索式創新 (Explorative Innovation) 是指為組織做全新商業模式的創新和整合。
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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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