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心下班了,才是真的下班了

游舒帆
2015-11-23
作者 游舒帆
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10點了,拖著疲憊的身軀從公司的大樓走出,上了車,闔了眼,想為一整天的忙碌畫上休止符。

「咚」的一聲,反射性的拿起手機,有ㄧ封老闆寄的郵件,解鎖了螢幕,看了一下郵件的內容,心又煩躁了起來,放下手機,再次闔上眼,卻再也無法靜下心來,腦袋裡想的都是郵件中提到的內容,思考著如何回覆這封郵件,也思考如何去解決郵件中所提到的問題。

「為了展現高時效性,立刻回覆吧。」

在車上打開了筆電,開始思考著如何回覆這封郵件,迅速的打了一些字,但總覺得不夠完善,修修改改了好多次,終於在快要下車前將郵件寫完,反覆檢查了幾次有無錯別字或文字不通順的地方,安心的按下送出,闔上電腦,匆匆的下了車。

看了看錶,時間已經將近11點鐘了,走路回家的路上腦袋想的是後天上午的會議,簡報資料還差一點點,回家洗完澡再來改一下吧。當這個念頭從我腦海中閃過時,有個聲音在我腦袋中響起:「心下班了,才是真的下班了。」

下班與否,要看你的心態,而不是身在何處

我曾看過很多的同事因為工作壓力大,下了班心裡頭想的還是工作上的事情,即便人在家裡,心還繫著工作,對他來說只是換了個地方工作,並沒有很明顯的上下班之分;當然也有些同事每天晚上都在公司,但其實並沒有在工作,而是在處理自己的事情,人在辦公室,但心思不在,那留著又有什麼意義?

有人問Facebook的佐克柏他一個禮拜工作多久,他的回答是:「如果你說的是在辦公室的時間,那大概40-50小時吧。」,對他來說,並沒有上下班的問題,他是個創業者,即使人不在辦公室他也在思考如何讓Facebook更成功與更好,所以下班不下班,跟心態有關,跟人在什麼地方無關。

有些人衝勁很夠,可以在離開辦公室後繼續思考工作的事情,回家洗個澡,精神更好還能繼續工作到12點,但他仍樂此不疲,這樣的人一般在工作上的表現都很好,但多數的人,並不是這個樣子的....

帶團隊這麼多年,雖然我一直是一個在辦公室工作,離開辦公室還是會想工作的人,但我並不會強迫member要跟我一樣,即使我有每個人的電話,我也不會在member離開辦公室後打電話給他,萬一事情緊急到非打不可,電話接通的第一句話一定是:「不好意思這個時間打給你」

因為我認為那是對方的休息時間,應該讓他好好休息;團隊中雖然也有LINE群組,但我也不在晚上傳訊息到群組中,就算是傳送的內容與工作無關,我也會避免,因為一樣會讓member們想到工作的事情,也會讓member的家人們感到私人生活被打擾,所以能避免,我絕對儘量避免。

有時member在休假前很有情有意的跟我說:「gipi,如果我休假這幾天有什麼事情要處理,打給我,我會接電話。」,一般我都會回他:「別擔心工作的事情了,休假就好好玩,好好陪家人,這段時間有任何問題我們會先處理。」有時在他休假期間,有些問題非得要問當事人才能解決,但我還是會keep住,等他回來再做處理,這種不打擾的尊重,我覺得是必要的。

若我自己因過度投入工作而無法在休假日好好休息,為了把工作從腦袋中暫時移除,我的做法就是看看書,10分鐘內我就會專注於書上,有時我會帶兩三本書到咖啡廳坐一下午,這個下午就會很自由也很充實。

人,下班了,心,也要跟著下班,給每個專注工作的朋友。

延伸閱讀 / 老闆我下班了,有事上班說

(本文出自「gipi的學習筆記」,原文請點此。)

圖片來源 / Stephan Geyer via flickr, CC Licensed

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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