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主管其實是「服務業」!這樣照顧部屬,團隊績效才會好

林文政
2016-01-12
作者 林文政
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法國哲學家巴斯卡(Blaise Pascal)曾說:「人類一切推理作用,只是服從感情。」人類的反應、行為和決策,往往受到情緒的影響,因此尼采(Friedrich Wilhelm Nietzsche;德國哲學家)也說,事實容易被情緒所掩蓋。

上世紀末期,連經濟學家都認為,透過理性來了解組織中的工作行為,成效實在有限,畢竟情緒在組織中扮演了極為重要的角色。然而,情緒卻一直到1990年代中期,才被正式納入領導學的討論。在此之前,領導理論乃至於一般管理理論,大都服膺在笛卡兒(René Descartes;法國哲學家)理性思考的基礎上。

心理學對情緒(emotion)的界定是「任何強烈的情感狀態」,例如憤怒、激動、妒恨、羞恥、糗窘、沮喪、痛苦、愉快、悲哀、恐懼等等;情緒又可區分為正向和負向兩類,其外在表現形式叫情感(affect),普遍而持續的情緒狀態叫心境(mood)。

高效能主管的修練:4階層情緒領導力

有學者將個人在組織中的情緒分成4個層次:個人、人際、團隊與組織,我將領導人在這4個層次所展現的情緒領導力,稱為「情緒領導力金字塔」。

1.個人層級:面對工作的態度和情商

高效能領導者在個人層級所需的情緒力,是情緒智商或情緒智能。這是一種面對生活和工作的態度和能力,包括自我知覺、自律性和同情心等。

如老子所說,「知人者智,自知者明。」具備高情緒智商的領導人,通常能高度管理自己和他人的情緒,是既知人、也自知的「明智」之人。尼采則說,唯有能夠控制自己的情緒的人,才能得到真正的自由。

曾有研究針對基層員工調查,發現在情緒智商高的主管底下工作,部屬工作滿意度較高,對於情緒智商較低的部屬,影響更為顯著。也有以高階經理人為對象的研究發現,當他們的情緒智商愈高,他們的主管和部屬都會給他們較高的績效評分,管轄單位的生產力也較高。

2.人際層級:與部屬交流時,可以有效傳遞情緒

有學者把組織領導定義為工作上人際關係的一個管理流程,或是領導者與追隨者間的人際交換關係,這一層級的情緒內涵,著重在人際交換過程中的情緒溝通。因此,情緒的表達和控制是組織中最重要的部分,領導人要能夠適當地、巧妙地讓情緒自然流淌。

有學者認為,傑出領導人必須以「情緒勞動」(emotional labor)來有效領導,亦即透過個人情緒的管理,展現出可見的面部表情和肢體語言。雖然情緒勞動最早是用在服務性工作的勞動者身上,他們主要的工作是面對顧客,必須做好情緒管理;不過,傑出領導人也必須「服務」他們的部屬,所以要具備情緒勞動力。

情緒勞動一般適用在以下3種職業:

(1)顧客服務性工作:員工通常被期望對顧客展現歡愉的情緒、笑容和友善的行為等;

(2)照護性專業工作:泛指護士和社工等工作者,必須對生理性或心理性的病人發揮同情心;

(3)社會控制性工作:如保鑣、警察、收帳員等,他們也必須展現情緒,但是卻是要展現負面的情緒。有研究發現,收帳員展現適當的憤怒情緒,有利於達成工作目標。

領導人最好具備這3種情緒勞動力,才能恩威並濟:當部屬因為家庭問題而遲到或缺席時,必須展現同情心;同時嚴正地向部屬說明準時上班或不缺工是很重要的。

3.團隊層級:具備情緒感染力,讓團隊士氣高昂

《EQ》作者丹尼爾.高曼(Daniel Goleman)認為,傑出領導者必須有情緒感染力,成為「共鳴領導者」(resonant leader),因為員工感受到的公司氣氛,有70%來自主管的情緒,主管的喜怒哀樂會引導每個部屬的情緒和行為。

霸道不講理、無情的領導人,往往會為組織帶來「低氣壓」,充滿了愛抱怨、找理由、缺乏成就感的員工。相反地,一個體貼包容、鼓舞人心的領導人,手下通常會有一批士氣高昂、樂在工作的部屬。

4.組織層級:建立企業文化,創造正向工作環境

領導人在組織層級最重要的工作,就是建立一個健康、而非中了毒的組織文化或氣候。組織的文化會鑲嵌在領導人日常所展現的情緒和行為中,正向情緒的領導人會讓員工感受到正向的能量和工作環境。

不難想見,如果員工普遍存在負面情緒,我們應該猜到老闆多半是個充滿負向情緒的傢伙,猶如顧客可以從餐廳前台服務人員的態度和行為,猜到廚房或後台的文化一般。

情緒就是判斷,避免理性操控感性的「暗黑領導」

過去,我們常把情緒與理性視為兩極對立。然而,當代情緒認知論的一個重要主張者所羅門卻認為「情緒就是判斷」,各種情緒都兼有認知和理性的成分。

根據這樣的觀點,情緒領導就不只有純粹的倫理性,在被適當的理性操弄下,很可能變成組織政治的議題。換句話說,如果領導人「理性」地操弄「感性」,情緒領導或許也會淪為操弄部屬情緒的武器或工具,在組織中發生「黑暗面」或「工具性」的情緒領導。由於情緒領導的內涵頗為複雜,下一期將再進一步探討。

情緒領導力金字塔

有學者將個人在組織中的情緒分成個人、人際、團隊、組織4個層次,我將領導人在這4個層次所展現的情緒領導力,稱為「情緒領導力金字塔」。

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延伸閱讀 / 多數人都搞錯了!領導者最重要的任務,就是這一件事...

圖片來源 / Sebastiaan ter Burg via flickr, CC licensed

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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