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工作是為了更好的生活!再忙,也要認真對待讓你快樂的人

李開復
2016-01-29
作者 李開復
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熱愛你的工作固然重要,但是也不能夠忘了默默在背後支持你的家人與朋友們,適度的分配時間來和他們相處也是人生中非常重要的另一個課題。這邊和大家分享我在過往的工作經驗中是如何平衡家庭生活、和朋友維繫感情的時間管理。

1. 劃清界限——對家人和女朋友做出承諾,而且一定要做到。

比如我就與妻子達成「君子協定」:週末儘量不工作。到了週末,我常會收到一些有意思的沙龍、講座、餐會等的邀請,但是我基本上一律不參加。

2. 忙中偷閒——不要一投入工作就忽視了家人。

例如,即使你在學校非常忙,如果你知道女友會介意,你也一定要記得打電話問候她,不要吝嗇於表達你的關心。有時10分鐘的體貼比10小時的陪伴還更受用。

3. 閒中偷忙——學會怎麼利用時間碎片。

例如:家人睡午覺的時候,你就可以利用這段閒置時間去上網看看你的實驗結果,或回覆你的電子郵件。例如每天搭車或等車時,處理不重要的短信,或打可以等的電話。

有一次,我和同事出差杭州、南京、上海三個城市,回來後,他們都在抱怨出差太忙,累積了很多電子郵件沒有回。但是,我的全部處理完了,因為我把電子郵件做了同步,在飛機上、車上,處理了所有累積的郵件,而他們在旅途中只是聊天、發呆、睡覺。

4. 好好管理時間——既然感覺到時間已不夠用了,就更應該好好安排和管理有限的時間。

每天結束後,把一整天做的事記下來,每15分鐘為一個單位(例如:1:00—1:15等車,1:15—1:45搭車,1:45—2:45與朋友喝茶……)。在一周結束後,分析一下,這周的時間如何可以更有效率地安排?有沒有活動占太大的比例?有沒有方法可以增加效率?

5. 注重有品質的時間(quality time)——時間不是每一分鐘都是一樣的。

當我的家人欣賞韓劇時,如果我能坐在旁邊,用我的筆記型電腦處理我的電子郵件,她們就認為我陪她們了。但是,當我們一家人在玩遊戲時,一定需要我全神貫注,甚至連手機都應該關掉。

另外,多觀察家人最喜歡什麼,在度假、週末儘量配合他們。要記得他們平時為你犧牲很多,度假、週末是你補償的機會。

6. 言出必行,同時要制定較低的期望值

如果你想請兩個星期的假,但是又不確定老闆會不會批准,就不要把話說太滿,只說請一個星期的假,這樣如果老闆批准兩個星期的假期,你就能帶回家一份驚訝與欣喜。

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(本文經授權轉載自李開復臉書,原文請點此

圖片來源/Shutterstock

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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