在日本職場打滾多年，談到社交這方面，我對他們「辦宴會的哲學」特別有感。每到新人進來或人事異動的季節，總是少不了迎新送舊會，還有年尾的忘年會(類似台灣的尾牙)或年初的春酒，都是日本居酒屋或餐廳的旺季。當然，辦宴會就少不了「幹事（宴會的主辦人或團隊）這個角色。
辦宴會也是重要的一項工作
在日本職場上，除了職稱上的上下關係之外，也非常注重前輩晚輩的上下關係，儘管只差一年，晚輩對前輩一定得用敬語，否則會被貼上沒禮貌沒常識的標籤。
我上一個職場是個規模還算大的企業，他們存在的傳統是，團隊裡最年輕的員工要負責大大小小的公司活動。除了迎新會，菜鳥自己是主角外，之後的宴會都會派菜鳥上陣。換句話說，迎新是菜鳥跟前輩學習怎麼辦宴會的一個機會。
第一次參加他們的迎新會時，我嚇到了。不是規模的大小，而是對宴會重視跟用心的程度。回顧當時的情景，的確充滿各種背後的涵義。為什麼他們覺得辦宴會是對員工來說是項重要的工作？特別是對菜鳥來說。菜鳥要學的東西已經夠多了，還要辦宴會，是要逼死誰啊？派菜鳥上陣辦宴會真的牢靠嗎？
從上司對新人的對話裡，我得知其實那算是 訓練菜鳥的溝通能力。 舉辦宴會不論大小，都需要調整日期，決定場地。為了舉辦一場大家都能滿意的宴會，一定會請益同事或上司的意見。
基本上幹事團不只菜鳥，一定會有前輩給予給意見跟協助。準備過程，無形之中菜鳥漸漸融入職場文化。原本看起來很內向的菜鳥，也因為辦宴會的關係，跟大家熟稔起來，之後工作上顯得更積極參與。
如何辦好一場宴會？
由於我待的部門的工作性質關係，大多數人都很善於做企畫。企畫的定義很廣，決定宴會的節目、流程、場地，都是企畫的一種。所以，辦宴會也就是考驗員工的企畫能力。
企畫架構大致可以從5W解析，When to：什麼時候該決定什麼；for What ：主旨/目的；Who：主角/受邀對象；，How：節目如何進行；How much：有多少預算，釐清這幾項就可以畫出藍圖了。
讓人留下好印象的宴會，通常在節目設計上都非常用心。首先設想今天宴會的主旨是什麼？而去鋪陳細節。
迎新的場合，目的除了歡迎新同事加入外，也希望主角能早日融入團隊。幹事團會不只是介紹主角名字而已，還會想一些花招。譬如，我經歷過很有創意的介紹是，他們事先調查了主角的來歷，並製作了投影片，畫面上看起來很像是在Google搜尋該同事的名字後出現的結果，逼真之程度，一開始當事人還以為自己的來歷真的出現在網路上，引來一陣驚喜。當畫面上出現很會「劈腿」， 「豪宅」等令人尋奇的搜尋結果時，大家的目光都集中在主角上，不論是真是假，瞬間拉近主角跟大家的距離。
反之，「送舊會」就是希望讓主角風風光光地走出去，多半會舉出主角的功績，感謝當事人在部門的付出與貢獻，談及過去一起工作的酸甜苦辣，以既溫馨又搞笑的方式去呈現。
大多數宴會的主旨，都是在於提供同事間溝通的機會，所以自然要想到是否有互動的機會。 最普遍的做法就是分組活動，譬如，舉辦分組競賽。把平常沒有接觸的同事放在同一組。剛開始還真的有點尷尬，聊到氣氛快冷掉時，比賽就來了，可以是猜謎遊戲，也可以是把wii直接搬出來，各組派代表上場對決，在幫自己組的代表加油時，原本的尷尬瞬間被熱情融化，最後甚至擊掌為勝利歡呼。
從宴會學到溝通、企畫及解決問題的能力
某次的宴會結束後，大多數人紛紛移動至二次會(續攤)的地方，但卻不見幹事團蹤影。因為那次場地在選擇上有點失策，導致宴會進行出現問題，幹事覺得是自己的失職，感到很沮喪。
不過就是一場宴會，又不是搞砸了一場生意，為什麼要這麼自責呢？其實那就好比是對自己的企畫負責。假設今天是為客戶舉辦活動，是不是可能會失去這個客戶？幹事在會後一直在反省，為何跟當初的計畫不同，也給自己警惕以後要留意這些細節。
策劃宴會的過程到執行，整個過程就好比一項真正的工作。給予評價的是自己的同事跟上司，是很重要的學習機會，話說不經一事不長一智，把宴會當作是一種訓練，以後有什麼大風大浪也自然迎刃而解！
當幹事，除了累積辦宴會的功夫，其實我覺得獲益最多的是，培養溝通能力、企畫能力、事情解決能力，還有最基本也最重要的，早期融入團隊，跟團隊形成信任關係。
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圖片來源/Barry Silver via flickr, CC licensed
