Managertoday 經理人

日本企業的「菜鳥」必修課:辦好公司的活動!為什麼?

2019-11-12 19:22:22
Managertoday
https://bnextmedia.s3.hicloud.net.tw/image/album/2016-11/img-1479351324-76073@900.jpg
在日本職場打滾多年,談到社交這方面,我對他們「辦宴會的哲學」特別有感。每到新人進來或人事異動的季節,總是少不了迎新送舊會,還有年尾的忘年會(類似台灣的尾牙)或年初的春酒,都是日本居酒屋或餐廳的旺季。

在日本職場打滾多年,談到社交這方面,我對他們「辦宴會的哲學」特別有感。每到新人進來或人事異動的季節,總是少不了迎新送舊會,還有年尾的忘年會(類似台灣的尾牙)或年初的春酒,都是日本居酒屋或餐廳的旺季。當然,辦宴會就少不了「幹事(宴會的主辦人或團隊)這個角色。

辦宴會也是重要的一項工作

在日本職場上,除了職稱上的上下關係之外,也非常注重前輩晚輩的上下關係,儘管只差一年,晚輩對前輩一定得用敬語,否則會被貼上沒禮貌沒常識的標籤。

我上一個職場是個規模還算大的企業,他們存在的傳統是,團隊裡最年輕的員工要負責大大小小的公司活動。除了迎新會,菜鳥自己是主角外,之後的宴會都會派菜鳥上陣。換句話說,迎新是菜鳥跟前輩學習怎麼辦宴會的一個機會。

第一次參加他們的迎新會時,我嚇到了。不是規模的大小,而是對宴會重視跟用心的程度。回顧當時的情景,的確充滿各種背後的涵義。為什麼他們覺得辦宴會是對員工來說是項重要的工作?特別是對菜鳥來說。菜鳥要學的東西已經夠多了,還要辦宴會,是要逼死誰啊?派菜鳥上陣辦宴會真的牢靠嗎?

從上司對新人的對話裡,我得知其實那算是 訓練菜鳥的溝通能力。 舉辦宴會不論大小,都需要調整日期,決定場地。為了舉辦一場大家都能滿意的宴會,一定會請益同事或上司的意見。

基本上幹事團不只菜鳥,一定會有前輩給予給意見跟協助。準備過程,無形之中菜鳥漸漸融入職場文化。原本看起來很內向的菜鳥,也因為辦宴會的關係,跟大家熟稔起來,之後工作上顯得更積極參與。

如何辦好一場宴會?

由於我待的部門的工作性質關係,大多數人都很善於做企畫。企畫的定義很廣,決定宴會的節目、流程、場地,都是企畫的一種。所以,辦宴會也就是考驗員工的企畫能力。

企畫架構大致可以從5W解析,When to:什麼時候該決定什麼;for What :主旨/目的;Who:主角/受邀對象;,How:節目如何進行;How much:有多少預算,釐清這幾項就可以畫出藍圖了。

讓人留下好印象的宴會,通常在節目設計上都非常用心。首先設想今天宴會的主旨是什麼?而去鋪陳細節。

迎新的場合,目的除了歡迎新同事加入外,也希望主角能早日融入團隊。幹事團會不只是介紹主角名字而已,還會想一些花招。譬如,我經歷過很有創意的介紹是,他們事先調查了主角的來歷,並製作了投影片,畫面上看起來很像是在Google搜尋該同事的名字後出現的結果,逼真之程度,一開始當事人還以為自己的來歷真的出現在網路上,引來一陣驚喜。當畫面上出現很會「劈腿」, 「豪宅」等令人尋奇的搜尋結果時,大家的目光都集中在主角上,不論是真是假,瞬間拉近主角跟大家的距離。

反之,「送舊會」就是希望讓主角風風光光地走出去,多半會舉出主角的功績,感謝當事人在部門的付出與貢獻,談及過去一起工作的酸甜苦辣,以既溫馨又搞笑的方式去呈現。

大多數宴會的主旨,都是在於提供同事間溝通的機會,所以自然要想到是否有互動的機會。 最普遍的做法就是分組活動,譬如,舉辦分組競賽。把平常沒有接觸的同事放在同一組。剛開始還真的有點尷尬,聊到氣氛快冷掉時,比賽就來了,可以是猜謎遊戲,也可以是把wii直接搬出來,各組派代表上場對決,在幫自己組的代表加油時,原本的尷尬瞬間被熱情融化,最後甚至擊掌為勝利歡呼。

從宴會學到溝通、企畫及解決問題的能力

某次的宴會結束後,大多數人紛紛移動至二次會(續攤)的地方,但卻不見幹事團蹤影。因為那次場地在選擇上有點失策,導致宴會進行出現問題,幹事覺得是自己的失職,感到很沮喪。

不過就是一場宴會,又不是搞砸了一場生意,為什麼要這麼自責呢?其實那就好比是對自己的企畫負責。假設今天是為客戶舉辦活動,是不是可能會失去這個客戶?幹事在會後一直在反省,為何跟當初的計畫不同,也給自己警惕以後要留意這些細節。

策劃宴會的過程到執行,整個過程就好比一項真正的工作。給予評價的是自己的同事跟上司,是很重要的學習機會,話說不經一事不長一智,把宴會當作是一種訓練,以後有什麼大風大浪也自然迎刃而解!

當幹事,除了累積辦宴會的功夫,其實我覺得獲益最多的是,培養溝通能力、企畫能力、事情解決能力,還有最基本也最重要的,早期融入團隊,跟團隊形成信任關係。

延伸閱讀/

為什麼日本服務世界頂級?談日本職場的「專業」精神

圖片來源/Barry Silver via flickr, CC licensed