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身為主管,為何to-do-list老是做不完?問題出在「不好意思」!

2019-11-13 08:24:31
Managertoday
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每天都在消不完的to-do中度過,我想應該很多人都跟我有一樣的毛病,經過幾個月的摸索與反思,我現在每天的to-do基本上一隻手數的出來,我想跟大家分享一下我的作法。

關於交辦工作這件事,我在2016年下半年有很深的體悟,老闆交代的事情多,自己想做的事情多,來自它單位的需求多,很多事情都擠在一起,以前的to-do一壓可能有8-10件,但到今年下半年根本就是3-4倍的量,每次會議完就有新的to-do,自己搭車時思考工作的改善時又會增加一些to-do。

幾乎每天都在消不完的to-do中度過,我想應該很多人都跟我有一樣的毛病,經過幾個月的摸索與反思,我現在每天的to-do基本上一隻手數的出來,我想跟大家分享一下我的作法:

排定優先順序與提早交辦,我想這是每本時間管理的書都會提到的,我自己熟悉專案與產品管理,這些概念用在消to-do概念也都是一樣的,這應該大家都明白,實踐上的難度也不太高,但即便我已經這麼做了,我的問題還是沒有被解決,所以我自己省思,我的問題應該不在此,反而往下的幾項才是我在交辦上所遭遇的問題。

有些時候老闆交辦的任務,由於內容尚未具體,或者策略高度較高,需要花時間消化才能梳理清楚,像這樣的任務我往往會先放在自己身上,等到時間接近時才自己趕快趕工,最後往往把自己累個半死,每次弄完後都告訴自己下次不要再自己來,一定要交辦出去,但每次都沒有做到,直到有次的任務讓我前前後後花了將近一個月的時間,每週週會的前一天我就要拼命把進度趕上,隔天才好對老闆交代,那個月真的把我逼得像條狗,那個case之後我花了好幾天的時間思考,想想為何會把自己搞這麼累,我到底出了什麼問題?

我反覆推敲,我的問題就在兩件事上: 「不放心」與「不好意思」

不放心

因難度較高,且我自己也還沒想清楚,所以沒交代給其他人來處理,但後來想想,自己以前也是這樣過來的,總是接收來自老闆的模糊需求,也是自己摸索,不斷嘗試才學習到這些,如果我沒有讓部屬們經歷過這些,他們將少了成長的機會,因為他們都是在我已經把任務梳理清楚後,處理相對簡單的部分,那這對他們其實沒有任何的成長。

不好意思

因為我自己不愛推責任,反而會把一些模糊地帶或者做的明顯沒那麼好的工作攬到身上,有時有些任務不知道該由誰負責時,往往就由我收下了,所以有時我會想想我的部屬真的很倒楣,他們如果給別人帶就不用接這些「額外」的工作,所以這就造成了我不好意思把這額外的的工作丟給部屬們,但這是個錯誤的念頭,因為基本上該我負責的任務,就是團隊的任務,沒有什麼該不好意思的。

因為不放心與不好意思,不僅逼死了自己,也讓我交辦出去的時間晚了,團隊可以應變的時間也因此減少,最後的結果都是不好的。

這麼做之後的好處很明顯,我不會成為瓶頸點,同仁也有學習成長的機會,也唯有讓大家都參與到這些額外的任務,大家才會更清楚自己還能做些什麼,也會了解到我對團隊的要求。

(本文出自「gipi 的學習筆記」,原文請點此

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