成功 Success > 時間管理
feature picture
ShutterStock

身為主管,為何to-do-list老是做不完?問題出在「不好意思」!

游舒帆
2017-03-02
作者 游舒帆
已完成
已取消
分享
收藏
已完成
已取消

關於交辦工作這件事,我在2016年下半年有很深的體悟,老闆交代的事情多,自己想做的事情多,來自它單位的需求多,很多事情都擠在一起,以前的to-do一壓可能有8-10件,但到今年下半年根本就是3-4倍的量,每次會議完就有新的to-do,自己搭車時思考工作的改善時又會增加一些to-do。

幾乎每天都在消不完的to-do中度過,我想應該很多人都跟我有一樣的毛病,經過幾個月的摸索與反思,我現在每天的to-do基本上一隻手數的出來,我想跟大家分享一下我的作法:

排定優先順序與提早交辦,我想這是每本時間管理的書都會提到的,我自己熟悉專案與產品管理,這些概念用在消to-do概念也都是一樣的,這應該大家都明白,實踐上的難度也不太高,但即便我已經這麼做了,我的問題還是沒有被解決,所以我自己省思,我的問題應該不在此,反而往下的幾項才是我在交辦上所遭遇的問題。

有些時候老闆交辦的任務,由於內容尚未具體,或者策略高度較高,需要花時間消化才能梳理清楚,像這樣的任務我往往會先放在自己身上,等到時間接近時才自己趕快趕工,最後往往把自己累個半死,每次弄完後都告訴自己下次不要再自己來,一定要交辦出去,但每次都沒有做到,直到有次的任務讓我前前後後花了將近一個月的時間,每週週會的前一天我就要拼命把進度趕上,隔天才好對老闆交代,那個月真的把我逼得像條狗,那個case之後我花了好幾天的時間思考,想想為何會把自己搞這麼累,我到底出了什麼問題?

我反覆推敲,我的問題就在兩件事上: 「不放心」與「不好意思」

不放心

因難度較高,且我自己也還沒想清楚,所以沒交代給其他人來處理,但後來想想,自己以前也是這樣過來的,總是接收來自老闆的模糊需求,也是自己摸索,不斷嘗試才學習到這些,如果我沒有讓部屬們經歷過這些,他們將少了成長的機會,因為他們都是在我已經把任務梳理清楚後,處理相對簡單的部分,那這對他們其實沒有任何的成長。

不好意思

因為我自己不愛推責任,反而會把一些模糊地帶或者做的明顯沒那麼好的工作攬到身上,有時有些任務不知道該由誰負責時,往往就由我收下了,所以有時我會想想我的部屬真的很倒楣,他們如果給別人帶就不用接這些「額外」的工作,所以這就造成了我不好意思把這額外的的工作丟給部屬們,但這是個錯誤的念頭,因為基本上該我負責的任務,就是團隊的任務,沒有什麼該不好意思的。

因為不放心與不好意思,不僅逼死了自己,也讓我交辦出去的時間晚了,團隊可以應變的時間也因此減少,最後的結果都是不好的。

這麼做之後的好處很明顯,我不會成為瓶頸點,同仁也有學習成長的機會,也唯有讓大家都參與到這些額外的任務,大家才會更清楚自己還能做些什麼,也會了解到我對團隊的要求。

(本文出自「gipi 的學習筆記」,原文請點此

延伸閱讀 /

1. 有經驗的老鳥,進新公司會「謀定而後動」!換工作後要注意的事

2. 努力多年等待升遷,老闆為什麼找來一個空降主管?工作者該了解的 3 件事

成功 Success > 職涯發展
feature picture
攝影 / 賀大新

消滅「手動」的煩人庶務!掌握 Vibe Coding 三原則:一天做完8件事,保留更多時間給自己

2025-08-18 林柏源
分享
收藏
已完成
已取消

8 年前,中文系出身的 Webbrain AI 共同創辦人 Sofia 決定嘗試學 Python。當時,她滿懷期待地報名了線上課程,卻在最基本的環境設定就被卡住。只為了跑出一行「Hello World」(程式設計的第一個小測試,代表環境設定成功),她耗掉兩周時間,卻什麼都看不懂。

終於,她選擇放棄。這段經驗,成了她心裡的陰影 ——「學程式」,似乎是文科生跨不過的鴻溝。

好消息是,近年生成式 AI 的出現,徹底改變了她的想法。也為許多文科人才,開啟 Coding 的新可能。

文科人才正在起飛!掌握3原則,用 Vibe Coding 解決煩人庶務、開啟全新機會

Sofia 回憶,第一次透過自然語言指令,讓 AI 生成並運行一段程式碼時,她驚訝地發現:原來語言本身,就是最強大的程式能力。 而這,便是 Vibe Coding 的核心:只要能清楚描述需求,就能讓 AI 自動產出可部署的程式模組。

Sofia 的第一個 Vibe Coding 專案,就是解決工具切換後的難題。公司決定「全面匯入 AI」後,原本依賴 Asana 的行銷工作流被撤換,她必須在 Google Workspace 裡重新建立流程。過去,四面八方的訊息透過 Asana 自動化分類;但現在,這個系統不見了。

總不能每天人工去翻吧?於是,她透過 Google Apps Script,把 Email、網站表單、社群訊息通通接到 Google Chat 的同一個 Space;接著,再用 OpenAI 的 API 自動產生摘要,判斷訊息是否有用,甚至幫忙過濾掉 spam。

結果,團隊能更快聚焦在真正需要回覆的訊息上。當訊息一口氣變得清爽、只剩下真正需要處理的內容時,大家都鬆了一口氣。這就是 Vibe Coding 的 first win —— 一個小小的腳本,馬上把混亂變有序,省下無數零碎時間,也讓團隊第一次真切感受到 AI 的威力。

這段經驗讓她體會到,寫程式的重點不在語法,而是 Prompt 是否說得清楚:要處理什麼情境、要完成什麼任務、最後要輸出到哪裡。 這三個原則,看似簡單,卻是文科生最能駕馭的地方。因為核心並不是「會不會寫程式」,而是「能不能清楚表達需求」。

關鍵原則 Prompt 說明 Sofia 的案例
明確情境 先描述清楚工作場景 客服訊息分散,需要集中管理
清楚任務 指定 AI 要完成的具體工作 自動分類、產生摘要、先擋掉垃圾訊息
具體輸出 說明要在哪裡、以什麼形式落地 生成能在 Google Apps Script 部署的程式碼

「你不需要完全看懂所有程式碼,只要理解哪個 function 代表哪段邏輯,剩下的 debug 都交給 AI 來解決。」

不事事求人、用說的就能寫程式!一套「工具箱思維」讓專業被看見

原來,Vibe Coding 的主要進入門檻,是透過自然語言把「需求」講清楚。想清楚這一點,或許會讓許多文科生豁然開朗:寫程式不再是懂 Code 人的專利,而是人人能擁抱的新機會。

Sofia 比喻,AI 像是永不翻白眼的同事,不管問題多「笨」,都能耐心回答。過去學 Python 時,複雜的設定和艱澀的邏輯讓她挫敗,即便找到同事請益,也會擔心打擾對方。

如今,AI 能直接協助 debug、解錯誤訊息,讓學習過程變得安全而有信心;這種分工方式,也讓她更快跟上公司的全 AI 浪潮。「AI 幫我解決了寫 Coding 會遇到的基礎、初階問題,真正無法解決時再請人協助。」

有了幾次成功經驗了後,她進一步建立了一套自己的「Vibe Coding 工具箱」。在她眼裡,每一個 AI 模型、每一個小工具,就像是工具箱裡的不同零件 —— 有的擅長生成文字,有的擅長寫程式,有的更適合做跨平台整合。關鍵不是死守一個工具,而是懂得比較、測試,找到最適合自己工作的組合。

這樣的「工具箱思維」,也成為她在 《職場必備 Vibe Coding 實作課》 微型線上課的設計核心。在微型線上課裡,Sofia 會帶著你親手打造屬於自己的工具箱:

  • 學會怎麼描述需求,挑對 AI 模型來產出成果
  • 學會用 Google Apps Script、各種小模組,把工作瑣事自動化
  • 實作成果可應用在職場中,包括團購表單、名片掃描小幫手、互動提案網站、導購產品頁面
  • 獲得示範成品,直接套用整理過後的程式碼,小幅修改就能上線

Vibe Coding 不只是 Prompt 技巧,而是一個讓你能靈活組裝的工具箱。當這個工具箱在你手裡,你就能在職場裡隨時拿出最合適的解法,讓你的專業被看見。

省下更多時間給更重要的事!效率鬼速提升,5 分鐘就看見成果、展現專業

Sofia 說,自從兩年前開始用生成式 AI 幫忙處理日常工作後,時間大幅縮短。過去需要一周完成的 8 件事,如今一天就能完成;這讓她能把更多心力投入到行銷策略規劃上,而不是被重複性的貼文、報表埋沒。

效率好壞,往往是團隊能否成功推進多個專案的關鍵。台灣不少公司人力有限,卻要同時承擔策略與執行。能善用 AI,才有餘裕專注在最有價值的部分。

或許你也曾經覺得,Coding 離自己很遠;或許你也像 Sofia 一樣,曾經被複雜的語法和環境設定嚇退。但現在,新的機運之門已經打開了。

在這個 AI 時代,別再把自己鎖在 PPT 和文件裡。勇敢試試 Vibe Coding,讓你的文字與想法,成為世界看見你的舞台。

《職場必備 Vibe Coding 實作課》

資料來源: 《職場必備 Vibe Coding 實作課》 微型線上課、數位關鍵字 EP 192. 文組人也能上手的 Vibe Coding!AI 如何協助行銷人員解決重複性工作

繼續閱讀 AI
相關文章
會員專區

使用會員功能前,請先登入

  • 台灣首款對話式 AI 職場教練,一次提升領導力
  • 會員專享每日運勢、名人金句抽籤
  • 收藏文章、追蹤作者,享受個人化學習頁面
  • 定向學習!20 大關鍵字,開放自選、訂閱
  • 解鎖下載專區!10+ 會員專刊一次載
追蹤我們