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有經驗的老鳥,進新公司會「謀定而後動」!換工作後要注意的事

游舒帆
2017-02-23
作者 游舒帆
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「理智的人讓自己去適應這個世界,而瘋狂的人會堅持讓世界去適應自己。」— 蕭伯納(劇作家,George Bernard Shaw,1856-1950)

還記得不久之前跟一位 onboard 不到半年的 PM 討論他案子的狀況,這個案子已經延遲了兩次,且目前看來還有延遲的風險,我跟他討論他自己是否清楚專案 delay 的原因,他開頭跟我說了一句:「這邊做案子的方法很奇怪,我以前都不是這樣做的。」

我問他:「哪邊奇怪?」

他說:「流程上無法一個團隊自己搞定,還要其他團隊的人來處理,例如上版,還有跨部門的專案,既然已經決定要參與專案了,不是應該 fulltime 在案子裡嗎?怎麼還有可能半途被調走。」

他前前後後大概說了 4 - 5 項問題,我當然有針對他所提的內容給予指正,畢竟 PM 該扮演的角色很清晰,就是讓案子順利完成,有任何的問題就是想盡辦法排除,但我今天想要談的是,當我們來到一個新環境,你首先必須要做的就是看清這個環境的現象,然後才談問題以及可能的改善。

當你從一個圈子跳到另一個圈子,這兩個圈子間不可能所有的制度與流程都是一樣的,一定有你覺得好或覺得差的,但很多時候,兩者之間可能並沒有好壞的差別,只是環境不同,所以衍生出來的做法也有所差異。

專業的工作者,懂得去「適應」職場環境

專案管理中時常談到強矩陣、弱矩陣式的管理,也不忘談談跨部門專案管理,我們之所以要談這麼多種情境,就是了解到真實的工作環境百百種,如果你想要在每個環境中都能扮演好 PM,那你就必須要去適應各種不同的狀況。

所以來到一個新的環境,首先要做的不是百般挑剔這個環境的不是,而是去看看這個地方的做法跟過去熟悉的有什麼樣的差異,接著去探討背後的原因是什麼,究竟是本來的人經驗不足,能力不夠,或者是因為組織分工或企業文化所導致,然後再問自己一次:「這真的是個問題嗎?」

之所以要這麼做是因為你在 A 公司認知的問題,在 B 公司不見得是個問題,若你判斷這在這環境下原來不是個問題,那你就必須要調整自己去接受與適應這它;如果你判定這真的是個問題,那你可以接著找比較資深的人聊聊這個現象(先別說它是個問題),這樣你才會獲得足夠多的資訊,接著就來構思如何改善。

有經驗的老鳥,進新公司會「謀定而後動」

許多高手或專家進到一間新公司後,不見得每個人都能發揮出原先 100% 的戰力,這與能力多半無關,更多問題是出在適應上,適應文化、流程、人,在這新環境的每件事情都在衝擊著自己,所以有經驗的老鳥,在進入新公司的前三個月大多不會有太大的舉措,而是先觀察,找出制度與流程之所以演變成這樣的原因,接著根據現況去提出值得改善之處,以及這樣做的真正好處。

很多人嘗試跳過觀察階段,一到新環境就對制度指東指西,說這錯說、那有問題,此時就會聽到其他人的耳語「這人什麼都不懂就要指東指西」、「他真以為我們其他人都是笨蛋只有他最聰明」,接著大家就準備看你好戲了,你明明是在解決問題,但卻發現大家都不願意幫忙你,你會覺得這個環境很糟糕,難怪搞成現在這個樣子,接著心生放棄念頭,放棄改變這個環境,或者直接放棄這份工作。這是很多高手去到新公司時常見的問題。

我建議,如果你要改變它,首先就要了解它;如果不打算改變它,那就選擇離開它;如果不打算離開它,那就接受它吧;最差的表現就是不改變,不離開,也不接受,搞到最後讓自己活得非常不快樂,這又何苦呢。

延伸閱讀 /

1. 出社會,就要換腦袋!新鮮人適應職場3大要點

2. 從美術老師到地產CEO:只要你是人才,到哪裡都會有人賞識你!

(本文出自「gipi 的學習筆記」,原文請點此

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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