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敏捷開發不只是專案管理法,而是整個組織的變革!拆解 7 大變革要素

2019-11-14 02:05:50
Managertoday
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組織絕對不可能光靠一個又一個的敏捷開發專案,就能打破既有的層級和結構,變得更靈活彈性。想讓組織變得更敏捷,是一個浩大的變革工程。

組織絕對不可能光靠一個又一個的敏捷開發專案,就能打破既有的層級和結構,變得更靈活彈性。想讓組織變得更敏捷,是一個浩大的變革工程。

上期的文章裡,我談到企業想要提升組織效率,最快做出符合顧客需求的產品,可以考慮推行「敏捷開發」(agile development),將組織拆分成許多小團隊和部落,在短時間內產出可用、但不完美的產品,直接拿去測試顧客反應,再回頭修改,反覆執行這個循環,加速產品上市。

不過,你一定會說,任何組織絕不可能光靠成立一個又一個的敏捷開發專案,就能打破既有的層級、結構,立刻變得更靈活彈性。畢竟,成立一個、兩個敏捷開發專案相對容易,最困難的是要讓一套全新的工作方式,滲透到組織上上下下。

以金融業和電信業為例,過去受限於法規,業者開發新產品的時間都是以「年」為單位,長久下來累積的工作步調相對保守緩慢,即使之後法規變得稍有彈性、逐漸開放,也很難馬上就讓組織內的所有人變得高速運轉。

組織敏捷化7要素,翻新工作流程與管理制度

想讓組織更為敏捷,是一場徹頭徹尾的組織變革。BCG將「組織敏捷化」拆解為7個要素,每個要素都要到位,這場變革才可能達成。

1. 重組工作模式

捨棄傳統部門制度,改以「短期專案」為核心,成立小團隊,成員橫跨不同功能,每天討論和協作,集中火力完成對顧客有價值、目標具體的任務,力求快速產出、快速修正。

2. 改變組織和聘僱策略

為了有效協作,小團隊最好能聚在一起工作,這表示辦公空間或地點可能要重新調整,連帶也可能影響聘僱人才的策略,只聘用願意在特定辦公室工作的員工。

3. 調整內勤流程

會計和稅務等支援性質的部門,雖然不會拆分進敏捷開發的小團隊裡,但是工作流程也必須調整,像是如何快速核准預算和採購項目,免得阻礙敏捷開發的效率。

4. 翻轉領導風格

領導者必須捨棄中央集權、由高層控管一切的思維,授權每個小團隊更多的決策權,縮短層層上報的時間,加速開發流程。

5. 更新育才方式

為了推行敏捷開發,組織必須培訓「敏捷開發教練」(agile coach),跟著小團隊一起工作,並不斷教導員工和主管,了解敏捷開發的內涵和做法。

6. 建立新管理制度

有些公司會在跨部門徵召一批好手,成立第一個敏捷開發團隊之後,就無法再建立下一個敏捷開發團隊,問題往往出在「激勵制度沒有調整」。要是新團隊在快速試誤過程中,不是被視為失敗,就是領不到獎金,下次還有誰想加入?

因此,管理階層必須重新思考員工年度目標、關鍵績效指標(KPI)、獎勵制度,只有配套措施設想周全,員工才可能走向敏捷開發的道路。

7. 軟體開發和IT支援

思考有哪些工具能簡化流程,或是加速小團隊協作?

組建教練與專家團隊,找出最適合的「變革劇本」

從上述可以看出,這7個要素每一個都是大工程,但是缺一不可。根據過往的觀察,想讓穩重的大象型組織,真正跳起舞來,大概需要二至三年的時間。

在啟動變革時,通常會由一個「轉型辦公室」帶頭,規畫整個轉型的節奏和策略,包含組建一批敏捷開發的教練,以及內部專家團隊。

教練的工作主要是和敏捷開發小團隊一起工作,疏通日常運作裡面遇到的困難。專家的任務則是站在制高點上,審視組織內各個不同角色的改變,針對組織架構、工作方法、人才管理制度、薪酬激勵制度等,總結出一套適合自己公司的「劇本(playbook)」,並且隨著小團隊每天的運作而調整、修正,最終找出最好的敏捷開發方式,擴大導入到更多的專案團隊,甚至翻轉整個組織。

(口述 / 徐瑞廷,整理 / 韋惟珊)