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老闆設定高目標,部屬叫苦連天!夾在中間的主管,該怎麼溝通?

2019-10-23 15:07:01
Managertoday
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老闆下達指示,部屬卻反彈,這是基層主管要面對最棘手的問題之一,該如何承上啟下,扮演好溝通的橋梁呢?

又到歲末年終,今年的業績進度落後,老闆要求:「已經進入 Q4,為了如期達成 20% 的成長目標,大家一定要加把勁,不要再有理由推托⋯⋯。」

聽完老闆的這番話,基層主管心想,等一下開會傳達老闆的要求,同仁一定會跳腳!

果然,主管一宣布 Q4 目標後,就有些人很激動地說:「第 4 季本來就是淡季,訂這麼高的成長目標,是要整人嗎?」「經理,你怎麼不跟老闆反映這根本不可能呢?」

有些基層主管會選擇直接傳達指令,將業績壓力全部轉嫁給部屬,免得頂頭上司怪罪自己辦事不力。

有些基層主管則是會考慮部屬的心情,為了挺部屬而向上據理力爭,結果往往是讓老闆不滿,部屬的需求也沒有滿足,反倒變成兩面不是人。

兩種選擇都有問題,基層主管該怎麼辦?

卡內基訓練創辦人戴爾 ‧ 卡內基(Dale Carnegie)的好朋友、美國知名出版社 Simon & Schuster 創辦人之一馬克斯 ‧ 休斯特(Max Lincoln Schuster)曾說,部屬要找他請示可以,但是要先想好 4 個問題:

「首先,清楚地告訴我,問題是什麼?」
「第二,分析發生這個問題的可能原因有哪些?」
「第三,針對這些原因,你認為有哪些可能的解決辦法?」
「最後,請提出你認為最可行的 3 個解決方法。」

根據這個原則,基層主管在布達老闆的要求之前,可以先用這 4 個問題來傾聽同仁的意見。「我知道要達成 20% 的成長目標是一個很大的挑戰,不過抱怨也沒用,我們一起來想想看,困難重重的原因有哪些?有什麼可能的解決辦法或需要什麼支援?」

透過這樣的討論,基層主管就可以凝聚團隊的共識,再胸有成竹地面對老闆,提出 3 項最可行的解決方法,譬如增加行銷預算、業務人力或其他部門配搭等,讓老闆做最後決定,就有機會克服困難、達成目標。

那為什麼要向老闆提出 3 項解決之道呢?如果只提出一個最好的辦法,不是可以替老闆省更多評估的時間嗎?

我們要站在老闆的角度思考,當部屬跟他說:「經過我們的分析研判,要解決問題只有一個最好的方法,那就是⋯⋯。」老闆的本能反應就是開始挑剔:「你這個辦法有瑕疵,就像⋯⋯。」

如此一來,你想推薦的最好方法可能就此胎死腹中。切記,不要剝奪老闆的決定權,懂得運用向上溝通的訣竅,夾心主管就翻身有望,對上對下都能優遊自得!