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採購標準太嚴會勞民、太鬆又傷財,到底貨比幾家不吃虧?

2019-10-14 20:34:11
Managertoday
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內部控制制度針對採購及付款,有一個非常關鍵的「議比價」作業,用的概念就是「貨比三家不吃虧」。問題是,貨比多家真的就比較划算嗎?

企業的內部控制制度裡,在採購和付款循環中,無論是由總管理處集中辦理,或交由各事業單位分散進行,都有一個非常關鍵的「議比價」作業,使用的基本概念是「貨比三家不吃虧」。

以採購全新的電子設備為例,在同品牌、同型號、同保固期的規格上,肯定採取「價格標(最低標)」。

當產品的新舊程度、品牌、型號、保固期都不同,為了避免廠商用不良品削價競爭,便宜沒好貨,企業往往會改採「最有利標」(不宜採用最低標時,就廠商投標標的之技術、品質、功能、商業條款或價格等項目,進行綜合評選,以擇定最佳決標對象),將品質、效率等指標列入評比。特別是在採購廣告宣傳案或設計裝潢案時,由於每個人對企畫的創意、視覺的美感見解不同,更會採取「最有利標」。

在這篇文章裡,暫且排除巨大金額且流程複雜的招標程序,僅針對一般企業常碰上的議比價做說明。

最有利標未必選擇最低價,要具體說明取捨原因

以「價格標」來說,企業到底要找幾家廠商來報價、議比價?到底要殺到多少,才是廠商的含淚底價?

買一台 3 萬元的筆記型電腦,採購人員通常會向多家廠商詢價,最後選定一家廠商索取報價單議比價後成交。當買的是價值 30 萬元的設備,採購人員在多方詢價之後,還會同 3 家廠商單逐一議比價,最終向最低價者採購。

當採購的是高達 300 萬元的機房工程案,在完成了詢價及索取報價單流程,為了防止採購人員和廠商勾結,通常會召集其他公正獨立的多個部門人員,共同開會有時也會嚴謹地找廠商參與議比價會議,來個面對面大殺價。

在採購流程中,由於有多家廠商競價,在沒有弊端的前提下,自然會出現最低價者。如此依著內部控制採購制度下的流程,應該已經足以確保企業的利益。

如果是採「最有利標」,就會複雜些,因為最有利指標,包括不容易以數據說明的「感覺」,例如創意或美感等等。因此,即使詢價、報價、議比價的流程都和前述「價格標」相同,最終卻未必是向最低價廠商採購。

考量到最有利標的結果,可能是向較高價廠商採購,為了防止舞弊,還須記錄未選擇最低價廠商的原因,同時說明較高價廠商何以達到最有利指標。

流程嚴謹不應妨礙營運,避免貨比多家吃大虧

企業要採用何種議比價制度,一個決定因素是「金額級距」。依《營利事業所得稅查核準則》資本化的標準,耐用年限超過兩年、8 萬元以上的資產,購入時列為資產而不列入費用,逐年提列折舊。不過,由於耐用年限長短見仁見智,所以,通常低於 8 萬元的採購,只要經過詢價及報價,就執行作業流程較簡易的「單一廠商議比價」;高於 8 萬元的採購,則採取較複雜的「多家廠商議比價」。

金額級距也會跟著企業規模的大小,予以合理調整。標準過低,變成太多交易都需要找多家廠商來議比價,反而「勞民」;標準過高,導致太多交易都只找來單一廠商議比價,則可能會「傷財」。

站在內部稽核的立場,最好所有支出都嚴格地找很多家廠商來議比價。問題是,如果每一項採購都這樣做,會不會影響時效、效率或效益?又值得嗎?

碰到有時效性的採購,像是承接活動的場地布置,涉及舞台、音響、活動設計等等,你有時間逐一向 20 家廠商詢價嗎?等開完議比價會議,恐怕已經沒時間做好最關鍵的活動規畫,甚至誤了活動時程,導致客戶氣跑、收入飛了,「貨比多家真的吃大虧」。從維持公司正常經營的角度出發,內部稽核應該在確保公司利益不受損的前提下進行議比價,如此貨比三家才真的不吃虧。

依金額級距選擇議比價流程,確保採購與營運效益

採購時,要向一家或多家廠商詢價、議比價,應該要從時效、效率或效益考量,確保公司順暢經營。

經理人月刊第 169 期