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最有影響力的人,是會說故事的人! 2 個敘事技巧,讓部屬打從心底認同

楊琮熙
2019-05-24
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有一次和幾位 HR 夥伴與企管顧問聊到如何在組織內推動企業文化,大家的做法五花八門,有的從提升工作環境著手,有的從公司培訓做起,也有的從福委會活動進行宣導。從實務上來說,這些方式的確都有助於執行與締造企業文化。

而負責推動組織文化多年,我也常在想,要如何才能有效地將組織的核心文化與價值觀傳達給同仁?僅靠傳統宣導式的願景與聲明並不容易讓人記住,時間久了,人們的注意力也會對教條式的觀念、道理感到疲乏,不容易讓人記得住、做得到。

那麼,管理者還有什麼方式可以讓同仁對組織文化更容易聽得懂,也產生認同感呢?

好故事比硬道理更能激勵人心

或許「說故事」是一個可靠的行銷策略,能更有技巧地幫助人們理解組織創辦人的信念,也更有機會說服同仁實踐組織文化與價值觀。因為人們從幾萬年前就靠彼此圍繞火圈,靠著述說與聆聽故事延續生命,可以說,我們的基因裡天生就喜歡聽故事。而且好故事往往比道理更能激勵人心,也容易塑造人們對某項事物的認知價值,產生難忘的啟發與體驗。

那麼,如何才能述說一個好故事?雖然這方面已有許多書籍論述相關原則,但我想聊聊兩個組織案例,說明運用故事行銷企業文化,也是有一些公式可以參考的。

1.堅持行動+邁向巔峰,皇天不負苦心人的故事

這類故事的公式通常是:願景與目標-->困難限制-->堅持行動-->邁向巔峰。

某一年我與集團事業處的一位主管合作,協助當地廠區的人力資源事務。這位主管以工廠管理見長,在他與全廠夥伴積極地改善製造流程與營運效率下,我們終於突破了出貨量限制,產能屢創新高。主管那時想給全廠發個小紅包,並且送給每個人一塊蛋糕,一同分享這個喜悅。

這真是個宣揚企業文化、激勵人心的好時機,同時也是個好故事的素材。那一年我們不僅給予同仁上述的物質獎勵,也在內部宣傳了這次的重要事件,內容大致如下:

我們一直在XX產品上想取得客戶信賴(願景與目標),但是我們在研發與製造上的瓶頸一直無法突破(困難限制)。然而,我們從不放棄,在過去的三個月,由於同仁的共同努力與堅持,我們終於找到了方法(堅持行動)。如今,我們總算能讓客戶相信公司是有實力達標的,而且在這領域上取得了領先地位,這個榮耀同屬大家,很高興我們一起走過,這也是我們不輕言放棄的企業文化!(邁向巔峰)
我們把這樣的宣傳文字,透過包裝與行銷,在各種內部溝通場合不斷放送,即使文字精簡,卻是能讓同仁更加了解組織文化,也是可以琅琅上口的好故事!

2.歷經低谷+重返榮耀,遇意外後逆轉勝的故事

相較於皇天不負苦心人的故事,更能讓大家不斷傳頌、津津樂道的故事,可能就屬這類遇到逆風也能再起的故事,比如說葛斯納讓 IBM 浴火重生、賈伯斯讓蘋果起死回生⋯⋯,這類故事的公式則像是這樣:

願景與目標-->意外轉折-->轉場變革-->重返榮耀!

產業趨勢都有歷經高峰與低谷的時候,許多企業可能在變動的環境中,因為沒有做好自我調整的準備,在面臨低潮時從此一蹶不振,最終退出了市場。不過也有公司因為積極做好布局與轉型,撐過市場寒冬,再次回到最佳水準。
我所服務的組織,長久以來都一直是這行業領域的領頭羊,並且致力保持優勢(願景與目標),有一次卻因為突然遇上競爭者的削價競爭,經歷市場紅海嚴峻考驗,公司獲利不若往常亮眼(意外轉折)。我們當下不僅啟動了組織變革,同時也透過推動重塑企業核心價值觀的各項活動,引領大家思考可以做些什麼,共同撐過這段經營黑暗期(轉場變革),在管理層帶頭推動價值轉型、同仁們也開始凝聚行動共識後,後來幾年總算苦盡甘來,再創獲利新高。(重返榮耀)

後來,我們將組織這樣同甘共苦並再獲市場佳績的經歷寫成了故事,並搭配重新形塑的企業文化與價值觀進行宣傳,不僅成功提升內部同仁的向心力。多年以後,即使我已不在這組織服務,但有機會參加討論企業文化的研討會時,這間組織重返榮耀的故事仍常被行業顧問所提起,尤此可見故事傳播的深刻影響力。

喚情感共鳴,多說「我們」拉近距離

值得注意的是,故事的內容應該讓讀者有情感上的共鳴,也就是能從故事中看到自己,最好說說大家共同經歷的事情、體驗,多說「我們」,才能拉近距離,打動他人。換句話說,如果你的故事內容只是在說個人的豐功偉業,只說「自己」,沒有將經驗投射到大家心中,就不容易說服他人,共同實踐價值觀。

一個好故事不會談生硬的道理或呆板的數字,而是談論給人們的感受、影響與啟發。如果你是一個領導者,希望透過說故事的方式來傳達某些概念,或許以上兩個故事公式,可以幫助你更有效地思考,如何組織案例來形塑團隊的價值觀與文化。

美國作家瑪雅‧安傑盧(Maya Angelou)曾這樣說:「人們會忘記你說過和做過的事,但不會忘記你給他們的感受。」

掌握說故事的一個重要原則:訴諸與聽眾的情感連結,才能讓人們體會到說一個好故事的力量。

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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