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懂拒絕,才有高效率!在工作中學會說「不」,CEO 給的 4 建議

2019-11-12 13:47:50
Managertoday
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「拒絕別人,我需要很多心理建設。但往往開頭的那一瞬間,又變成了yes!」我遇到過很多這樣的朋友,他們通常很有親和力,很受同事喜歡,但效率不一定很高。改變這個習慣,有幾個關鍵。

最近有位年輕的朋友跟我說:「開復,我很難拒絕別人。有時候明明自己已經忙得焦頭爛額,或者認為不應該去做一件事情,但面對夥伴,還是沒辦法說出真實的想法。」「拒絕別人,我需要很多心理建設。但往往開頭的那一瞬間,又變成了yes!」

其實這樣的困擾並不少見,我遇到過很多這樣的朋友,他們通常很有親和力,很受同事喜歡,但效率不一定很高。改變這個習慣,有幾個關鍵。

拒絕是為了「更專注」

很多人認為,拒絕夥伴會讓彼此關係變得尷尬,其實並非如此。 合理的拒絕,有時會讓團隊效率更高,把精力用在最關鍵的地方。

史蒂夫·賈伯斯曾說過,專注就是要說「不」。意思是,要成功,應該專注於必須完成的工作,而不是在待辦清單中添加更多內容,拉低了所有工作的品質。

然而在實際工作的交接中,說「不」並非容易的事。為什麼人們總是傾向於說「好」?如何說「不」更容易讓別人接受?

「老好人」是種迎合型人格障礙

社會學家在「鏡像自我」概念中指出,與「自我」概念有關的並不是別人實際上如何評價我們,而是我們覺得別人如何評價我們。也就是說,我眼中的自己,實際上是我看到的那個你眼中的我。

人們總是活在想像的眼光中,所以看重他人對自己的評價和喜好。人天生希望得到認可,希望透過他人的肯定來確認自己的社會地位和價值。不忍拒絕他人的請求,是人們希望獲得好感的一種表現。很多時候我們想說「不」,但因為害怕讓同事、主管失望,失去團隊價值甚至失去工作,最終往往還是說了「好」。

選擇性地說不,符合大腦運作效率

首先要從心理上認可,說「不」是一件自然而有必要的事情。Shawn Achor 在《Before Happiness》一書中解釋道:「雖然人類的大腦每秒從環境中接收 1100 萬則資訊,但它每秒只能處理 40 位。這意味著大腦必須做出選擇,只處理占輸入資訊微小比例的一部分,大量資訊被選擇性忽視。你的現實是一種選擇,你選擇專注於塑造你感知和詮釋的世界。」因此, 選擇性地說「不」本來就應該是一件很自然的事情,我們的大腦時時刻刻都在這麼做。

但在工作中,「不」這個詞通常與消極性相關,說「不」需要一些技巧。為了防止自己被本應拒絕或推遲的工作淹沒,學會什麼時候以及如何說「不」有以下幾點需要注意:

如何有技巧地說不?

1.不要不假思索地回覆

作為人類,我們傾向於立即獲得滿足而不是「延遲滿足」。這意味著我們往往短視,看不到立刻說「好」的後果。

請花時間考慮說「好」的後果,問問自己,「我有空閒時間嗎?」以及「什麼事更重要?是日程表中原本安排的,還是這個新任務」。

當你的老闆或同事要求你幫助他們完成一個新任務時,不要不假思索立刻答應。更合理的回答是,告訴老闆或同事,你會檢查你的排程,隨後盡快給他們答覆。

2.深入了解請求

在盲目地拒絕之前,你或許應該多問幾個問題,了解別人請求的緊迫性和重要性。
- 「具體需要我做什麼?」
- 「是否很緊急?這可以等嗎?」
- 「還有其他人可以提供幫助嗎?」

只有了解自己具體被要求做什麼事,才能根據自己的能力、安排,協調時間、做出權衡。

3.尋求説明確定優先順序

在工作中,各個專案的優先順序有所不同。你認為必須先做什麼,可能和團隊的想法不一樣。

因此,當別人邀請你加入的新專案和既有的工作安排有衝突,而你又不確定哪一項更優先時,應該主動和團隊溝通,尋求説明確定優先順序。如果老闆認為你可以暫緩另一個項目,那麼就請全心投入到新安排的活動中吧。

4.「拒絕」的步驟

當你決定要對別人的請求說「不」了,可以採取以下幾個步驟,讓你的拒絕更容易被接受:

首先,打電話到別人的分機,或當面交流。 這樣會顯得態度更真誠,且避免生硬的文字資訊由於缺乏音調語氣而容易造成的誤解。

在交談中,或許首先應該感謝別人對你的信賴,而不是列舉式地說明你已經完成了多少工作。然後,分享你當前的排程和優先順序,解釋完你選擇的任務的必要性,實事求事地講清利害關係,讓對方了解你的處境。

最後,對無法提供幫助表示抱歉。誠懇而有技巧的拒絕,會讓你更容易取得對方的諒解。

沒有什麼選擇能夠十全十美,任何一種選擇,都意味著放棄另一些東西。無論你怎麼做,怎麼選,難免會有遺憾。從長遠來看,學會說「不」會使你成為一個更加專注、更有效率的人。

(本文出自「李開復」粉絲專頁