最近有位年輕的朋友跟我說：「開復，我很難拒絕別人。有時候明明自己已經忙得焦頭爛額，或者認為不應該去做一件事情，但面對夥伴，還是沒辦法說出真實的想法。」「拒絕別人，我需要很多心理建設。但往往開頭的那一瞬間，又變成了yes！」

其實這樣的困擾並不少見，我遇到過很多這樣的朋友，他們通常很有親和力，很受同事喜歡，但效率不一定很高。改變這個習慣，有幾個關鍵。

拒絕是為了「更專注」

很多人認為，拒絕夥伴會讓彼此關係變得尷尬，其實並非如此。 合理的拒絕，有時會讓團隊效率更高，把精力用在最關鍵的地方。

史蒂夫·賈伯斯曾說過，專注就是要說「不」。意思是，要成功，應該專注於必須完成的工作，而不是在待辦清單中添加更多內容，拉低了所有工作的品質。

然而在實際工作的交接中，說「不」並非容易的事。為什麼人們總是傾向於說「好」？如何說「不」更容易讓別人接受？

「老好人」是種迎合型人格障礙

社會學家在「鏡像自我」概念中指出，與「自我」概念有關的並不是別人實際上如何評價我們，而是我們覺得別人如何評價我們。也就是說，我眼中的自己，實際上是我看到的那個你眼中的我。

人們總是活在想像的眼光中，所以看重他人對自己的評價和喜好。人天生希望得到認可，希望透過他人的肯定來確認自己的社會地位和價值。不忍拒絕他人的請求，是人們希望獲得好感的一種表現。很多時候我們想說「不」，但因為害怕讓同事、主管失望，失去團隊價值甚至失去工作，最終往往還是說了「好」。

選擇性地說不，符合大腦運作效率

首先要從心理上認可，說「不」是一件自然而有必要的事情。Shawn Achor 在《Before Happiness》一書中解釋道：「雖然人類的大腦每秒從環境中接收 1100 萬則資訊，但它每秒只能處理 40 位。這意味著大腦必須做出選擇，只處理占輸入資訊微小比例的一部分，大量資訊被選擇性忽視。你的現實是一種選擇，你選擇專注於塑造你感知和詮釋的世界。」因此， 選擇性地說「不」本來就應該是一件很自然的事情，我們的大腦時時刻刻都在這麼做。

但在工作中，「不」這個詞通常與消極性相關，說「不」需要一些技巧。為了防止自己被本應拒絕或推遲的工作淹沒，學會什麼時候以及如何說「不」有以下幾點需要注意：

如何有技巧地說不？

1.不要不假思索地回覆

作為人類，我們傾向於立即獲得滿足而不是「延遲滿足」。這意味著我們往往短視，看不到立刻說「好」的後果。

請花時間考慮說「好」的後果，問問自己，「我有空閒時間嗎？」以及「什麼事更重要？是日程表中原本安排的，還是這個新任務」。

當你的老闆或同事要求你幫助他們完成一個新任務時，不要不假思索立刻答應。更合理的回答是，告訴老闆或同事，你會檢查你的排程，隨後盡快給他們答覆。

2.深入了解請求

在盲目地拒絕之前，你或許應該多問幾個問題，了解別人請求的緊迫性和重要性。
- 「具體需要我做什麼？」
- 「是否很緊急？這可以等嗎？」
- 「還有其他人可以提供幫助嗎？」

只有了解自己具體被要求做什麼事，才能根據自己的能力、安排，協調時間、做出權衡。

3.尋求説明確定優先順序

在工作中，各個專案的優先順序有所不同。你認為必須先做什麼，可能和團隊的想法不一樣。

因此，當別人邀請你加入的新專案和既有的工作安排有衝突，而你又不確定哪一項更優先時，應該主動和團隊溝通，尋求説明確定優先順序。如果老闆認為你可以暫緩另一個項目，那麼就請全心投入到新安排的活動中吧。

4.「拒絕」的步驟

當你決定要對別人的請求說「不」了，可以採取以下幾個步驟，讓你的拒絕更容易被接受：

首先，打電話到別人的分機，或當面交流。 這樣會顯得態度更真誠，且避免生硬的文字資訊由於缺乏音調語氣而容易造成的誤解。

在交談中，或許首先應該感謝別人對你的信賴，而不是列舉式地說明你已經完成了多少工作。然後，分享你當前的排程和優先順序，解釋完你選擇的任務的必要性，實事求事地講清利害關係，讓對方了解你的處境。

最後，對無法提供幫助表示抱歉。誠懇而有技巧的拒絕，會讓你更容易取得對方的諒解。

沒有什麼選擇能夠十全十美，任何一種選擇，都意味著放棄另一些東西。無論你怎麼做，怎麼選，難免會有遺憾。從長遠來看，學會說「不」會使你成為一個更加專注、更有效率的人。

（本文出自「李開復」粉絲專頁）