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別被疫情焦慮綁架!透過這 3 件事,靜下心來升級自我

賴婷婷
2020-04-24
領導力教練 賴婷婷
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疫情持續衝擊著全世界各產業,組織裡充斥著焦慮不安的惶恐。帶領 70 人團隊的主管 A 沉重地問我:公司要我交出 30% 的資遣名單。團隊中每個人都是因為相信我所擘畫的願景才加入的,我怎麼選?

帶領技術研發的主管 B 憤怒地問我:老闆現在為何不能說清楚,到底對未來的規畫是什麼,這樣我要怎麼進行手上的專案?

經歷過一次世界級風暴的主管 C 埋怨著:公司為何不能有完整一點的說明,像我以前的 X 公司(成立逾 70 年,該領域的外商領導品牌)都能在第一時間提供完整配套,穩定軍心……

這些情緒、想法、指控都可以理解,但陷在負面的情緒裡,除了自己能量低落外,組織效能也會空轉,於公於私都沒有好處。在我看來,此時正是養成「逆境力」(Adversity Quotient)的關鍵時刻,你更可以趁著此時鍛鍊自己的 3 個方向:

1. 有意識地選擇自己看事情的觀點

黑天鵝事件有 3 個特性:無法預期且不尋常、造成連續的負面影響、顛覆市場或既有思維。以現在的發生頻率來看,約莫每 2~5 年會來一場黑天鵝事件,意味著我們在正式退休前,至少還會再經歷好幾次。

面對這種事件你不可能麻木以對,人的本能就是會開始擔心這個、不安那個,但難道我們只能每次都如此沈重、憤怒、埋怨嗎?我認爲樂觀是先天個性,正向則是後天培養的態度,若這種時候你可以停止自動化觀點,「有意識地選擇」自己看事情的角度,就相對不容易被負面情緒的漩渦綁架。

例如:面對資遣,即便腦筋理解公司為什麼必須進行這樣的安排,但心裡就是痛苦糾結。這時不妨靜下心去想,自己真的過不去的是什麼?擔心自己不具備足夠專業技能進行資遣會談?這個好處理,請教人資或有經驗的朋友即可。但有些人真正的困擾在於害怕面對衝突或無法處理負面情緒。

也許是時候去看見自己的討好或自信議題,如何有效或無效地影響著你的領導力。我想強調的是,

黑天鵝事件還會持續發生的,這次愈能夠完整學習並調整好心態,下次大浪來襲時,就更有機會幫助到自己與身邊的人。

2. 快速調整觀點並聚焦在自己能做的事

世界上有 3 種事:個人可以直接控制的事、個人可以間接控制的事、以及個人無法控制的事。與其把時間花在抱怨他人「為什麼不能做些什麼?」,不如把自己的能量時間聚焦在下面這些思考與行動,例如:

  • 「我可以利用這段時間強化自己什麼,確保自己的職場競爭力?」
  • 「有什麼事是平時一直被歸類到重要但不緊急的象限,現在剛好可以排進時程來進行的?」
  • 「公司各部門應該如何建置並協調出營運持續規畫(Business Continuity Plan),為下一個成長做好準備?」

3. 重點發展能共贏的核心團隊

所謂「時窮節乃現」,意思是人在危急的時候,真正的氣節才會顯現出來。這句話很多年輕人應該沒聽過,如果用相對現代點的比喻,我想到巴菲特在 1994 股東大會時說的:「退潮才知道誰在裸泳。」 (only when the tide goes out do you discover who's been swimming naked.)

我們當然可以做最好的準備與最壞的打算,但也不能太高估自己,黑天鵝事件通常不會太短,自己也會有能量相對不足的暗黑期,相信我,你會想要與需要與 A 咖同行,因為他們會 hold 著不至於讓局面垮掉。

困難時刻人的優點與缺點都會被同步放大,張大眼睛看看組織裡具備下面這些特質與能力的人,就是值得你一路相隨,值得公司全力栽培的人,例如:

  • 「誰是在高壓下仍能沈得住氣、扛得了壓力的人?」
  • 「誰是在負面氛圍中能穩定人心、維持團隊凝聚力的人?」
  • 「誰讓你覺得還好有他/她在,讓很多事不至於亂了套?」

有些能力平時不具備好像也不會出什麼大亂子,但這種充斥著混屯不安的時刻,正是領導力的最佳訓練場。

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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