我有個朋友是企業的老闆，我和他有時候會一起吃飯，或者在某些場合碰面。但是看到他的出席狀況，常常類似蜻蜓點水，說要趕第二攤就先走了。
有一次他跟我吃飯也是如此，本來我想說吃到 8 點或 9 點，有些事情後面再討論，可是時間一到 8 點，他就說他要先走，正事都還沒談就要離開了。
我問他為什麼一定要先走？他說，我也不知道，反正祕書幫我排了下一個行程。問他下一個行程真的很重要嗎？他說其實也還好，但是就已經排進去了，也不能說不去。
同一天，我遇到另一個老闆也是這樣。我跟他打球的時候談到一件重要的事，當面問他，什麼時候可以再見面詳談？他卻不能回答，因為他的行程要問祕書。
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啟發或迷思：祕書指揮老闆？
很多老闆會有這樣的迷思，本來祕書只是協助的角色，久而久之，卻變成由祕書來排行程，老闆是照著祕書的行程在走，並不是根據自己的行程在走。
老闆過度依賴祕書，無形中放棄了決定權
老闆過度依賴祕書到一個地步，甚至自己根本不記得有哪些行程，也不知道為何要安排，結果在不知不覺中，老闆的行程變成被祕書控制。
有時候企業規模愈大，老闆愈容易有這樣的情況。即使當面見到他要約行程，他自己都不敢決定，要回去問祕書，生怕祕書已經幫他排了某些行程。結果，遇到比較重要的邀約，老闆反而無法當下決定是否赴約。然而這樣做，卻造成許多問題。
想想看，其實祕書未必認識老闆要見的人，更不知道事情的輕重緩急。祕書也不清楚會面時間應該排一個鐘頭、或是兩個鐘頭，不知道某項行程的重要性是否優於另一個行程。祕書只是看著行事曆，有空檔就把行程放進去，每個行程平均一兩個小時，就像填空一樣塞滿。這絕對不是老闆有效運用時間的方式。
自己決定更精準、省時
以我為例，我的行程都是自己控制。如果別人跟我約，我認為重要的就插進去，不重要的就挪開。無論某個行程需要兩個小時、或三個小時，我都會留足夠的時間。因為祕書不知道輕重緩急，往往會排得太短，或排太長都有可能，還不如自己控制。
因為老闆最清楚事情的輕重緩急，自己決定行程，就能確保最重要的行程優先排，時間也抓得更精準。
有人以為行程請祕書安排可以省時間，實際上不見得。比方一個行程進來，祕書就得問你要不要去。假如要搭飛機，可能有 3 班可以選擇，祕書又得請示你；有時候 3 班都不合適，你又要吩咐祕書去問旅行社，來回好幾趟。
如果你自己處理行程，你知道你想要什麼樣的時間，旅行社就可以馬上決定了。比起你自己直接決定，讓祕書來來回回請示，其實不會節省時間。
親自邀約，對方會備感尊重，感受到人與人的溫度
再者，碰到重要的邀約，請祕書去跟對方的祕書約時間，對方很容易拒絕，因為關係隔了一層。但如果邀約是老闆自己安排，親自去敲定行程，對方就感受到溫度與親切感，不好意思拒絕了。
即使你不是親自致電，透過信件與 Line 也一樣，自己寫一封信去約，都是比較有禮貌的，達到的效果也不同。
如果真的沒有時間自己寫信，不妨請祕書擬稿，你修改之後，再用自己的信箱或手機發出去，且寄一份副本給祕書，效果也很好。
自己決定行程，讓祕書放入行事曆並提醒
老闆自己決定行程後，再往下延伸，就有祕書的工作了。
以我來說，通常我決定行程之後，會告訴祕書，請他放入行事曆。這份行事曆可以幫助我核對行程，不會出錯。同時，隨著我的決定，後面可能有一些細節要交辦，例如出席某個場合要祕書準備哪些資料給我，這些事項就在放入行事曆的時候交辦即可。
有了行事曆，祕書也可以在某個行程快到的時候，定時提醒我接下來有哪一件事要做。
換句話說，老闆要掌控自己的行程。但不是不用祕書，而是界定祕書的任務在於幫忙處理細節，並且定時提醒。
排定行事曆的方法
自己排行程要有方法。如果要約見面的時間，我通常會查閱行事曆來決定，告訴對方我有兩三個選項，同時在行事曆上對這兩三個時間點做一個記號。等到對方回覆，我再把不用的一兩個拿掉。
這樣做的好處是，對我來說，我已經預留了時間，不會重複安排活動。此外，我給了對方兩三個選項，對方容易安排。如果我們只給對方一個時間，他萬一有事就不容易約成，提供兩三個時間，成功的機會就比較大了。
宴客名單、座位安排更要自己處理
宴客要決定名單與座位安排，更需要老闆親自處理。千萬不要一句話丟給祕書，恐怕會惹出許多麻煩。
宴客要請哪些人？如何安排座位？通常祕書是幫不上忙的。因為這些重要人物之間有沒有過節，哪些人談得來，哪些人不對盤，都是老闆自己最清楚。一開始老闆就親自參與，會省很多時間，而且不出錯。除非賓客人數太多，才考慮由了解狀況的主管分層負責。
當中還有許多細節要留意，甚至連有人缺席，位子應該如何遞補，老闆都得自己決定，否則一個不小心，弄成「仇人相見，分外眼紅」的場面，那就得罪人了。
結論：自己決定行程，祕書處理細節
活用工具，把行事曆掌握在自己手上，就不必事事問祕書。行程要由老闆自己決定，按照輕重緩急安排。像宴客名單、座位安排等重要事務，道理也相同。祕書的工作不是幫忙排行程，而是老闆決定行程後，再由祕書處理細節，並定時提醒。
