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高階主管常犯的錯:不知不覺被祕書控制了行程

2020-08-10 07:41:44
Managertoday
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很多老闆會有這樣的迷思,本來祕書只是協助的角色,久而久之,卻變成由祕書來排行程,老闆是照著祕書的行程在走,並不是根據自己的行程在走。

我有個朋友是企業的老闆,我和他有時候會一起吃飯,或者在某些場合碰面。但是看到他的出席狀況,常常類似蜻蜓點水,說要趕第二攤就先走了。

有一次他跟我吃飯也是如此,本來我想說吃到 8 點或 9 點,有些事情後面再討論,可是時間一到 8 點,他就說他要先走,正事都還沒談就要離開了。

我問他為什麼一定要先走?他說,我也不知道,反正祕書幫我排了下一個行程。問他下一個行程真的很重要嗎?他說其實也還好,但是就已經排進去了,也不能說不去。

同一天,我遇到另一個老闆也是這樣。我跟他打球的時候談到一件重要的事,當面問他,什麼時候可以再見面詳談?他卻不能回答,因為他的行程要問祕書。

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啟發或迷思:祕書指揮老闆?

很多老闆會有這樣的迷思,本來祕書只是協助的角色,久而久之,卻變成由祕書來排行程,老闆是照著祕書的行程在走,並不是根據自己的行程在走。

老闆過度依賴祕書,無形中放棄了決定權

老闆過度依賴祕書到一個地步,甚至自己根本不記得有哪些行程,也不知道為何要安排,結果在不知不覺中,老闆的行程變成被祕書控制。

有時候企業規模愈大,老闆愈容易有這樣的情況。即使當面見到他要約行程,他自己都不敢決定,要回去問祕書,生怕祕書已經幫他排了某些行程。結果,遇到比較重要的邀約,老闆反而無法當下決定是否赴約。然而這樣做,卻造成許多問題。

想想看,其實祕書未必認識老闆要見的人,更不知道事情的輕重緩急。祕書也不清楚會面時間應該排一個鐘頭、或是兩個鐘頭,不知道某項行程的重要性是否優於另一個行程。祕書只是看著行事曆,有空檔就把行程放進去,每個行程平均一兩個小時,就像填空一樣塞滿。這絕對不是老闆有效運用時間的方式。

自己決定更精準、省時

以我為例,我的行程都是自己控制。如果別人跟我約,我認為重要的就插進去,不重要的就挪開。無論某個行程需要兩個小時、或三個小時,我都會留足夠的時間。因為祕書不知道輕重緩急,往往會排得太短,或排太長都有可能,還不如自己控制。

因為老闆最清楚事情的輕重緩急,自己決定行程,就能確保最重要的行程優先排,時間也抓得更精準。

有人以為行程請祕書安排可以省時間,實際上不見得。比方一個行程進來,祕書就得問你要不要去。假如要搭飛機,可能有 3 班可以選擇,祕書又得請示你;有時候 3 班都不合適,你又要吩咐祕書去問旅行社,來回好幾趟。

如果你自己處理行程,你知道你想要什麼樣的時間,旅行社就可以馬上決定了。比起你自己直接決定,讓祕書來來回回請示,其實不會節省時間。

親自邀約,對方會備感尊重,感受到人與人的溫度

再者,碰到重要的邀約,請祕書去跟對方的祕書約時間,對方很容易拒絕,因為關係隔了一層。但如果邀約是老闆自己安排,親自去敲定行程,對方就感受到溫度與親切感,不好意思拒絕了。

即使你不是親自致電,透過信件與 Line 也一樣,自己寫一封信去約,都是比較有禮貌的,達到的效果也不同。

如果真的沒有時間自己寫信,不妨請祕書擬稿,你修改之後,再用自己的信箱或手機發出去,且寄一份副本給祕書,效果也很好。

自己決定行程,讓祕書放入行事曆並提醒

老闆自己決定行程後,再往下延伸,就有祕書的工作了。

以我來說,通常我決定行程之後,會告訴祕書,請他放入行事曆。這份行事曆可以幫助我核對行程,不會出錯。同時,隨著我的決定,後面可能有一些細節要交辦,例如出席某個場合要祕書準備哪些資料給我,這些事項就在放入行事曆的時候交辦即可。

有了行事曆,祕書也可以在某個行程快到的時候,定時提醒我接下來有哪一件事要做。

換句話說,老闆要掌控自己的行程。但不是不用祕書,而是界定祕書的任務在於幫忙處理細節,並且定時提醒。

排定行事曆的方法

自己排行程要有方法。如果要約見面的時間,我通常會查閱行事曆來決定,告訴對方我有兩三個選項,同時在行事曆上對這兩三個時間點做一個記號。等到對方回覆,我再把不用的一兩個拿掉。

這樣做的好處是,對我來說,我已經預留了時間,不會重複安排活動。此外,我給了對方兩三個選項,對方容易安排。如果我們只給對方一個時間,他萬一有事就不容易約成,提供兩三個時間,成功的機會就比較大了。

宴客名單、座位安排更要自己處理

宴客要決定名單與座位安排,更需要老闆親自處理。千萬不要一句話丟給祕書,恐怕會惹出許多麻煩。

宴客要請哪些人?如何安排座位?通常祕書是幫不上忙的。因為這些重要人物之間有沒有過節,哪些人談得來,哪些人不對盤,都是老闆自己最清楚。一開始老闆就親自參與,會省很多時間,而且不出錯。除非賓客人數太多,才考慮由了解狀況的主管分層負責。

當中還有許多細節要留意,甚至連有人缺席,位子應該如何遞補,老闆都得自己決定,否則一個不小心,弄成「仇人相見,分外眼紅」的場面,那就得罪人了。

結論:自己決定行程,祕書處理細節

活用工具,把行事曆掌握在自己手上,就不必事事問祕書。行程要由老闆自己決定,按照輕重緩急安排。像宴客名單、座位安排等重要事務,道理也相同。祕書的工作不是幫忙排行程,而是老闆決定行程後,再由祕書處理細節,並定時提醒。