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疫情衝擊,下半年的預算怎麼編?控開銷、盤獲利,這樣撐過寒冬

2020-09-22 09:59:42
Managertoday
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企業在疫情衝擊下,如果已經預期營收下滑,還能照著原有的預算走嗎?該怎麼調整才能讓企業在軌道上經營?

新冠肺炎凌虐全球,各國紛紛採取鎖國、封關、封城、禁足、停工、宵禁、禁止非必要外出等等手段,首當其衝的是觀光相關的行業,如旅行社、航空、郵輪、旅館等等,這場瘟疫,重創經濟,勢不可擋,不知何時才會罷休。

眼看著觀光產業鏈上的企業瀕臨破產、倒閉、裁員、無薪假,醞釀了部分產業的大斷鏈。站在這個雪崩混沌的時點,如果已經看到或預期收入直直落,我們還能照著今年的預算走嗎?例如原預算中準備積極投放的行銷費,應該喊卡嗎?原預算中準備業務發展的人才招募,應該凍結嗎?

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今年的預算早已編完,當時編製預算的方法可能採用的是最偷懶省事的「歷史預算」,即拿著過去歷史數加減乘除一番,就成了今年的預算。這種預算比較局限過去經驗的框框裡,而工作者個性多半保守,無挑戰開拓的思維,收入編的肯定較以往年度少,成本費用卻較往年多,顯得沒有創意。

「零基預算」檢視開銷,只花在刀口上

第二種是最麻煩惹厭的「零基預算」,這種預算多用在開銷上,因為要從零開始,從底開始編製,需要先列出明確的明細項目,才有可運用的預算,呼嚨一堆名目不清的數字是沒法子過關的。

除了編製時耗時耗力外,在項目執行的過程中,所有的開銷都必須在預算內,企業常因無 IT 系統配套,只好人工逐項控管,再加上無法神算而總是不定期調整,主管和部屬間不免衝突。

今年才過了一個季度,後面的 3 個季度怎麼辦?如果收入變得不可控,能控的只有成本費用,建議抓大放小,我以最常用「零基預算」控管的行銷費用為例,重新檢視後面 3 個季度的必要行銷計畫,訂出必要的行銷明細項目,再以「零基預算」控管的人力開銷為例,重新檢視後面 3 個季度的必要經營計畫,訂出必要的員額明細項目,接著就將預算花在這些必要的項目上,這樣才可避免收入沒有進來,而成本費用卻照著原預算花光了。此舉或許無情,但也可讓主管重新思考並盤點,什麼錢一定要花?什麼錢可以不花?

「滾動預算」算收入,推估資金缺口

第三種是「滾動預算」,這種預算始終對於未來一段期間(如 12 個月)全盤規畫,雖然平時我並不鼓勵每個月都耗時耗力去編製未來 12 個月的預算,但現在是非常時刻,「滾動預算」帶有「重估」的概念,也就是站在現在這個時點,因為疫情的影響,重估未來 3 個季度或未來 12 個月的經營結果。運氣特好的,省吃儉用應該還能保有預期獲利;運氣還行的,勒緊褲帶或許還能保有損益兩平;倒楣點的,手上握些現金爭取熬過寒冬;特別衰的,只怕撐不久。「重估」可以讓自己預先盤點,今年的情況到底有多糟,特別是推估今年的資金缺口到底有多大,選擇死撐還是退場?

無論哪一種預算,無非都是讓企業得以在預算的軌道下正常經營,面對肺炎疫情,建議重新覆核預算,挑出可控的大開銷,採用「零基預算」來檢視其必要性,再搭配「滾動預算」來調整原本的收入及成本費用預算數字,即透過「重估」來預測最糟的情況,同時盤盤自己的現金口袋有多深,手握的資源有多少,因為企業唯有先蹲著活下去,等待風頭過了,才有機會伺機而跳。