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高管來訪,怎麼接待?這兩種部門主管的做法,高下立見

智享會(MISA)理事長、大聯大集團副董事長、友尚董事長

國立海洋大學電機工程學系畢業,現為友尚公司董事長暨大聯大控股副董事長、台北市電子零件商業同業公會理事長、中華經營智慧分享協會(智享會,MISA)理事長,於半導體零組件領域已有超過40年的資歷。

1980年創立友尚集團,2000年成為台灣第一家上市的電子零組件通路公司,2010年加入大聯大控股,出任副董事長。創業初期便立下了「無私分享」的人生目標,非常重視教育訓練,遂從1995年開始著手整理歷年來的實務心得,整理成《業務實戰篇》、《觀念篇》、《經營札記》三本「分享系列」,亦擷取其部份內容編成四本叢書:《讓上司放心交辦任務的CSI工作術》、《比專業更重要的隱形競爭力》、《王者業務力》、《想成功,先讓腦袋就定位》。

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有一次我到高雄一趟,本來是同仁父親過世,我要去致意,但告別式是下午,我就想趁上午到高雄分公司一趟,畢竟也兩三年沒去了。

我原本以為分公司的幹部會把資料準備好,在會議室向我簡報,沒想到抵達以後,他們居然說會議室正在施工裝潢,今天不方便開會,讓我有點錯愕。裝潢改期不難,但是董事長或總經理這種層級的長官難得下來一次,分公司主管怎麼不懂得利用機會,用心報告成果,爭取資源或人力呢?

又有一次,銀行不經意地打電話來說,高階主管要帶屬下來拜訪我跟公司的財務主管。財務主管向我報告,我自然問:對方有什麼事要來談嗎?財務主管就有點輕忽地說,對方只是順道來坐坐。然而,若財務主管都沒準備,就算我參加,對方來了也只是閒聊而已,完全沒有建設性的成果。

相反地,重視機會的同仁,也是有的。像我到北京有行程,北京的主管知道從我下飛機到第二天中午的行程,中間還有一段空檔,他就問:「如果我到機場接您,您可不可以跟我一起去拜會某位重要客戶?第二天早上,我還約了一位重要供應商,您可否和我們一起吃早餐?」

其實我並沒有特別通知北京分公司主管,說我會去,要他預作準備。只是他看到公司內部公告,知道我要去北京,就主動聯繫我,安排行程。因為他抓住了機會,於是成果斐然。

別輕忽與高階主管碰面的機會

上述故事有兩項迷思與一項啟發。第一個迷思是不知道輕重緩急,分公司經理居然因為裝潢施工,錯失了跟董事長報告的契機。第二個迷思是輕忽機會,財務主管以為銀行高階主管只是順道來訪,沒有深入思考如何趁機替公司加值。

北京主管的行動,則是很棒的啟發,跟前兩項迷思正好成為鮮明的對比。他不但抓住機會,甚至主動邀約,有效運用董事長到北京的空檔時間,敲定重要的客戶或供應商,也讓業務順利推展。

善用高階主管會面的力量,讓事務快速通關

無論面對客戶、供應商或銀行,我方與對方高階主管都出席的機會是很寶貴的,要懂得善用。某些事情,你跟基層承辦人接洽,可能是談不攏的。但當雙方高階主管都在場、彼此商談,就有機會讓這件事得到對方主管的重視,未來很容易推行。

以銀行高層來拜會為例,所謂「順道來坐坐」是對方客氣的說法,他們其實是來考核客戶的營運狀況是否正常。既然如此,我們不能毫無準備,而是要充分準備資料,顯現公司的優勢才對。

如果銀行的高階主管在場,平常交涉業務的辦事員也會來,財務主管應該抓住這個大好良機。平常他跟底下的人說不通的事情,無論是利率要調整、或是放款額度要提高,都可以趁雙方高階主管在場,一次談妥。

雙方高層出席的機會不僅寶貴,有時甚至是唯一的機會。平常若是一件事情遲遲未通關,你根本無法越過承辦人,去邀請對方的總經理等高階主管,因為這是越級報告,可能得罪人。如果對方高層主動提出要來拜會,豈不是天上掉下來的良機?假如有什麼事卡關,也是我方高層跟對方在溝通,並不是你越級報告,不會因此被對方承辦人修理。這種好機會,怎能不把握呢?

吃飯、打球、宴會等,非正式會面的機會都要把握

每一次的客戶或供應商拜訪行程,事前的準備也十分重要,可能要在公司內找主管開會前會,進行簡報的排練,甚至針對客戶、供應商可能提出的需求,彼此商談的條件等,事先爭取主管的授權,才能當場解決問題,甚至敲定訂單或合作關係。若不當場敲定,回來再說的話,不知要等到何年何月。

同樣地,吃飯、打球、論壇、研討會、午晚宴……參加任何場合,都可能碰到不同的對象。有時候,自己公司的高階主管,和客戶或供應商的高階主管,甚至對方的承辦人剛好都在場,你不妨把握機會去接觸,趁著見面聊天氣氛良好,點出一些重要的事項,爭取對方高階的認同,也許他會同意,回頭請他的屬下跟你接洽。

這類場合,可說機不可失,你若沒有走上去攀談,機會就不再來。以後要把這些人剛好都湊在一起,是很困難的任務,特別去約見面,也可能越級或失禮,根本無法成局。此時,把握偶然見面的良機,就成了通關關鍵。

比方雞尾酒會或宴會場合,兩三個人在聊天,所談的事也許根本和你無關,但聊著聊著,帶到了你的需要,對方高階就可能交代屬下,辦妥本來不好辦的事。等於是把握別人創造的機會,帶到自己想談的主題。不過也要留意,避免一直談自己的需求,喧賓奪主,反而造成其他人的不悅。最好是點到為止,讓我方的高層幫忙接話,提出需求,成功機率才會高。

重視主管的約談,預作準備,甚至主動創造機會

有時主管約談,找你某個時間去報告,一定要重視。即使主管說只是吃個飯、聊聊天,你也要做好準備。若是以為隨便閒聊就算了,你就錯過了機會!

某些高階主管,一年只有一兩次機會跟你單獨碰面、聊天、討論,輕忽以對實在不智。建議你充分準備,例如最近工作上遇到哪些問題,趁著聊天討論,氣氛良好的時候提出來。

甚至,你還應該主動創造機會,就算主管不找你,你也可以向主管提出,是否可以約某個時間談一談。只要你提出需求,充其量是會面時間往後排,不至於完全排不到。結論就是,當主管找你談,要做充分準備;即使他不找你,你也該主動找他。

外界高層來拜會,往往成為致勝關鍵

某些例行性的拜會,經常在無意中被輕忽。對內,要重視主管的約談,做好準備,甚至主動創造機會向主管報告。對外進行洽談、拜會之前,需要會前會與排練,並事先爭取主管的授權,才能當場解決問題。

當外界的高層來拜會,聊聊、坐坐都是機會,不可放過。懂得利用機會,善用高階主管力量,可能讓事情快速通關。有時,偶然的機會甚至是唯一的機會,因為你根本不能越級去邀請雙方高層坐下來談。機不可失!把握各種場合,尤其是雙方高層都在場的時機,往往成為致勝的關鍵。

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