有一次我到高雄一趟，本來是同仁父親過世，我要去致意，但告別式是下午，我就想趁上午到高雄分公司一趟，畢竟也兩三年沒去了。
我原本以為分公司的幹部會把資料準備好，在會議室向我簡報，沒想到抵達以後，他們居然說會議室正在施工裝潢，今天不方便開會，讓我有點錯愕。裝潢改期不難，但是董事長或總經理這種層級的長官難得下來一次，分公司主管怎麼不懂得利用機會，用心報告成果，爭取資源或人力呢？
又有一次，銀行不經意地打電話來說，高階主管要帶屬下來拜訪我跟公司的財務主管。財務主管向我報告，我自然問：對方有什麼事要來談嗎？財務主管就有點輕忽地說，對方只是順道來坐坐。然而，若財務主管都沒準備，就算我參加，對方來了也只是閒聊而已，完全沒有建設性的成果。
相反地，重視機會的同仁，也是有的。像我到北京有行程，北京的主管知道從我下飛機到第二天中午的行程，中間還有一段空檔，他就問：「如果我到機場接您，您可不可以跟我一起去拜會某位重要客戶？第二天早上，我還約了一位重要供應商，您可否和我們一起吃早餐？」
其實我並沒有特別通知北京分公司主管，說我會去，要他預作準備。只是他看到公司內部公告，知道我要去北京，就主動聯繫我，安排行程。因為他抓住了機會，於是成果斐然。
別輕忽與高階主管碰面的機會
上述故事有兩項迷思與一項啟發。第一個迷思是不知道輕重緩急，分公司經理居然因為裝潢施工，錯失了跟董事長報告的契機。第二個迷思是輕忽機會，財務主管以為銀行高階主管只是順道來訪，沒有深入思考如何趁機替公司加值。
北京主管的行動，則是很棒的啟發，跟前兩項迷思正好成為鮮明的對比。他不但抓住機會，甚至主動邀約，有效運用董事長到北京的空檔時間，敲定重要的客戶或供應商，也讓業務順利推展。
善用高階主管會面的力量，讓事務快速通關
無論面對客戶、供應商或銀行，我方與對方高階主管都出席的機會是很寶貴的，要懂得善用。某些事情，你跟基層承辦人接洽，可能是談不攏的。但當雙方高階主管都在場、彼此商談，就有機會讓這件事得到對方主管的重視，未來很容易推行。
以銀行高層來拜會為例，所謂「順道來坐坐」是對方客氣的說法，他們其實是來考核客戶的營運狀況是否正常。既然如此，我們不能毫無準備，而是要充分準備資料，顯現公司的優勢才對。
如果銀行的高階主管在場，平常交涉業務的辦事員也會來，財務主管應該抓住這個大好良機。平常他跟底下的人說不通的事情，無論是利率要調整、或是放款額度要提高，都可以趁雙方高階主管在場，一次談妥。
雙方高層出席的機會不僅寶貴，有時甚至是唯一的機會。平常若是一件事情遲遲未通關，你根本無法越過承辦人，去邀請對方的總經理等高階主管，因為這是越級報告，可能得罪人。如果對方高層主動提出要來拜會，豈不是天上掉下來的良機？假如有什麼事卡關，也是我方高層跟對方在溝通，並不是你越級報告，不會因此被對方承辦人修理。這種好機會，怎能不把握呢？
吃飯、打球、宴會等，非正式會面的機會都要把握
每一次的客戶或供應商拜訪行程，事前的準備也十分重要，可能要在公司內找主管開會前會，進行簡報的排練，甚至針對客戶、供應商可能提出的需求，彼此商談的條件等，事先爭取主管的授權，才能當場解決問題，甚至敲定訂單或合作關係。若不當場敲定，回來再說的話，不知要等到何年何月。
同樣地，吃飯、打球、論壇、研討會、午晚宴……參加任何場合，都可能碰到不同的對象。有時候，自己公司的高階主管，和客戶或供應商的高階主管，甚至對方的承辦人剛好都在場，你不妨把握機會去接觸，趁著見面聊天氣氛良好，點出一些重要的事項，爭取對方高階的認同，也許他會同意，回頭請他的屬下跟你接洽。
這類場合，可說機不可失，你若沒有走上去攀談，機會就不再來。以後要把這些人剛好都湊在一起，是很困難的任務，特別去約見面，也可能越級或失禮，根本無法成局。此時，把握偶然見面的良機，就成了通關關鍵。
比方雞尾酒會或宴會場合，兩三個人在聊天，所談的事也許根本和你無關，但聊著聊著，帶到了你的需要，對方高階就可能交代屬下，辦妥本來不好辦的事。等於是把握別人創造的機會，帶到自己想談的主題。不過也要留意，避免一直談自己的需求，喧賓奪主，反而造成其他人的不悅。最好是點到為止，讓我方的高層幫忙接話，提出需求，成功機率才會高。
重視主管的約談，預作準備，甚至主動創造機會
有時主管約談，找你某個時間去報告，一定要重視。即使主管說只是吃個飯、聊聊天，你也要做好準備。若是以為隨便閒聊就算了，你就錯過了機會！
某些高階主管，一年只有一兩次機會跟你單獨碰面、聊天、討論，輕忽以對實在不智。建議你充分準備，例如最近工作上遇到哪些問題，趁著聊天討論，氣氛良好的時候提出來。
甚至，你還應該主動創造機會，就算主管不找你，你也可以向主管提出，是否可以約某個時間談一談。只要你提出需求，充其量是會面時間往後排，不至於完全排不到。結論就是，當主管找你談，要做充分準備；即使他不找你，你也該主動找他。
外界高層來拜會，往往成為致勝關鍵
某些例行性的拜會，經常在無意中被輕忽。對內，要重視主管的約談，做好準備，甚至主動創造機會向主管報告。對外進行洽談、拜會之前，需要會前會與排練，並事先爭取主管的授權，才能當場解決問題。
當外界的高層來拜會，聊聊、坐坐都是機會，不可放過。懂得利用機會，善用高階主管力量，可能讓事情快速通關。有時，偶然的機會甚至是唯一的機會，因為你根本不能越級去邀請雙方高層坐下來談。機不可失！把握各種場合，尤其是雙方高層都在場的時機，往往成為致勝的關鍵。
