公司每周一次的業務會議，由各大部門的業務負責人匯報業績表現及客戶的變化。為求簡單明瞭，大老闆不要求我們準備簡報，只要用 Excel 加上簡述概要即可，但總是有人在會議上被問得啞口無言。
不清楚報表數字變化的原因，馬上被老闆問倒
A：「在 XX 業務上每個客戶的月度變化數字在這，大家可以看一下。」
大老闆皺眉：「這頁的重點是什麼？想表達的是什麼？」
A：「我想說的是，業務在這個月很穩定，每周同比增長率也是健康的增速。」
大老闆：「怎麼會健康？最大兩個客戶的業績在前兩個月出現斷層，這個月才漲回來，原因是什麼？」
A：「好像是客戶的某幾個產品用量下滑了。」
大老闆眉頭更皺：「好像？為什麼下滑？為什麼又回升？」
A 也不知道該說什麼。這幾個客戶是底下部屬負責跟進，他對客戶業務並不熟悉，也沒有事先了解清楚。大老闆強調，「你匯報的內容自己都不清楚，就乾脆別報了。下周務必了解清楚。」A 點頭稱是，表示下周會準備周全。
到了下周，重複的情況再次上演。
大老闆看著報表提問：「為什麼這個客戶下面的子帳戶服務用量，增長超過兩倍？大盤平均才漲 XX%。」
A 這次顯然做了一點準備：「因為他們用了我們 XX 解決方案，加上業務積極拓展，成果才反映在數據上。」
大老闆：「那這個的用量會持續到下個月嗎？是階段性使用還是長期使用？預測本季度收尾達到什麼水平？」
A 再次啞口無言，後續計畫也沒想清楚。大老闆直接說到：「身為領導者，你要做的是授權，但不是放手。你這樣一問三不知，這個匯報來幹嘛呢？」
沒有insight的 Excel 報表就無用！把握 3 點準備報告
這樣的情況不是特例。我時常看到有人準備報告時，沒有以聽眾的角度去思考問題，覺得有出報表，包含數字、項目、月份，大家應該都看得清、讀得懂，但這種沒有洞察（insight）的報表，對管理者來說是空洞且沒用的。
帶著 Excel 報表去匯報時，建議準備以下 3 點，讓你的老闆一讀就懂：
1. 對比同期、其他品類、大盤均值
沒有比較的數字，就看不出優劣。在準備報表時，一定要標上同期對比（周、月、年）及大盤平均。比如，「XX 產品這個月的業績是 XX」應改為說明「XX 產品這個月有 XX% 的增長，對比其他產品有超 XX% 的增長，遠高於大盤增量。」明確釋放出產品賣得很好的訊息。
2. 標註突出數字，了解原因和預估未來走勢
報表裡最高及最低的數一定要標出來，比如紅色表示最低，綠色表示高漲，並事先準備好原因，分析這個起降是否合理、原因、後續的可能變化。
3. 每張報表要有洞察
每張報表提出 1-3 點總結，這個總結就是你從這些數字裡看到的洞察。這個洞察不只是結果，更重要的是接下來（and then?） ，讓老闆知道如何維持好的表現，壞的又該如何補救。
數字是死的，洞察是活的，一張報表沒有你的輸入（input），就是一張沒意義的表格，如何在數字中找到你的發現，衍伸成你的行動計畫，這才是主管想看到的。
