好友知道我有使用及導入過大小系統的經驗，突然向我求救，因為他的公司正在導入新的會計系統，不只人仰馬翻，還怨聲載道，連系統公司都擔心導入失敗，發出了正式書面警訊。
由於該公司已經付了數百萬的費用，懇求我幫他拿個主意，到底是繼續還是喊停，我只好去列席他的系統導入例行會議。首先，聽出這系統本是個套裝軟體，能客製化的空間不大。再來，這家公司的結帳日，定在「每月最後一周的星期五」，即每個月的結帳日都不同。
我忍不住舉手發言，「請問這系統可以支應每個月不同的結帳日嗎？」系統公司的人交頭接耳後表示應該可以。我看他們面有難色，只好再問，「我按個鍵，系統可以自動跑出結帳日的財務報表嗎？」
打破砂鍋後才弄清楚，這系統已鎖死設定，只能跑出每月最後一日（每月 28 日、30 日、或 31 日）的財務報表，如果要跑出其他日子的報表，必須將系統裡的資料，匯到 Excel，然後自行調整。一個會計系統，沒辦法執行最關鍵的結帳工作，要它有何用，之後果真喊停收場。
系統不是買了就能用，得先克服導入時的阻力
回想菜鳥時，公司要求使用什麼系統，通常就是服從，公司要求導入什麼系統，不管順不順手，通常也是盲從，反正人定勝天，任何被系統卡住的事，都能用手工作業克服。
累積幾年資歷後，理解系統的重要性，因財會部門的宿命，就是每月結帳，正規來說，前端提供正確的資料，經會計部檢視後，製作會計交易傳票，然後入系統結帳，就算有些資料不齊全，花點兒人力也能補強。
之後，公司的高層要求導入 ERP 系統，當時指派專案負責人帶領 5 人小組扛起這項任務，但事與願違，導入期間，阻力大到專案負責人突然人間蒸發，成員有的逃回原部門，有的閃電離職，只剩一人堅守站崗。年少的我，不知哪裡來的勇氣，居然跟著這位「英雄」一起走下去，災難從此開始。
ERP 系統本就嚴謹，不容人為手動修改資料，前端同仁一旦沒照著 SOP 輸入資料，後端系統產出的財務報表，錯到離譜，應驗了垃圾進，垃圾出（garbage in, garbage out），財會部被罵到臭頭，最後花了超過 3 個月去整理被卡在緩衝區的大批錯誤資料，挖出一群罪魁禍首，雖然還給財會清白，但一半的財會同仁已經離我遠去了。
審慎評估廠商、系統功能，數位化才能取代手工
我極度贊成數位化、電子化、自動化取代手工作業，員工要多做用腦子的事，少做機器人做的事，而系統，是要增加效率及效益，絕不是徒增麻煩及擾民。
企業常用的系統，區分成部分功能型及整合型系統。部分功能型的如客戶 CRM 系統，零售 POS 系統、訂閱 SaaS 系統、進出貨倉儲、費用報銷、人資系統等等，這些系統處理的交易資料通常採單筆或打包方式，透過 API 自動串接至會計系統，絕大多數最終都會走到財會的收付款。整合型的如 ERP 系統，已設計其內部各個功能性模組，自動彼此串聯，最終也多會走到財會的收付款。
市面上有五花八門的系統，因此選擇廠商、選擇系統變得格外重要。 選擇廠商，在市場競爭下，千錘百鍊後勝出，這是必要的 ； 選擇系統的關鍵在於審慎評估功能，列出組織需要的關鍵功能，新系統缺一不可 。
最近和前財會同事閒聊，AI 議題吵得火熱，無紙化成了人們的使命，大夥兒總是蓋個企業需數位化、電子化的大帽子，主管只好採購新系統，安撫人心。我耳提面命，一定要仔細評估廠商和系統，否則搞到結不了帳或結錯帳，可成公司罪人。她不甘願，憑什麼別人只要出一張嘴，她卻要花時間按部就班測試、寫評估報告。我告訴她，「相較其他部門，最熟悉內部作業及內部控制的妳，才有能力審慎評估。」認真選個好系統，透過導入的過程，給同仁學習新系統的機會，提升團隊的效率，也算是功德一件。
