企業絕大多數的交易，都與錢進或錢出有關，財會部門肯定經手相關的憑證後作帳，無論紙本或電子檔案，原則上，依法，憑證保管至少5年，帳簿保管至少10年，未結會計事項則須永久保存。
某些繁複的交易，經手人員多，員工難免離職替換，導致現任員工留有的資料未必是最終版本，但財會部門掌控交易的錢進及錢出，多是交易的最末環節，所以財會部門保管的資料，推估多會是最終版本，因此，三不五時翻閱查找帳簿憑證，成了財會同仁的宿命。
我碰過好多其他部門的夥伴，問起事來，總是草率回應「不太記得了，所有憑證都上繳財會單位」，然後，財會部門自動被賦予還原真相的責任。
雖說無奈，但只能接受，畢竟在《商業會計法》、《稅捐稽徵機關管理營利事業會計帳簿憑證辦法》、《營利事業所得稅查核準則》裡，有諸多對會計憑證、會計帳簿、憑證帳簿保管年限等規範，外加《稅捐稽徵法》也明訂了對違規企業的罰則。
經手重大交易不只蓋章簽名，詳列溝通流程以免主管「失憶」
通常，會計部留存的帳簿憑證，只是為了佐證金流，一旦事後交易被考驗，未必留有交易合理性評估判斷的紀錄。有次，主管突然嚴厲指責財會部數年前支付的一筆開銷，我開始回查內部的email，找到當時我給財務同仁的指示「依某年某月某日的會議中，主管以及老闆指示付款」，碰巧這個主管有個特殊習慣，每次開會時，他總是埋頭抄筆記，在他辦公座位後面的書櫃上，排著好多翻爛的記事本，我立馬請主管回查他的筆記，「您肯定寫下了此開銷的原委，您與老闆現場指示我們財會部付款。」從此，無人再提及此筆開銷的對錯。
之後，我開始養成習慣，經手的重大或特別交易，我會依時序記錄重點流程，搭配各部門往來溝通的內容，包括：基本情境、處理歷程、評估判斷等，直到結案，此舉不僅可讓陸續參與的同仁一目了然，當老闆臨時追問時，我也能從容應答，碰上事後諸葛的質疑時，也有助於我勾勒出完整的記憶，除了電子檔外，我還會列印紙本歸檔，我的部屬理解我的習慣，經常到我櫃上的檔案夾裡查找陳年往事。
對於我參與度偏低的交易，通常只在簽呈上過水簽字，不過，當感覺交易特殊時，我通常會徵詢當事人的緣由說法及蒐集相關數據，加上我自己的評估及判斷，列印文字黏貼在簽呈空白處，並於騎縫處加蓋私章，以示重要且不容被撕毀，然後複印整份簽呈後歸檔，一方面留底以利後續查找，另一方面也是保護自己，以免出事被甩鍋。
當新官上任算舊帳，記錄是為自己的決定負責
這些年來，每當我做筆記的時候，總會憶起一位曾經短暫帶過我的大主管，當時新老闆揪出一筆舊交易，相關簽呈上只有我部屬簽字，因交易複雜，多次與部屬email往來或會議討論，所以此案我印象深刻。新老闆認定這交易大錯特錯時，大主管沒說一句話，而我極力解釋，最終仍然拗不過新老闆的執念。
下班後，大主管約我吃飯，「如果我是妳，我不會直接和老闆對著幹，既然老闆已有認定，我不會幫部屬去向老闆解釋。」我面有難色：「難道我要為了迎合老闆，去批鬥自己的部屬？但事實上，我支持這交易。」大主管說：「既然簽呈上沒有妳的簽字，妳就說妳不知道。再不然，妳就說妳好像聽過，但記不清楚了。」這分明就是犧牲部屬換我全身而退。他接著說「我在大集團裡打滾多年，一出事，位置愈高的人，愈是避之惟恐不及」，他教我的職場滑頭生存學，不問是非對錯，只求明哲保身。
那麼，我認真做筆記，對嗎？還是一旦局勢不妙，連忙燒毀筆記配搭選擇性失憶？感謝前述兩位主管的教育訓練，但我還是想繼續做筆記，保留交易的真相，到底能否保身，聽天由命吧﹗
