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績效好的員工不一定能當主管!好公司用的升遷標準是這個....

2015-10-01 撰文 陳清稱
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一名研發主管部門底下有兩位美術設計,一位是非常優秀的A先生,另一位是比A稍差的B先生,該名研發主管打算升A當主管,卻遭到A的拒絕,理由是:他喜歡美術設計工作,當主管要帶人他沒興趣,如果硬要他當主管,他就要離職。

研發主管聽完後,告訴A:「那我只好讓B晉升了。」結果A反駁說:「不行,他的技術不如我,如果升他當主管,我不服氣,可能會離職!」。

上述情節是組織中典型的人事問題,也是在以專業能力(或業績表現)高低做為晉升唯一標準的企業文化中,最常見的「彼得原理」(The Peter Principle)現象之一。

「企業文化與『彼得原理』息息相關。」《揭密!萬惡人資主管的良心建言》作者萬惡的人力資源主管強調,要想克服組織中的「彼得原理」現象,必須從了解、改變企業文化開始著手,才能協助員工與主管脫離不勝任的苦海。

建立退場機制,不勝任者有後路可退

對於管理職,東西方企業文化的認知截然不同。「許多美商公司認為,若員工升遷後發覺自己不適合,可再調回原有職位上,同樣的觀點卻很難見容於東方企業。」

比如說,西南航空(Southwest Airlines)空服員在晉升座艙長前,會有一段時間嘗試擔任座艙長,再決定是否要接下這份工作,結果很多空服員選擇回到原有職位,而嘗試過座艙長再回去當空服員的人,工作滿意度也比只當過空服員的人來得高,因為他們很清楚自己志不在管理職。

相形之外,在東方文化裡,當主管一段時間後,不管是主動、被動發覺不適任,都很難再回到原先職位上,因為大多數人會自覺被否定了、很丟臉,旁人也會認為這是失敗的表現,最後只好選擇以離職收場。

「拔擢能力最強的人成為主管,很快會面臨的問題是:主管的工作內容與現有工作完全不同,很容易造成不勝任。」面對無可避免的升遷陷阱,萬惡的人力資源主管強調,「升遷之前,不要考慮『誰是專業能力最好的員工』,只評估『誰可以做好主管的工作』。」當員工是因為具備擔任主管的能力而獲得升遷,與過去績效表現無關時,便可有效避免不勝任。

然而,矛盾的是,當組織不以績效為唯一考量,納入管理能力評估時,卻不免又落入「錦標賽理論」(Tournament Theory)的困境:公司升遷某位員工,是為了讓其他員工群起效法,如果獲得晉升的人不是表現最好的員工,其他員工就會失去努力的動機。

比績效更重要的升遷標準:誰可以做好主管的工作

「如果企業每一階層的晉升評估機制健全、公開又透明,就能有效降低沒被升遷的績優員工的不滿情緒。」萬惡的人力資源主管指出,當主管要有能力、也要有意願,更需要組織提供相關的培訓,才能稱得上是公平合理的晉升。

有些公司會透過設立「高潛力人才培訓計畫」,來找出誰是當主管的料。公司可藉此發掘有潛力的主管人才,也可據此做為升遷的標準。在此同時,一心只想從事專業工作的人,可能就會主動放棄參與主管培訓課程,到時候公司在挑選潛在主管時,就會將其視為缺乏升遷意願,當事人也不會產生不滿(例如前述A先生的激烈反應)。

不過,企業建立培訓制度的效用仍然有其限制,「你可以訓練一隻豬爬樹,可是雇用一隻猴子比較簡單。」萬惡的人力資源主管強調,與其要花費龐大心力,將一個不具備領導特質的人,訓練成一名好主管,不如直接找一位具有領導特質的人來當主管。

因此,組織或主管隨時都要有停損的準備:如果員工(或主管)在經過一連串的培訓後,仍無法改善,就要斷然處置,將不勝任的員工轉調或資遣。

「職場就像鐵人三項比賽,游泳很快的人,不代表腳踏車就能夠騎得很快,兩者所需技能完全不同。」在職涯發展的前、中、後階段,所需的技能也是截然不同,當主管以前,需要的是專業知識與能力;當上主管後,需要的是又是另一套管理知識與技巧。

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圖片來源/Shutterstock
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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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